合同管理：工程结算前避“难”招术

合同管理：工程结算前避“难”招术

    摘要：工程结算是施工企业在完成承发包合同所规定的全部内容，并交工验收之后，根据工程实施过程中所发生的实际情况及合同的有关规定而编制的，向业主提出自己应得的全部工程价款的工程造价文件。

    为了确保企业在工程竣工后能够得到应该得到的经济效益，必须认真细致地、规范地做好竣工结算资料。

    熟悉理解合同文件
    在工程开工前，先要认真阅读、熟悉合同文件及相关合同条款，尤其要注意弄清楚合同条款中对在工程施工期间的材料价格是否可以调整，具体调整材料的范围以及方式，工程变更通知（签认）的程序和工程变更计量的方法，合同规定的有关奖励费用，如提前赶工奖、赶工措施费、质量奖、风险管理基金的返还及兑现方式等。

    施工合同文件主要有：与业主签订的《合同协议书》《招标文件补遗书》、《合同谈判中的澄清文件》《会议纪要》《公路工程国内招标文件范本上册（合同通用条款、合同专用条款）》、《公路工程国内招标文件范本下册》以及《招标文件专用本》；熟悉理解上述合同文件，可以了解计量方式、变更程序以及支付工程款的条件，有助顺利开展计量、变更及索赔申请工作；合同清单工程量的计量，按现场实际完成情况进行计量支付；对工期的提前完工的奖励或者推迟完工的赔偿，合同条款会明确注明 “提前完工一天，奖励一万/天，推迟完工一天，赔偿一万/天”；这里会出现两种情况，
    一、按合同条款执行，即工程如提前完工，及时向业主提交竣工验收报告，确认完工日期，即可根据完工日期申请提前完工奖励；
    二、因业主原因造成暂时停工或者停工的情况，此时就相应会涉及工期补偿或延期的问题；项目部就应该结合实际情况，及时向业主申请此期间的停工补偿、工期的完工日期相应延期；将业主下发的相关暂时停工、开工及有关工程施工方案的更改等文件，必须保留完整，作为计量或者结算支付的依据；风险管理基金是业主为确保施工的安全、质量、进度、环保以及文明施工的需要，业主将扣除承包人中标合同价格中工程量清单100章至700章合计费用的n%作为施工风险管理基金；业主另外从不可预见费中提供等额的资金作为承包人的安全、质量、进度、环保以及文明施工风险管理基金（该等额基金作为业主的费用列入承包人报价中）；如项目部施工的安全、质量、进度、环保以及文明施工等都满足业主的考核要求；这里就出现了返还和兑现两种情况，第一种情况是返还情况，是属于合同清单100章至700章相应的返还、第二种情况是属于兑现，是业主直接奖励给项目部的；项目部应将业主每月下发的考核文件、风险管理基金的返还与发放办法等文件保留完整，是复核业主返还与兑现风险管理基金的依据。

    熟悉和理解合同条款，能够提高个人的工作能力，减少和避免计量失误，提高合同的履约率，同时能够提高工程资金利用率。

    对工程变更的处理
    施工设计变更。由于是设计院出具的变更图纸或通知，现场监理工程师一般会按常规变更进行管理，项目部按变更图纸进行施工，计量时只要按照合同中约定的条款计量即可。若需计量的细目在工程量清单中没有相同、相类似细目可比照计量的，在工程进程需计量时，项目部要按约定编制施工预算并呈报现场业主代表和监理，按业主批复的单价及细目进行计量。这里应该注意，所编制的施工预算文件必须严格按照业主有关变更后作价的要求进行报价，通常情况下是要根据原中标文件中的工、料、机、及相应费率进行报价，如材料或者机械原中标文件中无此类单价，则需套用当地造价部门的季度（或半年度）材料信息价；如季度信息价也无相应材料及机械的单价，此时就搜集市场上的实际单价作为报价依据。反之，不按业主要求编制预算文件，工程最终结算被审计单位审计时，这些预算单价有可能是通不过，需核减或者修改的。

    为方便日后竣工结算审核，我们需将此项变更设计的预算资料、变更设计的图纸、施工方案、总监和现场监理的有关批复或签认等支持性文件要准备充分并保留完整，因做竣工决算时，业主会委托有工程审计资质的审计单位对申报的工程项目进行审计，需要上述资料。

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    其他变更。施工设计以外的其他变更通常有：施工条件变化、工期变化（非项目部原因引起的）、施工方案变更、材料上涨等。对于施工条件变化、工期变化、施工方案变更引起的工程变更，首先要向业主和监理呈报工期延期报告、工程变更申请单，经批复同意变更后，再向其呈报变更后的施工方案和工程量签认单，在批复的工程量签认单上要有业主、监理的签署意见并加盖公章，项目部据此进行施工，同时应及时申报变更手续，增加合同清单数量，以便申报计量，及时收取变更工程款。

    对于材料上涨原因需进行调价的，一般在合同中已有约定，通常有明确调价材料的范围（如工程实体所用的钢材、水泥等）；材料价格的取值范围（如投标时的材料报价作为基价、当地当季度的信息价作为供货时每季度信息价等）。如2004年上半年由于主材上涨价格悬殊，广东省交通厅下发相应的调价文件《关于印发我省交通建设项目钢材水泥材料价差调整指导性意见的通知》（粤交基[2004]49号），如合同未明确材料调整价格条款，故广东省内项目部可以依据文件精神，向业主提出支付材料价差的补偿申请。在此，材料用量的计算，应严格按照文件约定计算，当月分析设计图纸所消耗的材料用量表，及时申报监理及业主签认，以便当季度及时申报价差补偿金额；不同的业主有不同的调价方式，项目部可结合实际购买材料价格与合同材料价格的对比，及时反馈有无调价的材料，以利降低成本。

    针对上述其它变更，要将各类工程变更的工程变更申请单、变更后的施工方案和工程量签认单及批复、有关调价的参照文件、会议纪要、以及申报业主计量的价差文件等等，都是作为变更调价（或索赔）的支持性文件，是最终结算的依据；如果某项变更细目缺少任何一张证明其真实性的支持性文件，那么，这个细目在审计时被取消是肯定的。

    对工程变更处理及时准确，直接对整个工程的质量、工期、进度和整个工程造价带来增减，同时可以更加有利于工程最后竣工结算的顺利进行，实现企业利润最大化。

    工程数量必须准确在做计量和变更申报工作中，不论是施工图纸数量，还是合同外变更数量，都要计算准确。工程开工前首先要对施工图纸进行一次全面性的复核，及时向业主提出施工图工程量与合同工程量差异，及时调整合同清单数量，方便日后计量工作顺利进行。

    工程量计算尤其要注意的是多算、重算、点错小数点以及错套定额等常见的问题；因此必须熟练掌握工程量计算规则，仔细查看施工图纸、设计变更记录、隐蔽工程记录等资料，对申报工程量逐一进行计算核实。

    定额换算是否合理准确，补充定额编制依据是否充分。当工程量不能直接套预算定额需换算成预算单位量时，要列出换算计算式，使人能够一目了然，方便业主审核，同时增强了我们大型施工企业在对方心目中的诚信度，这对我们施工企业的经营发展是有益而无害的。

    总之，为方便工程的竣工结算工作，在工程开工初期，对计量及变更资料的收集和签认应该相当重视；以利工程的竣工结算工作，可避免日后再补充相支持性资料的现象，避免最终或因时过景迁，或因人走茶凉造成补充支持性文件的可能性极小，使我们已实施的工程项目在最终结算中以支持性文件不足被删除，给企业造成不必要的损失。