人力资源管理基础知识讲义：计算机办公软件

　　★ Office2000包括：文字处理(Word )、电子表格处理(Excel)、演示文稿制作(PowerPoint)、数据库应用(Access)、住处的组织和管理(Outlook)、网面的制作FrontPage)和图形图像处理(PhotoDraw)。$lesson$

　　★ Office2000中文版针新增功能有：中文断词、添加汉语拼音、中文校对、简繁体转换等。

　　★ 2000窗口包括：标题栏、常用工具栏、格式工具栏、状态栏、标尺栏、文档编辑区、滚动条和视图按钮等部分组成。

　　★ 创建新文档的方法：依次选择“六件/新建”，“新建”对话框中选中“空白文档”后单击“确定”按钮。

　　★ 打开已存盘的文档：可以通过“文件”菜单中的“打开”命令(或“常用工具栏”上的“打开”按钮)来打开。

　　★ 文字插入：在WORD中，只需的将插入点移动的文档中的指定位置，新键入的文字便可插入点之后。移动插入点既可采用将鼠标指针移到指定位置单击的方法，也可使用键盘上的下下左右箭头键来移动插入点。

　　★ 文本的选定：在WORD2000中几乎所有的操作都应事先选定相应的工作对象，被的内容以反色的方式显示(变为“黑快”)。

　　★ 文本的删除：要删除光标后的一个字符，可直接按一下“Delete”键;要删除光标前一个字符可按一下“Backspace”键;要删除选定的全部内容，可在选定后，再按“Delete”或“Backspace”键。

　　★ 文本的复制和移动：对象的复制和移动是文档编辑中经常性的工作，在WORD在实现复制和移动都有十分方便快捷。复制和移动的方法基本相同，主要有“直接拖放”和“使用剪贴板”两种方法。

　　★ 移动：先选定要移动的内容，把鼠标指向选定的内容，按下鼠标左键拖动到指定的位置再放开鼠标即可，这种方法称为直接拖放法。另一种方法是，先选定要移动的内容，单击常用工具栏上的“剪切”按钮，然后把插入点移动到目标位置，再单击“粘贴”按钮来完成移动操作。

　　★ 复制：先选定要复制的内容，把鼠标指向选定的内容，按住Ctrl键，按下鼠标左键拖动到指定的位置放开鼠标即可;也可以先选定要复制的内容，单击常用工具栏上的“复制”按扭，然后把插入点移动到目标位置，单击“粘贴”按钮来完成复制操作。

　　★ 恢复或重复操作：使用“恢复”命令可以恢复上一次的操作，如字符输入、删除、格式设置等。如果在“恢复”了一个操作后，又决定不取消上次的操作，可以使用“重复”命令。要恢复对文字或对象所做的修改，可以选择“编辑”菜单中的“恢复”命令，或者直接单击工具栏上的“恢复”按钮。要重复对文字或对象所做的修改，可以选择“编辑”菜单中的“重复”命令，也可直接单击工具栏上的“重复”按钮。

　　★ 查找与替换操作：查找字符：在文档中可以从当前插入点开始查找指定的文字和字符。查找时先选择“编辑”菜单中的“查找”命令，弹出“查找”对话框，在其中的“查找字串”框中键入要查找的文本，选择一种查找方式，单击“查找下一个”按钮，查找到的文本将以反白方式显示。要继续查找下一个，可再单击“查找下一个”按钮。查找操作是从插入点的位置开始，如果查找到文件头或文件尾，则弹出一个提示框显示查找结束。如果查找不到所需要找的文本对象，也会弹出类似的提示框。查找且替换字符：在文档中可以从当前插入点开始，用一串新字符替换原有的字符。查找且替换时先选择“编辑”菜单中的“替换”命令，系统将弹出“替换”对话框，在“查找字串”框中键入要替换的字符串，在“替换字串”框中键入替换成的字符串。选择“查找方式”与前面的“查找字符”的查找方式相同。替换操作完毕后，单击“关闭”按钮结束替换操作。

　　★ 利用标尺进行段落格式化：在WORD的窗口中，有一个标尺栏。在这个“标尺”上面有四个缩进标记。即首行缩进(拖动该标记，控制段落中第一行第一个字的起始位置)、悬挂缩进(拖动该标记，控制段落中首行以外的其他行的起始位置)、左缩进(拖动该标记，控制段落左边界缩进的位置)、右缩进(拖动该标记，控制段落右边界缩进的位置)，只需利用鼠标直接拖放标尺的按钮即可完成的操作。

　　★ 制表符有4种对齐方式：左对齐、居中、右对齐、小数点对齐。

　　★ 页面设置对话框包括：“页边距”“纸型”“纸张来源”“版式”和“文档网格”五张选项卡组成。

　　★ 分页：当文字或图形充满一页时，WORD会自动分页。手工强制分页的方法很简单，只需将插入点移到要分页的位置，单击“插入”菜单，选择其中的“分隔符”命令。从“分隔符”对话框中选择“分隔符类型”中的“分页符”单选框，单击“确定”按扭，便可在当前插入点强制分页，并将插入点移到新的一页。

　　★ 插入表格：打开“表格”菜单，选择“插入”选项中的“表格”命令，打开“插入表格”对话框，设置要插入表格的列、行，单击“确定”按钮，所需表格就插入到文档中了。插入表格不可使用“表格和边框”工具栏中的“插入表格”按钮，单击这个“插入表格”按钮拖动光标就可以插入表格。

　　★ 绘制表格：单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮，鼠标的形状好像是一支笔，在这个单元格的左上角按下左键，拖动鼠标到单元格的右下角，松开左键，就在单元格中加上了条斜线。还可用这支笔在表格中添加横线和竖线来拆分单元格。

　　★ 插入行、列、单元格：把光标定位在一个单元格里，在“表格”菜单里“插入”选项中选“行”“列”或者“单元格”选项，就会相应的插入行、列、单元格;或者选取一个单元格，单击表格工具栏上“插入表格”按钮右边的箭头，在下拉菜单中选取“插入单元格”，也可以选手选择插入一行或一列单元格。

　　★ 调整整个表格大小：把鼠标放在表格右下角的一个小正方形上，鼠标就变成了一个拖动的标记，按下左键拖动鼠标，就可以改变整个表格的大小了，拖动的同时，表格中的单元格的大小也随之调整。

　　★ 调整行列宽度：将光标移动到表格边框线上，待光标开头变成双箭头后，按下左键拖动到所需尺寸;或将光标移到表格边框线所对应的标尺位置上，待光标开头变成双箭头后，按下左键拖动到所需尺寸。按住Alt键，还可以平滑地拖动鼠标。

　　★ 调整单元格宽度：选中需要改变大小的单元格，用鼠标拖动它的右边框线，改变的只是该单元格的宽度。

　　★ 表格的复制和删除：表格可以全部或者部分的复制，与文字的复制一样，先选中要复制的单元格，单击“复制”按钮，把光标定位到要复制表格的地方，单击“粘贴”按钮，刚才复制的单元格形成了一个独立的表格。删除表格只需选中要删除的表格或者单元格，按一下键，弹出一个“删除单元格”对话框，其中的几个选项同插入单元格时是对应的，单击“确定”按钮。

　　★ 排序和数字计算：选中需要排序的一列，单击“表格和边框”工具栏上的“降序”或“升序”按钮即可。数字的求和：把光标定位到需要求和的“列”的下面的单元格中，单击“自动求和”按钮。若要求某“行”的和，先把光标定位到需要求和的“行”的右面的单元格中，单击“自动求和”按钮，然后选中这个数字，把它复制到下面的单元格，再选中这一列，按一下F9键，其余行的和就自动计算出来了。

　　★ Excel2000窗口包括：标题栏、常用工具栏、格式工具栏、状态栏、标尺栏、工作表编辑区、滚动条和视图按钮等部分组成。

　　★ 关闭工作簿常用的方法有三种：使用“文件”菜单关闭工作簿，使用“关闭”按钮关闭工作簿，使用标题栏最左侧的控制窗口按钮关闭工作簿。

　　★ 保存工作簿的方法主要有以下几种：使用“文件”菜单关闭工作簿，使用“关闭”按钮关闭工作簿，使用标题栏最左侧的控制窗口按钮关闭工作簿。

　　★ 建立工作表：要建立一张工作表，首先应单击“工作表标签”来选定工作表，然后单击“插入”菜单，选择“工作表”命令。便会看到建立了一张新的工作表，同时新建的工作表变成当前活动工作表。在新建工作表时，可通进改变每个工作簿中的工作表数量来控制工作簿中工作表的数量。

　　★ 重命名工作表：选定工作表，在工作表的标签上右击鼠标，在弹出的菜单中单击“重命名”。此时，工作表的标签开始反色显示，输入自己要改的表名即可实现改工作表名的操作。

　　★ 删除工作表：选定工作表标签，单击“编辑”菜单，选择“删除工作表”的命令。在弹出的对话框中单击确定按钮即可删除工作表。同时，后面的工作表马上变为活动工作表。

　　★ 移动和复制工作表：在工作表标签上单击选定，然后沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置，松开鼠标键就可以将工作表移动到新位置。要把工作表移动到另外一本工作簿中，可单击标签选定工作表，单击“编辑”菜单，选择“移动或复制工作表”命令。在弹出的移动或复制工作表对话框中先中目标工作薄，并选择移动或复制的位置，单击“确定”按钮即可。复制工作表时，在一本工作簿内复制工作表的方法比较简单，只需在工作表标签上单击选中的工作表标签，然后按下CTRL键，并把标签拖动到选定的工作表的位置，公开鼠标键即可将复制的工作表到新的位置。要把工作表的内容复制到另外一本工作簿中，可单击选定的工作表标签，再单击“编辑”菜单，选择“移动或复制命令”，从弹出的对话框中选定“建立副本”复选框，在工作簿列表中选择“新工作簿”最后单击“确定”按钮即可完成复制工作。

　　★ EXCEL2000数据形式：数字、汉字或英文字母、时间、日期、公式和货币。

　　★ EXCEL2000把数据分为三种类型：标签、数值和公式。标签是指表格中的文字，包括中文、英语等的单词和句子。数值是指由阿拉伯数字和小数点组成的真正的数字。公式以指以“=”号开头，由单元格名、运算符号和数组成的字符串。

　　★ 工作表的选定：单元格是电子表格中最基本的单位，也是数据录入的起点。如果要录入数据，首先要选定单元格，选定单元格的基本方法有：鼠标选取单元格、用“编辑”菜单选定单元格、选定整行、选定整列、选定整张工作表、选定相邻区域、选定不连续的区域。

　　★ 数据的追加：在对工作表的编辑过程中，难免会有遗漏或需要补充的情况，如果直接在原有的位置上添加数据，很可能会因此占据其他数据的位置而不得不重新修改整个工作表。可采用插入单元格和插入行或列的方式。

　　★ 在EXCEL2000中移动的方法有两种，一是用鼠标拖动，一是利用剪贴板进行剪贴和复制。

　　★ 删除单元格的数据：选定要删除的单元格或区域，使之反色显示，单击“编辑”菜单，选择“清除”子菜单中的内容命令即可。用键盘删除单元格的数据时，只需选定要删除的单元格或区域，按键盘上的“Delete”键。

　　★ 恢复数据：当出现误删除数据时，可以单击“编辑”菜单，选择“恢复”命令可实现恢复。或单击常用工具栏上的恢复按钮即可。

　　★ 删除行或列：选定要删除的单元格，单击“编辑”菜单，选择“删除”命令，在弹出的“删除”对话框中有四个选项：“右侧单元格左移”“下方单元格上移”整行“整列”，选定一种方式后单击“确定”即可。

　　★ 行高和列宽的调整：包括自动调整和手动调整。自动调整选定需要调节的单元格，单击“格式”菜单，选择行这项中的“最适合的行高”命令。或者单击“格式”菜单，选择“列”选项，单击“最适合的列宽”命令。手动调整将鼠标移到该行的行号或列的列号上的交界地方，让其变为“十”字形，即可拖动鼠标来改变行或列的大小。

　　★ 求和的方法是：按住鼠标左键拖动，把行或列数据选为范围。此时，除第一个单元外，范围内的其他单元格都变为深色，然后单击常用工具栏上的按钮，会看到结果单元格中出现“SUM”并且闪烁光标在括号中，表示等待输入求和范围。这时可以从键盘输入范围的标记，也可以直接用鼠标操作，按住鼠标左键拖动，看到拖动过程中有一闪烁的虚线方框即是选中的范围，同时结果单元格中的范围标记也随之改变，选定范围后，松开鼠标按回车或单击编辑栏的输入按钮回，结果即可显示出来。如果要求多行名列的数据之和，可以先选定一个空的单元格，然后单击回车，再用鼠标拖出一个数据框，按回车即可在目标位置显示计算结果。

　　★ 设置数字的格式：在EXCEL2000中的数字格式主要有常规格式、货币格式、日用格式、百分数格式、文本格式及会计专用格式等单元格格式。选定要进行单元格格式设置的区域后，单击“格式”菜单，选择“单元格”命令。在弹出的单元格格式对话框中，单击要设置的数字格式选项;如果需要，可以在小数位数框中选择小数点位数，也可以在货币符号框中选择一种货币符号;在负数框中选择一种货币的负数的显示方式。

　　★ 数据排序的方法：选定要排序的数据库中的单元格，单击菜单栏上的“数据”菜单，选择“排序”命令。在弹出的“排序”对话框中单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，在“方向”选项框单击按列排序选项后，单击“确定”按钮。返回排序对话框后，在“主要关键”“字次要关键字”“第三关键字”框中选择相应的选项，排序方式选项全部设为“递增”，“当前数据清单”选项框中单击“有标题行”。单击“确定”按钮，就可以看到排序的结果。

　　★ 分类汇总的具体步骤为：把数据按要求进行分类汇总的列进行排序，选定任一单元格，单击常用工具栏上的“降序”按钮。选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令。分别选下分类字段、汇总方式和汇总项。单击“确定”按钮，即可获分类汇总结果。如果分类结果错误或不再需要这个结果，可以将它删除。其具体的步骤为：单击“数据”菜单中的“分类汇总”命令，在弹出的对话框中单击“全部删除”按钮。

　　★ 创建图表的方法为：选择“插入”菜单中的“图表”命令。在弹出的图表向导对话框中，选择图表的类型。弹出“图表源数据”对话框，单击“数据区域”框右侧的按钮。选择创建图表的单元格区域，然后单击“展开对话框”按钮，返回“图表源数据”对话框，单击“下一步”按钮。单击“图表选项”框，单击“标题”选项卡。分别在“图表标题”“分类(X)轴”和“数值(Z)轴”框中输入标题名称。弹出“网格线”选项卡，将“分类(X)轴”和“数值(Z)轴”中的“主要网线”选项中，这样有利于方便地查看和阅读图表。单击“图例”选项卡，可以改变图例的位置，在“位置”选项框中单击右部选项，然后单击“下一步”按钮。弹出“图表位置”对话框，单击“作为新工作表插入”选项，在后面的文本框中输入文本内容后，单击“完成”按钮。

　　★ 数据的添加：选择“图表”菜单中的“添加数据”命令。单击创建了图表的工作表标签，然后单击“添加数据”对话框中“选定区域”右侧的按钮。选定要添加到图表中的单元格区域，然后单击“展开对话框”按钮。返回到“添加数据”对话框，“选定区域”框中显示出选定的区域，然后单击“确定”按钮。选定数据此时就被添加到图表中了

　　★ 删除数据：单击要清除的数据系列柱形条，然后选择“编辑”菜单，选择“清除”子菜单中的“系列”命令。单击此命令后，清除的系列将不再在图中显示。

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