会计证考试《初级电算化》考点：系统初始化
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【学习目的与要求】
通过本节的学习，要求掌握在会计软件初始化过程中设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别以及输入期初余额的方法。类似于手工核算中的建账工作。
一、概述
1.系统初始化是指将通用会计软件转变成专用会计软件，并将手工会计业务数据移至到计算机中的一系列准备工作，这是使用财务软件的基础。总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。
2.系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。
3.总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。
4.系统初始化操作流程：设置基础档案→设置会计科目→设置凭证类别→录入期初余额
5.启动并注册用友Tong2005。
二、设置基础档案
设置基础档案包括设置部门档案、设置职员档案、设置客户档案、设置供应商档案、设置外币及汇率、设置结算方式等。这些档案信息将在设置会计科目、填制凭证等操作中将有选择地被引用。
(一)设置部门档案
在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理, 从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。
掌握操作步骤：“增加→输入信息→保存→退出”。
(二)设置职员档案
职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。掌握操作步骤。
(三)设置客户档案
建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。
如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。掌握操作步骤。注意必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。
(四)设置供应商档案
如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功能中设定，平时如有变动要及时在此进行调整。
(五)设置外币及汇率
汇率管理是为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时使用固定汇率还是浮动汇率是由帐簿初始化设置决定的。
(六)设置结算方式
为便于管理和提高银行对账的效率，软件提供了设置银行结算方式的功能，用来建立在经营活动中所涉及到的结算方式。
结算方式设置主要包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据而设置的功能，类似与手工系统中的支票登记簿的管理方式。
三、设置会计科目
(一)建立会计科目
1. 会计科目编码。科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。设计会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上一级科目编码后，组成本级科目全编码。即：
本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码
如银行存款1002，银行存款中工行存款为100201
2.会计科目名称。会计科目名称是指会计科目的汉字名称，是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。在定义科目名称时，必须按照会计制度规定的科目名称输入，做到规范化和标准化，且避免重名。
3.科目类型。按照会计科目性质对会计科目进行划分。按会计制度规定，科目类型分为五大类，即资产、负债、所有者权益、成本、损益。指定会计科目的类型，这是计算机自动进行分类汇总的依据。
4.账页格式。即根据会计核算的需要对会计账簿进行格式定义，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。
5.辅助账设置。辅助账是指科目的辅助核算内容，主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等，另外还有外币核算、数量核算、银行账和日记账辅助核算。如：“原材料”“应收账款”“应付账款”账户。
(二)修改和删除会计科目
1. 如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过“修改”功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可通过“删除”功能完成。要修改和删除某会计科目，应先选中该会计科目。
2.修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。
3.修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下一级科目的期初余额(改为0)，然后再删除或修改本级科目。
4.科目一经使用，即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，此时，只能增加同级科目，而不能在该科目增设下级科目。
(三)指定会计科目
指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。
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四、设置凭证类别
(一)通常，系统提供五种常用分类方式供用户选择：
1. 记账凭证
2. 收款凭证、付款凭证、转账凭证
3. 现金凭证、银行凭证、转账凭证
4. 现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证
5. 自定义凭证类别
提示：凭证分类不影响记账的结果，一般而言，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种类别。
(二)某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限制类型：
1. 借方必有
2. 贷方必有
3. 凭证必有
4. 凭证必无
5. 无限制
(三)限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分隔，数量不限，也可以参照输入，但不能重复录入。可以不设置限制科目。
(四)在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置;已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字;如果限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。
五、输入期初余额
在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。例如，某企业2000年4月开始启用总账系统，那么，应将该企业2000年3月末各科目的期末余额及1-3月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额;若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。
期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。
期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。
(一)总账期初余额录入
对于没有设置辅助核算的科目可以直接录入期初余额。
(二)辅助科目期初余额录入
在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。与此相对应，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来地，也就是说不能直接输入总账期初数。
(三)试算平衡
期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证;如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。
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