2013年秘书三级资格考试实务题案例分析-5

　　人物：秘书钟苗、同事周伟、张总(声音)、李经理(声音)

　　物品：印章、带存根的介绍信、用印申请单、电话

　　场景：秘书办公室

　　情景一

　　秘书钟苗着职业装坐在办公桌前整理文件。镜头扫过办公室，环境整洁，但地面有裸露的电源线。门口有灭火器。

　　电话铃响下，钟苗及时拿起听筒：“你好!伟南公司。”听筒中传来同事周伟的声音：“钟苗，我一会儿要去天地公司联系业务，你给我开张介绍信。”“好的。”钟苗答道，“别忘了填张用印申请单。”周伟：“好的。”

　　电话铃又响了，钟苗及时拿起听筒：“你好!伟南公司。”听筒中传来张总的声音：“钟苗，今天下行我临时有个会议，原定召开的各部门经理会议挪到明天下午吧，时间地点不变，你安排一下。”钟苗：“好的。我马上安排。”

　　放下电话，钟苗从文件夹中抽出“上司工作日志”，在上面做了修订;又抽出“个人工作日志”做了修改。

　　钟苗拿起电话，拨号。钟苗：“后勤吗?我是钟苗，今天下午的会取消了，就不用会议室了。会议改在明天下午举行，我预订一下会议室。时间还下午两点钟。”

　　“好的，谢谢啊!”钟苗放下话筒。

　　“得赶紧通知各位经理。”钟苗自语道。她继续拨电话：“销售部吗?请问赵经理在吗?赵经理，我是钟苗，今天下午的会议取消了，改在明天下午进行……”

　　(画面淡出)

　　情景二

　　钟苗继续整理文件。周伟推门进来，把用印申请单递细钟苗。

　　周伟：“这是用印申请单。”(特写)

　　伟南公司用印申请单

　　钟苗接过来看了看，说：“哟，你们部李经理没有签字，我不能给你盖章。”周伟有些着急，“我已经跟李经理说过了，他同意了。”“别急，我问一下。”钟苗说着拨通了李经理的电话。

　　钟苗：“李经理，周伟去天地公司联系业务需要开介绍信，您没有在用印申请表上签字，您看怎么办?”李经理：“噢，这事我知道。我正在开会，你先给他开介绍信，一会儿我补一下签字。”钟苗：“好的。”

　　钟苗随手从桌子上的文件夹中取出介绍信，填好相关内容，然后从抽屉里拿出印章。(特定：章的位置正确，骑年盖月，但章盖倒了。)

　　钟苗将介绍信撕下递给周伟：“给。”“谢谢!”周伟接过来看了看，“钟苗，能不能给我开几张空白介绍信，每次都要找经理签字，太麻烦了!”

　　钟苗一边在文件夹中找“用印登记本”，一边回答：“这恐怕不行，你用的时候再来开就是了。”“那好吧。”周伟无奈地说，“我走了啊!再见!”钟苗：“再见。”

　　钟苗翻开“用印登记本”，根据“用印申请表”在上面进行登记。

　　1、秘书着装正确。对

　　2、电源线裸露，存在安全隐患。错

　　3、放置灭火器，有安全意识。对

　　4、接听电话及时。对

　　5、电话应答语正确。对

　　6、知道用印需要填定申请单。对

　　7、能够对工作日志及时进行修改。对

　　8、能够管理上司工作日志。对

　　9、能够及时预订会议室。对

　　10、能够及时将会议变动信息通知相关人员。对

　　11、用印申请表上必须要有负责人签字。错

　　12、碰到不明确的情况，能够主动向上司请示核准。对

　　13、介绍信应放在加锁的抽屉里，随用随开。错

　　14、印章必须要加锁保管。错

　　15、文末落款位置正确，骑年盖月。对

　　16、文末章盖倒了。错

　　17、没有盖骑缝章。错

　　18、不能开空白介绍信。对

　　19、用印后能够进行用印登记。对

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