2013年秘书三级资格考试实务题案例分析-10

　　背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。

　　便条

　　钟苗：

　　为规范公司对于文件的收集和整理的行为，公司拟召开一次座谈会。请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。

　　谢谢。

　　行政经理 苏明

　　2007年3月15日

　　参考答案：

　　备忘录

　　发自：秘书钟苗

　　发给：行政经理苏明

　　日期：2007年3月15日

　　主题：会议文件收集整理的要求和内容，会议文件立卷归档的意义

　　内容：

　　1、收集会议文件资料的要求

　　(1)确定会议文件资料的收集范围

　　(2)收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。

　　(3)选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。

　　(4)与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续;及时采取措施补救毁损的文件资料。

　　(5)收集整理过程中要注意保密。

　　2、需收集的文件资料

　　(1)会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。

　　(2)会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。

　　(3)会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。

　　3、会议文件的立卷归档

　　会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有以下四点：

　　第一，保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。

　　第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。

　　第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。

　　第四，保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。