秘书资格四级笔记：会议管理会前筹备(3)

　　七、准备会议资料、会议用品$lesson$

　　(一)会议资料的类型和准备

　　1、会议资料的类型

　　(1)来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。转自环 球 网 校edu24ol.com

　　(2)会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。

　　(3)沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。

　　2、会议资料的准备

　　(1)来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。

　　(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

　　(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。

　　(二)会议用品的类型和准备

　　1、会议用品的类型

　　(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。

　　1)会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。

　　2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。

　　(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。

　　2、准备会议用品

　　(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。

　　(2)检查好灯光、扩音设备。

　　(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。

　　(4)如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。

　　(5)在每人座位前摆放纸笔。

　　(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。转自环 球 网 校edu24ol.com

　　(7)如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

　　(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。

　　(9)如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

　　八、安排会议礼仪服务

　　(一)会议礼仪的种类

　　1、会议的通用礼仪

　　(1)会议文书礼仪。

　　(2)迎送礼仪。

　　(3)参会礼仪。

　　(4)服务礼仪。

　　2、主持人的礼仪

　　3、会议发言者礼仪

　　4、会议参加者礼仪

　　(二)安排会议礼仪服务的工作程序

　　1、选择会议礼仪服务人员

　　(1)从组织内部员工中选择。

　　(2)聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。

　　2、分解工作程序

　　3、培训会议礼仪服务人员

　　(1)对会议工作的宗旨和合作精神的培训。

　　(2)对会议礼仪知识和工作技能的培训。

　　(3)对会议的设备和用品的使用常识培训。

　　4、准备服装用具

　　(1)礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。

　　(2)迎接一般的与会者不需要献花。

　　5、礼仪执行

　　(1)接待礼仪及程序。

　　(2)引领。

　　(3)乘车的座次安排。

　　九、检查会议常用视听设备是否正常

　　(一)会议常用视听设备的选用

　　音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。

　　常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。

　　对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。

　　(二)检查会议常用视听设备的工作程序

　　1、确定工作人员的职责。

　　2、预演和检查会场视听设备。

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