浅议财务系统的退出成本

　　若干年前，有些财会杂志上常有一个经典栏目：会计书法，教的是怎样写一手漂亮的钢笔字，在账簿上，在凭证上。那时，所有的会计业务，凭证，账簿，报表，报告，几乎全部是手工制作的，只有很重要或很讲究的东西才请打字员打印一下。

　　手工账时代，纸做的账簿是无比宝贵的，厚厚的几大本，装帧精致，散发着古典式的纸墨气味。可是查询也较难，凡要什么数据，无不是开卷有益，翻来找去，凡是没列明细、没做备查账簿的，一律需要细细查找才行。

　　提起会计电算化，真的像是一次大变革。两周才能计算好的全厂薪金，三天就算出来了，几个会计抱着核对圆角分的明细账，只需要按下按钮检查平衡关系了，至于账簿，也不需要天天小心保管，防火防潮，而是在年末打印一下就可以了。

　　电子账盛行之后，几乎无人怀念手工账。可慢慢地，在快捷便利的同时，会计们忽然发现，一旦停电他们就无法工作了，无论是月末还是年末，而原本听话的计算机，也开始时不时变慢，偶尔死机，他们经常需要同硬件和IT维护人员打交道了，而老师们的支持往往不是免费的，这样一来，会计办公的成本真的上升了，再也不是花钱买点纸笔就可以对付的了。

　　生活和公司管理都很相似，在某一方面只要开始花钱，就会花得越来越多，并且看起来没有什么终结的希望。购置计算机要花钱，买账务软件要花钱，维护这些硬件和软件要花钱，更甚的是，财务软件总是持续不断地升级、换代、更新、扩容甚至换系统，这更花钱。不消几年，财务系统的日常支出就在公司预算中占不可忽视的地位了，别的经费也许能省则省，这项支出可真是一点也省不下。

　　不仅升级后的新系统需要庞大的费用支持，被换下的旧系统竟然也不能停止花钱，这令人万般无奈回忆起手工账的年度了，那可真是什么钱也不用花啊。

　　很多年前，最早的财务系统是DOS版的，在小小的计算机屏幕上，黑地白字，不能拷贝粘贴，不能同时开俩窗口，再后来换WINDOWS版本的了，彩色的，格式漂亮，但不能交叉查询，再后来，支持交叉查询了，甚至能自动出报表了，然后呢，ERP系统来了，各种功能模块满天飞。每次更换系统，都是不可推卸的理由在促进：管理层的需求，上级公司的指令，等等。可是，旧年的账务仍存在旧系统里，至多把期初数搬到新系统里，要想查以往的账务，还得打开旧的系统，耐心查询。既然旧账不能销毁，账务又只能在系统里存着，那么，旧系统的软硬件，也就只能花钱请人继续维护了。稍可安慰人心的是，旧系统用的少，出问题的频次似乎也可以稍微降下来了。

　　每一套系统都不能永远用下去，总有仅被当作档案存起来的一天，如今每套系统上线时，大家计算的多是其上线成本，少有计算其退出后的成本。似乎越高级的软件，此类成本越高。可是社会是发展的，万一某种系统不流行了怎么办，万一某软件公司关门了怎么办，万一公司财力不足，难以请人照顾旧系统了怎么办？

　　忽然觉得会计电算化初期财政部的决策很英明，那就是--打印所有账簿。真的，只要有实实在在的纸的东西存下来，以上几个万一，都不必特别畏惧。但是近几年，颇有很多公司，只保存系统账务，懒于打印的，那么这几个万一，就还是有贾祸的几率。

　　既然提出了问题，就不能不为其设想，或者说幻想一下解决途径。

　　或许有朝一日，能有点强大的数据库工具，把五花八门的陈年旧账，事无巨细全搬进新系统里面来，然后彻底抛弃旧系统；为达到这一目的，需要业内用户齐心协力努力才行，否则信息台的供应商，是压根不会做这种薄利多劳的事情的。不过一旦真的这样，抛弃旧系统时，就可以估量出退出成本并且一次性支付，不再需要每年为陈年旧系统支付无止境的维护费用了。