秘书资格考试五级考点：办公室事务管理(2)

　　6.接打电话$lesson$

　　(1)处理电话留言的一般原则：简洁、完整、准确、及时送达。

　　(2)接电话的方法

　　1)“响铃不过三”。转自环 球 网 校edu24ol.com

　　2)有问候语。

　　3)如果来电要找的人不能接听电话，要恰当回答。

　　4)注意接电话的语调。

　　5)做好电话记录。

　　(3)拨打电话的方法

　　1)首先报出本人的姓名和单位名称。

　　2)如果想留言请对方回电，要留下自己的电话号码。

　　3)要问对方此时打去电话是否方便。

　　4)注意自己的语言。

　　5)适时结束通话并用规范的结束语。

　　7.办公用品的发放程序

　　(1)指定专人发放。

　　(2)按单位的有关制度和规定时间发放。

　　(3)紧急物品发放必须有相应的程序处理。

　　(4)填写物品申领表，由授权人签字批准。

　　(5)清点核实发放的办公用品。

　　(6)提醒领取部门或个人节约使用办公用品。转自环 球 网 校edu24ol.com

　　8.节约使用办公用品的措施

　　(1)复印机：填写申请表;发复印卡以限制部门使用;彩色复印要统一管理。

　　(2)传真机：指定专人使用;做好登记并保留发送记录。

　　(3)计算机、打印机、因特网：限制使用，彩色打印要集中管理;严格管理因特网的使 用。

　　(4)电话、移动电话：控制打私人电话和国内国际长途电话;按规定使用移动电话。

　　9.用ABCD法则排出工作的优先等级

　　A类：重要并紧急的，必须立即做、优先做。

　　B类：重要而不紧急的，应接着处理。

　　C类：紧急而不重要的，有时间才做。

　　D类：不重要又不紧急的，可以不做。

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