2011秘书资格五级考试复习指南(六)

　　鉴定要点与重点提示 $lesson$

　　一、鉴定要点

　　掌握维护责任区工作环境的基本要求;正确识别办公场所和常用设备的隐患;掌握日常 办公室事务的处理方法，包括邮件或文件的收发、接打电话、办公用品的发放和管理;能够 合理安排日常工作及上司交办的工作;对日常办公事务进行协调;熟悉办公用品和易耗品的 范围和分类。

　　二、重点提示

　　1.经常清洁整理责任区

　　(1)秘书要经常清洁整理由自己负责的办公区。

　　(2)清洁整理本人参与的公用区域。

　　2.设备、物品要放置适当、取用有序

　　(1)本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作。

　　(2)公用资源摆放有序，用后归位。

　　3.办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患

　　(1)地、墙、天花板、门、窗的安全。

　　(2)室内光线、温度、通风、噪声、通道方面的隐患。

　　(3)办公家具方面的隐患。

　　(4)办公设备及操作中的隐患。

　　(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。

　　(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。

　　(7)火灾或消防中的隐患。

　　4.收、发文件或邮件的工作程序

　　(1)收文件或邮件的工作程序包括：签收、拆封、登记、分类。

　　(2)发文件或邮件的工作程序包括：查对、检查附件、分类、标记、检查邮编、签名、 登记、了解有关规章制度和寄发时间。

　　5.上司不在时，秘书处理信件或邮件的方法

　　(1)将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。

　　(2)主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。

　　(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。

　　(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。

　　(5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对 方何时可以得到回复。

　　(6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要××处理”的字样。

　　6.接打电话

　　(1)处理电话留言的一般原则：简洁、完整、准确、及时送达。

　　(2)接电话的方法

　　1)“响铃不过三”。

　　2)有问候语。

　　3)如果来电要找的人不能接听电话，要恰当回答。

　　4)注意接电话的语调。

　　5)做好电话记录。

　　(3)拨打电话的方法

　　1)首先报出本人的姓名和单位名称。

　　2)如果想留言请对方回电，要留下自己的电话号码。

　　3)要问对方此时打去电话是否方便。

　　4)注意自己的语言。

　　5)适时结束通话并用规范的结束语。

　　7.办公用品的发放程序

　　(1)指定专人发放。

　　(2)按单位的有关制度和规定时间发放。

　　(3)紧急物品发放必须有相应的程序处理。

　　(4)填写物品申领表，由授权人签字批准。

　　(5)清点核实发放的办公用品。

　　(6)提醒领取部门或个人节约使用办公用品。

　　8.节约使用办公用品的措施

　　(1)复印机：填写申请表;发复印卡以限制部门使用;彩色复印要统一管理。

　　(2)传真机：指定专人使用;做好登记并保留发送记录。

　　(3)计算机、打印机、因特网：限制使用，彩色打印要集中管理;严格管理因特网的使 用。

　　(4)电话、移动电话：控制打私人电话和国内国际长途电话;按规定使用移动电话。

　　9.用ABCD法则排出工作的优先等级

　　A类：重要并紧急的，必须立即做、优先做。

　　B类：重要而不紧急的，应接着处理。

　　C类：紧急而不重要的，有时间才做。

　　D类：不重要又不紧急的，可以不做。

　　10.有效利用时间的方法

　　(1)明确自己的工作任务和职责。

　　(2)要区分常规工作和非常规工作。

　　(3)分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，科学有序地完成工作任务。

　　(4)巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。

　　(5)使用办公辅助手段帮助组织工作。

　　(6)安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。

　　(7)要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办周期安排工作。

　　(8)秘书要记好工作日记并认真分析、评估自己利用时间的有效程度。

　　11.日常办公事务的协调

　　(1)内部会议室的预订工作。

　　(2)用车预订工作。

　　(3)协助同事印制名片。

　　(4)协助安排各办公室的桶装饮用水。

　　(5)协助组织入口处的出勤登记打卡工作。

　　(6)按组织要求，保证接待岗位上班时间都要有人。

　　12.掌握好协调工作的基本原则

　　协调时应从组织的整体利益出发，先考虑重要、紧急、难度大、不方便的工作或事情， 通过协调力求安排好次要、非紧急、难度小或较方便的工作或事情。

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