秘书资格考试复习笔记四级秘书部分第二章(2)

　　1. 第三大题：上司出差，商务费用报销的步骤转自环 球 网 校edu24ol.com $lesson$

　　答：秘书首先要了解公司有关财务报销的相关规定，上司出差到外地开会的交通费不能从零用现金中支付。通常的工作步骤：①申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等，并亲自签字②该报告活该表必须经过组织确定的授权人审核同意③一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表题教财务部门，领取支票或现金贷款;一种情况是先有申请人垫付，完成商务工作。④在商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方获取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符⑤商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销单”(附样例)后面，并亲自签字，提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金⑥如果在事实上务工作中，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，否则需自付(P251)

　　21.企业工作人员国内外出差的费用，经常要由秘书办理或协助办理。因此，秘书要事先做好准备，熟悉办理信用卡、旅行支票、快汇等的方法(P252)

　　22.公文形成过程示意图(P253)交拟、议拟、撰拟三步骤称为拟稿。具有法定职权者定稿生效的步骤是签发

　　23.公文处理基本程序(P254图)重点 收文阶段：从签收到催办 发文阶段：从交拟到发文

　　24.对办理完毕的文书整理(立卷)、归档及销毁①立卷的范围：办理完毕、具有查考价值的文件材料②立卷的程序：(重点)编写页号、登记《卷内目录》和《备考表》、拟定案卷标题、装订成卷、填写案卷封面(流程不能错)③销毁的程序：⑴由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定⑵逐件核定造册⑶领导审查签批⑷监督销毁P255

　　25.销毁公文应在指定地点或单位进行，不得将带销毁的公文出售给废品收购部门

　　26.不得在空白介绍信、空白合同书上扣公章P256

　　27.秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位印章(含钢印);二是单位领导人“公用”的私章;三是秘书部门的公章。其中单位印章是单位对外行使权力的标志，其作用是：①标志作用②权威作用③法律作用④凭证作用(P256)

　　28.出具介绍信要经过内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。P256下

　　29.盖公章要端正、清晰，盖在署名中间，上不压正文，下要骑年盖月。

　　盖印要领是：握法标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳P257上

　　30.第四大题：秘书如何做好办公用品的保管和发放工作。

　　答：秘书要掌握办公设备和办公用品的进货、入库手续和库存保管。①在收到货物时，要保证办公设备和办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对。办公设备及用品接收时，发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商;要订立物品发放制度，确定物品发放人。转自环 球 网 校edu24ol.com

　　②库存保管中应采取的措施：见书P258下第一点到第七点，再加第八点：秘书要记好库存控制卡，关键掌握最大库存量(一项物品应该存储的最大数量)，再定货量(当库存余额达到这个水平时必须订购新的货物来补充)，最小库存量(当库存余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已经定货)③发放问题(可参考第177页)：发放物品的手续：第一点到第七点④要保管好进货、存货和发放办公用品的记录与资料P258―P259

　　31.第五大题：决定库存的依据是什么?P260

　　答：决定最大、最小、再定货量的依据是：①大量的资金不被不必要的库存占用②空间不被用来存储不必要的货物③保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。④监督任何偷窃和破坏造成的损失

　　32.选择题：办公设备和耗材的库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。

　　33.通常时间表是编制成表格。在办公室中，也可以为多人执行工作的情况和行动编制时间表。有很多种简单的时间管理辅助手段有助于秘书有效地分配和管理时间，例如效率手册、待办文件夹、墙上计划板等等P262

　　34.在办公室工作中，秘书要为领导们的会议或活动做月安排表或周安排表。月安排表的信息通常由主管领导召开会议，再结合集体议定的事项，经主要领导审定下发实施。P263

　　35.对于手工填写的工作日志通常要准备两本，一本为上司使用，一本为自己使用。

　　36.当日出现情况变化，应立即更新日志，并告知上司出现的变化;在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。(流程：更新自己的日志→通知上司→更改自己的日志)P264上

　　37.做工作日志可通过电脑程序中的Outlook打开个人文件夹，上面有今日的时间、本月和下月日历P265

　　38.公司的日志内容通常包括：①上司内部参加的会议、接待②上司外部参加的会议、接待③上司个人的安排④上司私人的信息P265中

　　39.秘书在安排的活动之间要留有10分左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新临时的、紧急的情况。进行项目的时间变更，确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如通知对方，说明理由，防止误解等。

　　40.谁能查上司的工作日志?①上司的上司②秘书③上司授权的人

环球网校隆重推出秘书资格网上辅导 六折特惠！

2011年上半年秘书资格考试报名汇总

更多信息请访问：秘书资格频道      秘书资格考试论坛