秘书考试(四级)复习笔记之办公室日常事务(2)

　　第一节 办公室日常事务

　　一、值班工作

　　(一)值班的任务和作用

　　值班大致设立值班室,值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面:

　　1、办理领导交办的有关事项

　　2、下班后和放假期间的文件和事务处理

　　3、来访接待工作

　　4、沟通上下级通讯联系

　　5、记好当天大事记 (三项记录:电话记录、接待记录、值班日记)

　　(二)对值班室与值班人员的要求

　　值班室要制定严格的岗位责任制,做到职责分明,奖罚分明。 值班人员必须做到以下几点:

　　1、服务的精神和高度责任心

　　2、要提高警惕,遵守值班纪律

　　3、认真做好保密工作

　　4、接待来访来电要热情

　　5、要认真学习业务知识,提高业务水平

　　6、填写值班日志,做好交接工作

　　(三)值班日志与交接班

　　填写值班日记应注意以下事项:

　　1、填写值班者的姓名和值班时间

　　2、填写值班记录做到内容简明扼要,语言规范,字迹清楚,不加评论,不带个人感情,实事求是。

　　3、注意做好交接班工作

　　二、印章及介绍信的管理工作

　　印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。

　　(一)印章

　　秘书部门掌管的印章主要有三种:单位印章(含钢印);单位领导人“公用”私章;秘书部门的公章。

　　作用: (1) 标志作用 (2) 权威作用 (3) 法律作用.(4) 凭证作用

　　(二)介绍信

　　(三)印信注意事项

　　1、印信的刻制

　　2、印章启用前应备文通知有关部门

　　3、保管者不得委托他人代管

　　4、盖章要端正,清晰

　　5、盖章要领:把握标准,印泥适度,用力均匀,落印平稳。

　　三、电话工作

　　(一)通话工作的内容

　　包括:打电话、接电话和作电话记录。

　　1、接打电话: 熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。

　　2、电话记录

　　它包括五个部分:即来话时间(年月日时分)、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人署名(复述、核对)。

　　3、传话:问清收话人姓名、职务、电话号码。

　　(二)通话工作的要求

　　1、礼貌热情

　　2、作好记录

　　3、收话后,必须马上解决问题

　　4、不属于职权范围内的事,不随便应允或反驳

　　四、保密工作

　　信息保密是秘书人员的基本和重要的职责,是保卫国家,组织利益的起码的要求。

　　一个组织的保密工作是从本单位的安全和利益出发,将秘密信息控制在一定的范围和时间内,防止被泄露和利用,使其自身价值得到充分有效的实现而采取必要手段与措施。

　　从载体上分,信息的安全及保密工作通常包括:

　　*口头信息的安全及保密工作

　　*纸面信息的安全及保密工作

　　*电子信息的安全及保密工作

　　(一)秘书在保密工作中需要注意的几个方面

　　(1) 文件保密。做好接收、传递、保管工作。

　　(2) 会议保密。不能随意扩散和泄露。

　　(3) 科技保密。

　　(二)做好特定信息的保密

　　1、人事信息

　　2、财务信息

　　3、产品信息

　　4、客户信息

　　五、接待工作

　　接待工作可分内宾接待和外宾接待

　　(一)内宾接待

　　1、掌握来宾情况 。如所属民族、职务、性别、人数、所乘车船班次、时间和大体意图。

　　2、指定专人负责落实各项安排。

　　3、搞好迎送、食宿和日常服务。

　　4、了解来访目的，给予必要帮助。

　　5、接待来宾应持的态度。

　　(二)外宾接待

　　1、来宾的性质

　　2、外宾接待工作的内容,这是具有高度政策性的工作。

　　3、做好各项接待准备工作 ⑴物质准备(吃住外) ⑵人员准备 ⑶资料准备 ⑷信息准备 ⑸政策准备

　　4、安排好生活服务

　　5、做好宣传报道和安全保卫工作

　　6、宴请与赠送活动

　　7、要安排好外宾的会见

　　8、做好经费结算与接待工作总结 ，无遗忘携带之物

　　(三)送行

　　六、出差期间的单位工作安排

　　出差期间的秘书工作，应按领导意见与指示、处理有关的事项。

　　七、陪同

　　1、陪同准备

　　2、物质准备

　　3、资料准备

　　第二节 办公环境管理

　　一、合理布置办公室

　　(一)布置办公室的要求

　　1、布置办公室的基本要求

　　(1)采用一大间办公室。

　　(2)使用同样大小桌子。

　　(3)使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致。

　　(4)将通常有许多外宾来访的部门置于人口处。

　　2、办公室布置的三大原则

　　(1)有利于沟通。

　　(2)便于监督。

　　(3)协调、舒适。

　　3、办公室布置的具体要求

　　(二)布置办公室的工作程序

　　(1)对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析。

　　(2)列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。

　　(3)根据工作需要，选配相应的家具、桌椅。

　　(4)绘制办公室座位布置图。

　　(5)对设备的安放提出建议。

　　二、营造健康、安全的办公环境

　　(一)安全检查的内容

　　(1)学法懂法，树立安全意识。

　　(2)上岗前学习有关规章制度。

　　(3)主动识别安全隐患。

　　(4)发现问题，及时报告。

　　(5)发现设备故障，应立即报告。

　　(二)健康、安全办公环境的基本要求

　　(1)办公区建筑必须坚固安全。

　　(2)光线应充足。

　　(3)温度要适应。

　　(4)布局应注意通风。

　　(5)办公室空间及作为空间要适当。

　　(6)办公室噪音要低。

　　(7)办公家具要满足工作需要并符合健康标准。

　　(8)办公区要设置相应的消防设施。

　　(三)工作程序

　　(1)确定安全检查周期、定期检查。

　　(2)发现隐患，立即报告。

　　(3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。

　　第三节 办公设备和用品的管理与使用

　　一、 订购、接收、管理办公用品

　　(一) 相关知识

　　1. 库存控制概述

　　2. 库存控制卡

　　(二) 工作程序

　　1. 选择供应商

　　2. 选择订购方式

　　3. 办理进货手续

　　4. 保管

　　二、 数码相机的使用

　　(一) 相关知识

　　数码相机的工作原理

　　数码相机与传统相机的区别

　　数码相机的性能指标

　　(二) 操作步骤

　　1. 拍摄照片

　　2. 连接数码相机与计算机

　　3. 将图片导入计算机

　　4. 编辑图片

　　(三) 注意事项

　　1. 数码相机不适宜拍摄自然风光

　　2. 拍摄时要尽量靠近被摄体

　　3. 取景要准确

　　4. 在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光

　　三、 扫描仪的使用

　　(一) 相关知识

　　1. 扫描仪的工作原理

　　2. 扫描仪的种类和作用

　　3. 扫描仪的选购常识

　　(二) 操作步骤

　　1. 安装扫描仪

　　2. 扫描图像

　　3. 扫描文字

　　(三) 注意事项

　　1. 不要忘记锁定扫描仪。

　　2. 注意扫描仪的清洁。

　　3. 不要带电接插扫描仪。

　　4. 注意更新扫描仪驱动程序。

　　5. 不要使用太高的分辨率。

　　6. 不要让扫描仪工作在震动的环境中。

　　7. 不要频繁开关扫描仪。

　　四、 光盘刻录机的使用

　　(一) 相关知识

　　1. 光盘刻录的原理

　　2. 光盘刻录机的分类

　　3. 刻录机主要性能指标

　　(二) 操作步骤

　　1. 连接光盘刻录机与计算机

　　2. 光盘刻录机驱动程序与刻录软件的安装

　　3. 制作数据关盘

　　(三) 注意事项

　　1. 安装时注意散热

　　2. 保持清洁

　　3. 避免刻录机长时间工作

　　4. 刻盘过程中的注意事项

　　5. 及时取出盘片

　　五、 投影仪的使用

　　(一) 相关知识

　　1. 分辨率

　　2. 亮度

　　3. 对比度

　　4. 带宽

　　5. 均匀度

　　6. 灯泡的类型和寿命

　　7. 接口配置

　　(二) 操作步骤

　　1. 安放投影仪

　　2. 连接投影仪与电脑

　　3. 接通电源，设置好输出方式

　　4. 对焦

　　5. 设置分辨率

　　6. 关闭投影仪

　　(三) 注意事项

　　1. 保持投影仪镜头的清洁

　　2. 投影过程中不能用镜头盖遮挡画面

　　3. 不要关机后立即断电

　　4. 不要带电插拔电缆

　　5. 不要频繁开、关机

　　六、 摄像机的使用

　　(一) 摄像机概述

　　(二) 基本的摄像技巧

　　(三) 摄像机的操作步骤

　　开机、装录像带、拍摄、回放检查、关机。

　　(四) 注意事项

　　1. 日常维护

　　2. 镜头的维护

　　3. 磁头的维护

　　4. 磁带的维护

　　5. 电池的使用

　　第四节 信息管理

　　一、秘书信息工作的基本要求――准确、及时、适用

　　1、准确: 要如实地进行反映和描述,决不能迎合个别领导的意图而将情况任意夸大缩小,人为造成信息失真。

　　2、及时：信息的时效性决定了信息的生命力在于流动,它的流动速度越快,在实践中获得的价值就高，尤其是经济信息。

　　3、适用: 适用,既要有针对性,适合领导利用。提供信息是为领导决策服务,秘书人员就需对领导者在组织中的状况有所了解。

　　秘书人员在收集、传递信息时,一定要有鲜明的目的性,时时处处以是适合不同单位、不同层次的领导者的需要为出发点。但又须看到任何领导者每个时期领导工作都有其中心,都有关注的“热点”和“难点”。

　　二、秘书信息工作的程序

　　包括:收集-――整理-――传递-――存储-――利用

　　(一)信息的收集

　　根据一定的目的,通过不同的方式搜集,获取信息的过程。信息收集是信息工作的第一步,也是信息整理的基础。

　　1、收集内容:

　　就某个机关、企业来说,它们收集信息的内容如下:

　　⑴党中央、国务院公布的方针、政策、法规性文件。

　　⑵上级机关或领导部门发布的直接与生产、工作有关的指导,指挥性文件。如指示、决定、批复。

　　⑶本机关、本企业和所属各部门的机构、人员、财力、物力、工作、生产等情况,以及生产计划、指标、统计数据、改革状况、科技发展、典型经验、工作总结。

　　⑷本机关执行政策,推动工作以及本企业产品销售后的反馈信息。如群众的反映、意见、建议、要求等。

　　⑸与本机关、本企业业务有关的外界情况与新信息。如社会动态、思想倾向、城市与农村经济改革。

　　⑹与本单位、业务性质相同的其他地区、单位以及国外同行业可供比较的情况材料。

　　⑺收集与本机关企业业务未来发展有关的科技成果(包括新产品、新工艺、新材料)以及先进的经验、方法等信息资料。

　　2、收集的信息的特点:

　　⑴领导者要求秘书人员提供的信息资料大多带有全局性、方向性、综合性与社会组织的整体发展情况大局有关。

　　⑵要为变换着的中心工作与临时索要等突发性任务做好准备。

　　⑶收集储存的信息资料大多具有较长时期的使用价值,如起草文件,常常要翻阅过去相关的文件,以求保持政策的连续性;说明问题或预测未来对常查找过去的资料。

　　3、收集信息的方式:

　　一是，传统收集形式。文件、会议、电话、口头。

　　渠道: 收集上级来的信息，通过下级机构的口头汇报和书面材料，同级机构其他系统互相交换材料，通过信访或报刊。

　　二是，开拓式收集。组织健全的信息网络。方法:

　　(1) 观察法。

　　(2) 阅读法。

　　(3) 询问法。

　　(4) 交换法。

　　(5) 问卷法。

　　(6) 网络法。

　　(7) 购置法。

　　(二)信息的整理

　　信息的整理是对收集到的大量原始信息,在数量上加以浓缩,在质量上加以提高,在形式上给予表现,使之便于传递,利用和储存的过程,信息的整理是整个信息工作的核心。它包括分类、筛选、校对、加工。

　　1、分类方法:

　　A、字母分类法 B、地区分类法 C、主题分类法 D、数字分类法 E、时间分类法

　　2、筛选方法：

　　看来源、 看标题、 看正文。

　　(1)剔除虚假信息、失效信息和无效信息,从中挑选出有价值的信息。除去假的、重复的、过时的、表面的、与本单位关系很小或意义不大的信息,从量与质两方面突出少量的重要信息。筛选体现了对内容的初步鉴别,其目的是让领导用最少的时间获得最大量的优质信息。

　　(2)挑选出有价值的信息。 A、挑选对工作有指导意义,与业务活动密切相关的信息 B、挑选带有倾向性,动态性或突发重要信息 C、分析需求,结合中心工作或解决特定问题的需要筛选信息 D、挑选能预见未来发展变化趋势,为决策提供超前服务的信息 E、坚持信息数量与质量的统一。

　　(3)决定取舍:A、突出主题 B、注意典型性 C、有新意 D、有特点。

　　3、校对方法:

　　溯源法、比较法、校对法、逻辑法、调查法、数理统计法。

　　4、加工方法:

　　信息加工是指将筛选出来的信息进行提炼,使其具有较高质量。

　　(1)信息加工分为两个层次:

　　一是对现有网络上的信息和各部门提供的信息进行初步加工,称为基础性信息。这类信息只能供接受者了解动态。

　　二是对各种基础性信息进行归纳、综合、分析和调查研究提出有情况; 有分析、有建议、有深度的信息,称为高层次信息。――这类信息具有较大的参谋咨询作用。

　　信息加工能力,是事务型秘书与开拓性秘书的主要界限。

　　(2)加工信息须从以下方面着手：

　　第一, 充实内容。

　　第二, 综合分析。

　　第三, 提出意见。

　　(三)信息的传递

　　(1) 单通道传递。信息从信源发出后沿着单一通道,传给信息接受者。

　　(2) 多通道传递。即信息从信息源发出后,沿着两种以上通道传递给信息接受者。

　　信息传递的方式有: ⑴口头传递 ⑵书面传递 ⑶电讯传递

　　传递要求:迅速,准确,保密

　　(四)信息的利用与储存

　　(1) 分类――对各种信息按一定的规则进行分类

　　(2) 著录――如实的记载(制分类卡)

　　(3) 建立储存检索系统 归类存放

　　(4) 保管――存放与保护

环球网校隆重推出秘书资格网上辅导 六折特惠！

2011年上半年秘书资格考试报名汇总

更多信息请访问：秘书资格频道      秘书资格考试论坛