秘书考试四级精讲笔记之会议管理会前筹备(1)

　　一、 拟订会议议程、日程 $lesson$

　　(一)会议议程和会议日程的内容及作用转自环 球 网 校edu24ol.com

　　1、会议议程的内容

　　会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式;领导和来宾致辞;领导作报告;分组讨论;大会发言;参观或其他活动;会议总结;宣读决议;闭幕式。

　　2、会议日程的内容

　　会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

　　3、会议议程和日程的作用

　　通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。

　　(二)会议议程的制定程序

　　1、明确目标和参加者

　　2、安排各议程事项的时间

　　3、确定每一项议程

　　4、决定会议讨论形式

　　(三)会议日程的编制方法

　　1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

　　2、 制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。

　　3、 宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。

　　4、 尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。

　　5、 保密性较强的议题，一般放在后面。

　　二、提供会议地点的备选方案

　　(一)会议地点选择的要求

　　1、交通便利。

　　2、会场的大小应与会议规模相符。

　　3、场地要有良好的设备配置。

　　4、场地应不受外界干扰。

　　5、选择会议地点应考虑有无停车场所。转自环 球 网 校edu24ol.com

　　6、 场地租借的成本必须合理。

　　(二)会议场地选择的工作程序

　　1、 会议的目的与形态

　　2、 实质上的需要、与会者的期望

　　3、 列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地

　　4、 对会议地点进行确认

　　5、签订书面合同

　　(三)实地考察会议地点的注意事项

　　1、 会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。

　　2、 只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。

　　3、 不要出于个人原因再次参观酒店。

　　4、 不要带家属同行参观。

　　5、 要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。

　　6、 要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。

　　三、布置会场和安排座次

　　(一)会场整体布局安排

　　1、会场整体布局的要求

　　(1)庄重、美观、舒适 。

　　(2)会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。

　　(3)中大型会议要保证一个绝对的中心。

　　(4)小型会场要注意集中和方便。

　　2、会场整体布局的类型

　　(1)较大型会场的座次安排。

　　(2)中小型会议的座次安排。

　　3、会场整体布局安排的工作程序

　　(1)确定会场形式。

　　(2)合理摆放桌椅。

　　(3)布置附属性设备

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