秘书资格考试：秘书三级实务综合资料(四)

　　会议协调的内容 $lesson$

　　1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员

　　2协调会议相关事项

　　3协调会议议题

　　4协调会议纪要

　　5协调会议决定事项的落实

　　推进会议进程的方法转自环 球 网 校edu24ol.com

　　1了解会议主题和议题

　　2严格遵守会议时间

　　3主题明确

　　4鼓励和引导与会者

　　5消除交流故障抵制不和谐因素

　　6合理安排议题

　　7掌握会议休息的时机

　　8适时结束会议

　　会议经费使用的方法

　　1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体

　　2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批

　　3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票

　　4支出会议经费

　　5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。

　　会议总结的目的

　　1检查会议目标的实现情况

　　2检查各小组分工执行情况

　　3检查个人工作情况

　　4表彰先进个人

　　5妥善解决会议遗留的问题

　　高效率会议的决定因素转自环 球 网 校edu24ol.com

　　1会议召开的必要性

　　2经过精心准备

　　3地点选择适中

　　4形式多样化

　　5严格执行了会议的各项议程

　　6与会者经过认真确认和专心挑选

　　7严格开会、散会时间

　　8会议作出的决定事项

　　9会议经费支出合理

　　10会议服务热情周到

　　信息利用的要求

　　1信息利用要给组织带来效益

　　2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益

　　3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规

　　登记

　　(1)登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

　　(2)登记分为两种类型;

　　①总括登记，对存储信息按批分类登记;

　　②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

　　(3)登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

　　2、编码：

　　(1)编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

　　(2)编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数

　　(3)编码的两种方法：

　　①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码;

　　②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类

　　提供档案利用的要求及方式

　　1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作

　　2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览

　　编写大事记的工作步骤和注意事项

　　1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。

　　2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。

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