秘书资格五级考试：Word的安全保护经验交流(2)

　　“打开权限密码” ――限制未经授权的用户打开文档;$lesson$

　　“修改权限密码”――限制未经授权的用户对文档作修改，没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文档。这两种密码是相互独立的，可以根据自己的需要分别设定。密码的最大长度为15个字符，并区分字母大小写。另外，选中 “建议以只读方式打开文档”选项，这样文档被打开前会出现建议用户以只读方式打开的提示，如果我们选择“否”不接受建议，文档仍以常规方式打开。需要提醒大家，别以为加了密码就万事OK了，对许多破解Office文档密码的软件来说，长度太短或较有规律的Office文档密码可以说不堪一击。所以，真正需要加密的重要文档，我们还需多加留心，尽量使用数字、字母大小写混合加密。

　　加密后的小措施转自环 球 网 校edu24ol.com

　　即使文档已经进行过加密保护，我只要动动鼠标，仍然可以了解你的文档的一些内容。用鼠标右击文档，在弹出菜单中选择“属性”，可在“摘要”选项卡的标题项中看到文档的部分正文内容。这是为什么呢?

　　原来很多人习惯在编辑一个新文档的时候先直接输入正文，然后再给文档起标题。这样一来，Word就会自动将正文的前几十个字作为文档摘要信息保存下来。所以为了使自己的隐私得到更好的保护，我们要养成首先输入文章标题或是及时手工更改标题的习惯。如果你不想让别人知道你的一些用户信息，还应在“工具”→“选项”→“用户信息”选项卡里做一些修改工作(包括“用户姓名”、“姓名缩写”、“通讯地址”等)。

　　方便安全的审阅

　　经过上述方法处理文档，可以说基本是安全的。但是，我们完成一篇文档后，可能还需要交给他人审阅，使用“工具”→“保护文档”命令可对原文档进行保护。这样，他人在文档原稿上所做的修改都以用修订标记或批注标记的形式记录下来。另一种方法是使用“版本”功能：选中“文件”→“另存为”→点击“工具”按钮中的“保存版本”，以后再选择“文件”菜单中的“版本”命令，就能在弹出的对话框中选择所需的旧版本进行查看和处理。

　　宏病毒防范

　　Word提供了对宏病毒的警告保护，用户可以选择“工具”→“宏”→“安全性”命令，在弹出对话框(图4)中设置各种安全级别。建议设置为“高”或“中”，使Word禁止非可靠来源文档中宏的运行，或在运行前给出警告提示，让用户选择运行与否。但是某些软件(比如IBM ViaVoice 2000)可能会强制你将其设置为“低”。另外，需要提醒大家的是Word只能从一定程度上预防宏病毒而不能杀毒，所以要真正杜绝宏病毒，应该使用防病毒软件。

　　突发事件下的文档保护转自环 球 网 校edu24ol.com

　　有时候可能由于突发事件(比如断电、死机)导致文档未能保存，难道就让所做的一切都付之东流?我们应尽量利用Word提供的“自动保存”功能，在“工具”→“选项”→“保存”选项卡中设定“自动保存间隔时间”，不要把这个间隔时间设置得太短，否则频繁的保存，一来浪费时间，二来损伤硬盘。设置好后，再碰到上述情况，Word的自动恢复功能会在下次使用Word时自动打开恢复文件，恢复文件中包含了最后一次自动保存功能对文档所作的修改。若是Word没有自动打开恢复文件，我们可手工将其打开。恢复文件的后缀名为asd，其路径在“工具”→“选项”→“文件位置”选项卡中查找，对于Windows 9x/Me一般为“WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夹，对于Windows 2000一般为“Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftWord”文件夹。

　　Word还提供了文档备份的功能。选中“工具”→“选项”→“保存”选项卡中的“保留备份”选项，在将当前的修改内容保存到原文档的同时，Word会自动保留一个备份文档(备份文档是以wbk为后缀名的)。

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