2012年秘书资格五级考试复习指南(六)

　　办公室事务和管理

　　鉴定要点与重点提示

　　一、鉴定要点

　　掌握维护责任区工作环境的基本要求;正确识别办公场所和常用设备的隐患;掌握日常 办公室事务的处理方法，包括邮件或文件的收发、接打电话、办公用品的发放和管理;能够 合理安排日常工作及上司交办的工作;对日常办公事务进行协调;熟悉办公用品和易耗品的 范围和分类。

　　二、重点提示

　　1.经常清洁整理责任区转自环 球 网 校edu24ol.com

　　(1)秘书要经常清洁整理由自己负责的办公区。

　　(2)清洁整理本人参与的公用区域。

　　2.设备、物品要放置适当、取用有序

　　(1)本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作。

　　(2)公用资源摆放有序，用后归位。

　　3.办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患

　　(1)地、墙、天花板、门、窗的安全。

　　(2)室内光线、温度、通风、噪声、通道方面的隐患。

　　(3)办公家具方面的隐患。

　　(4)办公设备及操作中的隐患。

　　(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。

　　(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。

　　(7)火灾或消防中的隐患。

　　4.收、发文件或邮件的工作程序

　　(1)收文件或邮件的工作程序包括：签收、拆封、登记、分类。

　　(2)发文件或邮件的工作程序包括：查对、检查附件、分类、标记、检查邮编、签名、 登记、了解有关规章制度和寄发时间。

　　5.上司不在时，秘书处理信件或邮件的方法

　　(1)将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。

　　(2)主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。

　　(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。

　　(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。转自环 球 网 校edu24ol.com

　　(5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对 方何时可以得到回复。

　　(6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要××处理”的字样。

　　6.接打电话

　　(1)处理电话留言的一般原则：简洁、完整、准确、及时送达。

　　(2)接电话的方法

　　1)“响铃不过三”。

　　2)有问候语。

　　3)如果来电要找的人不能接听电话，要恰当回答。

　　4)注意接电话的语调。

　　5)做好电话记录。

　　(3)拨打电话的方法

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