物业管理档案的收集与整理

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　　一、物业承接查验期档案的收集与整理

　　(一)物业承接查验期物业管理档案收集的特点

　　物业承接查验期的档案收集内容主要是被承接查验物业及其附属设施设备的权属、技术和验收文件，一般称为物业基础资料档案。这类档案收集的特点是：

　　1.收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并与承接查验同步进行;

　　2.档案收集的技术要求高，涉及面广，对物业管理公司的技术力量是一个重要的考验，收集处理不全或遗漏，会对今后的物业管理工作造成长远的影响。例如，建筑的验收涉及土建设计、施工等方面，中央空调、电梯等附属设施设备涉及机械制造、制冷、电机、微电子和电脑等各个技术领域，对相关技术人才和管理人才的要求较高。

　　(二)物业承接查验期物业管理档案收集的范围

　　物业承接查验期的档案收集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集的索取对象较单一，主要是建设单位。

　　二、物业入住期档案的收集与整理

　　(一)物业入住期物业管理档案收集的特点

　　物业入住期的物业管理档案收集工作重点集中在物业业主(或物业使用人)，即未来的主要服务对象，档案资料收集的范围是业主档案资料和相关档案资料的收集。其主要特点是：

　　1.本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对象――业主(或物业使用人);

　　2.本阶段的档案资料收集范围是物业业主(或物业使用人)的权属档案资料、个人资料等。因涉及业主(或物业使用人)的个人资料，其收集的范围、使用范围以及个人资料的管理等情况应向业主明确说明并加强管理，避免出现因业主(或物业使用人)个人资料泄漏导致的不必要的法律纠纷。

　　(二)物业入住期物业管理档案收集的方式和程序

　　物业入住期的资料档案收集与入住期物业管理工作密切相关，须同步进行。在组织接待业主(或物业使用人)入住期间，应同时组织好档案资料收集所必需的准备工作：

　　1.设立档案资料收集整理工作小组，由该工作小组专责进行档案资料的收集和整理;

　　2.专责工作小组按照业主权属资料、业主(或物业使用人)个人资料档案分组，并确定各自档案资料的收集范围、相关表格和收集程序。

　　权属资料一般包括房屋产权证、购房合同复印件等。

　　个人资料一般包括身份证和户口本复印件、联系方式等。

　　上述资料均应核对原件，并以核对原件后的复印件作为档案资料保存。在档案资料收集后，应及时整理并归档。

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　　三、日常物业管理期档案的收集与整理

　　(一)收集范围

　　日常物业管理期档案主要包括物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业管理公司行政管理档案。

　　1.物业运行记录档案的收集范围包括：建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。

　　2.物业维修维护记录档案的收集范围包括：建筑物维修维护记录档案和设施设备维修维护记录档案。

　　3.物业服务记录档案的收集范围包括：小区及共用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录等。

　　(二)收集时间

　　日常物业管理期档案的有关文件一旦实施完毕，应及时收集。一般可由相关业务部门收集立卷后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。具体的移交规定，可由企业根据自身情况来决定，除一些需跨年执行处理的文件或某些特殊载体的文件时间可延长外，一般不应超过1年时间。手续办理完毕的文件，不能由承办部门或个人保存，必须向档案部门移交。

　　物业管理公司行政管理档案由物业管理企业人事、行政等相关部门收集管理。在此不予赘说。

　　(三)档案资料收集后的整理工作

　　在日常业务处理工作中，由行政部门或业务部门对于需要归档的文件进行不断地收集集中与系统积累。在每个条款下积累起来的文件，为立卷归档打下了初步的基础。当一年工作终了，必须在平时归档的基础上，进一步系统整理与编目。整理工作根据企业情况的不同，可由业务部门在档案移交前完成，也可移交后由档案室统一完成。

　　已立卷的案卷，应对卷内文件进行调整。查看卷内文件是否已齐全、文件之间的关联是否密切、文件的重要程度和保存价值是否基本一致、是否有重份的文件等，并对卷内文件进行必要的调整。

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