2013二级秘书办工事务和管理笔记:办公室布置要素

　　一、办公室的布置要素

　　办公室的物质条件，应加以适当的设计，所有物质工作条件的主要要素为：(一)光线;(二)颜色;(三)音乐;(四)空气;(五)声音。这些要素不应分开设计，它们相互之间，不仅具有密切的关系，且与办公室的位置、布置、设计、机械等也有关。譬如，光线与颜色有关，而颜色又与办公室的布置有关。因此，上述要素的设计应注意互相协调。?

　　(一)光线

　　充足的光线是办公室环境的重要因素之一。办公室的光线应使工作人员易看且不易疲劳。只有光线充足、舒适，才能够使工作人员减少疲劳、减少错误，做更多的工作，保持充沛的精力。?

　　办公室光线的来源包括自然光、日光灯及白炽灯。自然光有益于心理的健康，但因早晚光线不一，因此需有其人造光以弥补光线不足。日光灯能提供大量的照明，最适宜办公室布置。

　　办公室光线系统的基本设计共有五种：直接光、半直接光、间接光、半间接光、直接间接光。其中，采用间接光或直接间接光较为优良。适当地提高办公室的光线的经费，是一种健全的投资。良好的光线约占办公室总工作成本的2%，而不良光线亦占总工作成本的0.5%。即仅增加总成本的1.5%，就在光线方面获得舒适、准确及精神上的满足。根据许多的研究显示，能提供适当的光线，则办公室的效率能提高10%-15%。?

　　(二)颜色

　　颜色会影响人类的情绪、意识及思维。譬如颜色通常对于人类的血压及性情产生重要的影响。某颜色对于某些人有舒适的感觉;另外的颜色却有相反的效果，有些颜色使人心情放松;有些颜色则令人感觉郁闷。有些颜色能加速心智的活动;有些颜色则降低心智的活动。?

　　黄色、橙色与红色称为暖色，这些颜色令人心理上感到温暖与愉快。反之，蓝色、紫色与绿色称为冷色，它们令人感到平静。浅黄色、灰褐色与象牙色等淡色，令人有适度兴奋之感。

　　目前办公室的颜色是趋向于单色化，亦即地板、增与窗帘的颜色要调和，然后再加上一种较鲜亮的颜色。譬如，先选择桌子的颜色，然后地毯的颜色选择与桌子的颜色相调和，而较地毯淡的颜色，可作为墙壁与窗帘的颜色。椅子或附属品如图画、桌子附属品、灯，则可爱要用鲜艳的颜色。?

　　总之，地板的颜色宜较墙壁的颜色深，墙壁的颜色则应较天花板为深。会议会客室宜用黄色或赤色。办公室夏季用蓝色与绿色，冬季宜用黄色与橙色。天花板的颜色，以白色为最佳。地板的颜色宜采用棕色，较不易污染。桌面的颜色则宜浅。下列地点的颜色采纳原则建议如下：?

　　普通办公室：天花板宜用白色，面对职员的墙壁宜用冷色，其他墙壁的颜色宜用暖色如浅黄色。所有墙壁的颜色应注意互相调和。

　　会议室：以浅色与中性的颜色为最佳。?

　　会客室：以欢愉的、中性的颜色为最佳。?

　　走廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线。?

　　休息室：男宜用蓝色;女宜用淡红色。?

　　私人办公室：深的和鲜艳的颜色，视主人之偏好而定。?

　　地下室与贮藏室：宜用具有高度反射光线的颜色。

　　(三)空气调节

　　空气调节即控制办公室中空气的温度、 流通、湿度与清洁四个基本因素。如只控制其中的三个因素、二个因素或一个因素，只能称为部分的空气调节，而非全部的空气调节。许多办公室的温度太高，工作人员有不舒适与头昏之感。应于冷暖机上装设调节器，以调节温度。?

　　湿度会影响人类的舒适与效率。在同样温度之下，潮湿的空气令人感觉热，而干燥的空气则令人感觉冷。特别潮湿的空气，会引起呼吸器官的不舒适并引起沉闷、疲倦之感觉。同样，特别干燥的空气则经常引起焦虑与精神急躁之感。办公室理想的相对湿度是40%-60%。如相对湿度是20%，则办公室的空气太干燥;当相对湿度是70%，则空气太潮湿。?

　　空气，如缺乏适当的通风，则令人感到昏昏沉沉与极度的疲劳。正常的通风标准是每个人每小时约需2000立方米的空气。

　　(四)声音

　　嘈杂的办公室并非有效率的。噪音令人感到不愉快、分散注意力、增加工作成本、且容易造成工作的错误。一个效率高的办公室，应注意声音的调节，防止噪音，力求办公室的安静。

　　减少或尽可能消除声音的来源：在打字机与计算机底下毛垫，并在其余的设备底下置橡皮垫。在机械上的防声橱亦能有效地排除声音。此外，在档案柜、门、桌子、椅子上，涂上一些润滑剂，及请求职员为别人设想，减少不必要的谈话，养成职员相互低谈的习惯，均能减少声音。?

　　设办公室于安静之处。建筑物之项楼通常是声音较低之处，因远离街道车辆与行人。此外，避免将办公室直接暴露于声源或太拥挤之处。?

　　把办公室与声源隔离。将所有发出音响的设备与机器，置于一个单独的房间，倘不可能的，将主要的声源设备与机器集中于一处，较散置于办公室各处为优。

　　办公室的地板、天花板与墙壁，采用防音板或吸音的物质时，声音即很快地消失。地板采用地毯可吸收声音。同样，窗帘亦能吸收声音。天花板及墙壁可采用多孔纤维状的矿物瓦，及多硬纸板作成的吸音板。?

　　窗户宜用两层玻璃，当街市声音太嘈杂时，将窗户关闭。?

　　任何办公器具不得于金属墙之前，以减少回音。?

　　按照工作流程布置座位，以减少往返走动之声。?

　　接待来宾，宜专设会客室，以免谈话影响办公。?

　　(五)音乐

　　当职员工作时，如播放适当音乐，则可改进工作的条件，减轻心理与视觉的疲劳，减少精神的紧张，并使职员有愉快之感。?

　　办公室的工作，因播放音乐而显示最大益处的工作包括：档案、收发、打字、接待、打孔与查对等。在对35000名以上职员所做的一项调查显示，90%以上的职员喜欢在工作时播放音乐;同数的职员相信音乐能使工作更加愉快;并且几乎85%的职员称播放音乐，工作就不会感到单调。?

　　音乐需加适当的控制，即为实现特别目的，音乐应预先安排。凡令人分散注意力与引起注意力的音乐，如沉闷的管乐与独奏曲应予排除。音乐之选播应配合特别的办公室工作，视职员的性情需要。早晨宜选用轻松愉快的音乐，最大激励的音乐可于中午前及下午播放。办公室的音乐，以选播轻快的古典音乐与节奏轻快的音乐为主。

?2013年下半年秘书资格报名信息汇总

?2013年上半年秘书资格成绩查询汇总

更多信息请访问：秘书资格频道    秘书资格论坛