2014年秘书资格三级复习笔记:会前筹备

　　第一章第一节会前筹备

　　一 、会议方案的拟订

　　(一)会议筹备方案的概述:1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:

　　(1)确定会议的主题与议题。

　　(2)确定会议的名称。

　　(3)确定会议和议程。

　　(4)确定会议的时间性和地点。

　　(5)确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要

　　(6)确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。

　　(7)确定会议与会代表的组成。

　　(8)确定会议经费预算。

　　(9)确定会议住宿和餐饮安排。

　　(10)确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

　　2.会议筹备方案的作用:(1)确保会议的周密组织(2)确保会议服务质量和沟通协调到位;(3)确保会议领导的意图得以贯彻执行

　　3.电话会议及视频会议

　　(1)电话会议交流信息的特点

　　1)电话会议:①方便灵活，准备时间短，回复迅速。②缺少身体语言，难以进行互动交流;缺少文本，难以传递大量细节信息。

　　③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式(如传真、电子邮件)。

　　2)电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：1准确发出开会信息;2认真分发会议书面信息材料;3合理安排会场信息传输设备;4按时接通电话;5互相能报出席情况;6做好会议记录。

　　(2)视频会议

　　1)视频会议的特点:①声音和图像同时传送。②不受空间的限制。③节省时间、费用。

　　④交流效果较好。⑤视频会议的交流不够深入广泛。

　　2)视频会议信息工作的要求

　　由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。

　　具体要求有：1 发出开会信息;2分发文件信息资料;3布置会场;4置与检查会场信息传输设备;5做好会议准备;6采用行集中后分散的形式;7汇总情况信息。

　　4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。

　　5.会务机构分工的要求

　　会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。具体要求如下：(1)要根据会议的规模和类型组织人员队伍。(2)会务机构要分工明确、责任到人。(3)加强协调，定期沟通。

　　(二)会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会 分成筹备小组 形成筹备方案 领导审核方案。

　　二、会务筹备概述

　　(一)会务筹备概述

　　1.会务筹备情况检查的主要内容:(1)会议准备是否充分;(2)会议期间能否排除各种干扰;(3)环境条件与用品准备(4)文件材料的准备情况;(5)会场布置情况的检查;(6)会议保卫工作的检查;(7)检查的其他内容

　　2.会务筹备情况检查结果的形式:务筹备情部的检查结果可以通过三种形式向领导或会议工作人员汇报。第一，书面形式;第二，口头形式;第三，协调会形式。

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