2014年秘书资格二级辅导资料:档案的转移

　　档案的转移

　　我们每天都会产生大量的文件，而在这个“寸土寸金”的社会里，我们的办公室没有多余的空间存放这么多的纸质档案，因此要把它们转移到指定的贮藏室里，需要用时再取出。转移档案要制定一个周密的计划，并且要有很多的步骤，这样才能安全容纳大量资料。

　　1.在转移之前计划好新的档案。

　　2.如果全部档案都要转移，文件抽屉里只留下导引卡，要为新的档案提前准备好文件夹，文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。

　　3.如果留下文件夹和导引卡，要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料，在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。

　　4.如果有足够的空间，可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期，直到新的档案中积累了足够的参考资料。

　　5.确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。

　　6.为避免影响正常的办公室工作，要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程，这时不妨多找几个人来帮忙，分工合作，既高效又保持工作质量。

　　7.在所有转移文件或盒子上贴上标签，写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。

　　8.把转移的档案或盒子捆紧，并在运送过程中确保安全。

　　电话使用规定

　　(1)办公室电话是为办公提供的，因公打长途电话须经秘书同意，并登记联系单位、联系入、联系事由和通话时间等，每月秘书与电信局结算。

　　(2)因私事打长途或市内电话原则上不予办理。

　　(3)凡未经同意而私自拨打长话者，除费用自理外，还应根据情况就长话费用给予1～3倍的罚款。

　　(4)因公市内电话亦应按规定登记，非因工作需要不准打市话。

　　(5)非本系工作人员不准使用本系话机打外线和长途电话。

　　(6)不论何种电话，均应节约时间“长话短说”，严禁用电话闲聊。

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