四级秘书职业资格考试讲义总结：会议与商务活动

　　会议与商务活动

　　鉴定要点与重点提示

　　一、鉴定要点

　　掌握会议议程、日程的拟定方法;正确选择会址;做好会议记录、会议中的信息沟通和会议期间值班、保卫工作以及会议经费结算工作;掌握开放参观活动方案的拟定和安排宴请活动的要求、商务旅行计划和旅程表的制定方法。

　　熟悉会议议程与日程的区别;掌握会议期间信息的收集、传递、反馈，以及信息加工的形式;学会会议文件资料立卷归档的步骤和国外商务旅行准备工作的主要内容。

　　二、重点提示

　　1.会议议程表的设计方法

　　(1)注意议题所涉及各种事物的习惯顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

　　(2)议程表中第一项是宣布议题，安排讨论问题时应尽量将同类性质问题集中安排在一起。

　　(3)保密性较强的议题一般安排在后面。

　　2.会议日程表的设计方法

　　(1)会议的日程表一般采用简短文字或表格形式。

　　(2)将会议时间按每天上午、下午、晚上三个单元将议题具体化。

　　3.安排会议议程和日程应注意的问题

　　(1)会议议程和会议日程的功能不同。

　　(2)会议议程的编制在前，一旦确定不应再改变。会议日程如遇到一些变化可相应调整。

　　(3)会议议程与日程必须吻合。

　　(4)会议议程和日程表制定后，须经主管领导审核方可实施。

　　4.选择会址应考虑的因素

　　(1)交通便利。

　　(2)会场的大小应与会议规模、主题相符。

　　(3)场地要有良好的设备配置。

　　(4)应尽量避开闹市区，地应不受外界干扰。

　　(5)选择会议地点应考虑有无停车场。

　　(6)场地租借的成本必须合理。

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