2013年秘书资格四级考试复习笔记（11）

　　秘书考试(四级)复习笔记之文书拟写

　　第一节 文书拟写

　　一、批转转发性通知

　　批转转发性通知是指批转、转发、印发公文的通知，分为三类：批转通知、转发通知、印发通知。

　　批转转发性通知的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+转发(印)文件原件。

　　在写批转转发性通知时要注意所有的批转转发性通知均有附带文件。它们属于“正件”，而不是“附件”。

　　二、报告

　　报告是汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。报告具有汇报性、陈述性。报告与请示的区别在于性质要求和行文时限不同。报告分为三种：汇报工作报告、反映情况报告、答复询问报告。

　　报告的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期

　　写报告时要注意报告事项要真实、报告时间要及时、报告不得夹带请示事项。

　　三、请示

　　请示是向上级机关请求指示、批准的公文。请示的特点是一文一事、请批对应、事前行文。请示分为求示性请示和求批性请示。

　　请示的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注

　　写请示时要注意职能主送一个机关、要逐级请示、语气宜温和谦恭。

　　四、问答函

　　问答函，是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函。问答函分为询问函和答复函。

　　询问函与答复函的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期

　　写问答函时要注意单位间交往的问答函应采用“信函式格式”行文。单位间交往的问答函属于正式行文，应采用“信函式格式”。单位内部交往的信函可采用便函形式。

　　五、简报

　　简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“简讯”、“动态”等。简报的特点是简、快、新、实。简报分为工作简报、会议简报、动态简报。

　　简报的结构是：报头+报核+报尾

　　写简报时要注意文字凝练，篇幅简短;内容真实、准确、典型;针对性、指导性强;一是一报、切忌面面俱到。

　　六、意向书

　　意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。意向书具有协商性、灵活性和简略性的特点。

　　意向书按合作关系的不同可分为多种类型：加工承揽意向书、建设工程承包意向书、货物运输意向书、财产保险意向书、科技协作意向书等。

　　意向书的结构是：标题+正文+尾部

　　写意向书时要注意语言准确，表达清楚;忠实于洽谈内容。

　　七、订货单

　　订货单是订购产品和货物的单据。订货单的特点是协约性和严肃性。

　　订货单的一般结构是：标题+正文+尾部

　　写订货单时要注意制作订货单应注明有效期限，注意订货单与订货合同的区别。

　　八、商品说明书

　　商品说明书是商品的生产者向消费者或用户介绍其商品的特点、成分、性质、构造及注意事项等有关知识的说明文。

　　商品说明书具有真实性、科学性、条理性和通俗性的特点。

　　简单商品说明书由标题和正文组成。复杂商品说明书由封面、目录、概述、正文、封底构成。

　　写商品说明书时要注意如实介绍，真实可信;抓住特征，突出个性;语言简洁。通俗明了;设计新颖，美观大方

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