2013年秘书资格考试复习笔记8

　　会议与商务活动

　　鉴定要点与重点提示

　　一、鉴定要点

　　掌握会议议程、日程的拟定方法;正确选择会址;做好会议记录、会议中的信息沟通和会议期间值班、保卫工作以及会议经费结算工作;掌握开放参观活动方案的拟定和安排宴请活动的要求、商务旅行计划和旅程表的制定方法。

　　熟悉会议议程与日程的区别;掌握会议期间信息的收集、传递、反馈，以及信息加工的形式;学会会议文件资料立卷归档的步骤和国外商务旅行准备工作的主要内容。

　　二、重点提示

　　1.会议议程表的设计方法

　　(1)注意议题所涉及各种事物的习惯顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

　　(2)议程表中第一项是宣布议题，安排讨论问题时应尽量将同类性质问题集中安排在一起。

　　(3)保密性较强的议题一般安排在后面。

　　2.会议日程表的设计方法

　　(1)会议的日程表一般采用简短文字或表格形式。

　　(2)将会议时间按每天上午、下午、晚上三个单元将议题具体化。

　　3.安排会议议程和日程应注意的问题

　　(1)会议议程和会议日程的功能不同。

　　(2)会议议程的编制在前，一旦确定不应再改变。会议日程如遇到一些变化可相应调整。

　　(3)会议议程与日程必须吻合。

　　(4)会议议程和日程表制定后，须经主管领导审核方可实施。

　　4.选择会址应考虑的因素

　　(1)交通便利。

　　(2)会场的大小应与会议规模、主题相符。

　　(3)场地要有良好的设备配置。

　　(4)应尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰。

　　(5)选择会议地点应考虑有无停车场。

　　(6)场地租借的成本必须合理。

　　5.做好会议记录

　　(1)会议记录的准备工作

　　1)准备足够的笔、笔记本和记录用纸，以及录音机和磁带。

　　2)备有会议议程表和相关文件资料，了解与会人员的座位图。

　　(2)会议记录的内容：会议描述;与会者姓名;会议过程;主席、记录员签名。

　　(3)会议记录的方法

　　1)重点应将会议主要讨论的观点、决议、决定、重要声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，其他内容概括记录。

　　2)漏记内容对照录音磁带进行修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做简要的解释。

　　3)与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。

　　(4)会议记录的修改

　　1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿经他签字批准。

　　2)经会议批准，会议记录如有错误，主席或秘书可以更改。

　　3)会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。

　　(5)会议记录的要求：准确、完整、简洁、条理清楚。

　　6.会议期间的信息沟通

　　(1)做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作

　　1)秘书人员要多听、多记、多想、多跑，全面收集信息。

　　2)要深入实际，掌握第一手资料。

　　3)注重信息的加工。

　　4)注重实效，狠抓反馈信息的收集。

　　(2)会议期间的对外宣传工作

　　1)妥善处理与新闻媒体的关系。

　　2)注意内外有别，严守单位秘密。

　　3)在传递方式、内容选择上应本着对象、效果、实效、费用的原则综合考虑。

　　4)注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道。

　　5)为召开记者招待会提供必需的信息资料。

　　6)信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出。

　　7)与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时。

　　(3)信息加工的形式：综合加工;提炼加工;推导加工。

　　(4)信息传递的方式：口头传递;影像传递;电子系统传递;专人传递。

　　7.会议的值班、保卫工作

　　(1)会议值班工作的内容

　　1)搜集有关情况，传递各种信息。

　　2)控制与会议无关人员随便出入会场。

　　3)备有公司和各部门领导、后勤部门主管的联络方式。

　　4)坚守岗位、人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。

　　(2)会议保卫工作的内容：与会人员的人身安全的保卫、重要文件的保卫、会场和驻地的保卫、各种设备和物品的保卫、私人贵重物品的保卫。

　　8.会议文件资料立卷归档的步骤

　　(1)会议文件的收集整理工作：收集范围、收集渠道、收集方法。

　　(2)会议文件收集整理工作的方法

　　1)责任落实到人。

　　2)严格履行文件登记手续，认真检查文件缺损情况，并及时采取补救措施。

　　3)注意保密。

　　9.会议经费结算工作

　　(1)会议收款的方法和时机

　　1)在会议通知中注明收费标准、可采用的支付方式。

　　2)如用信用卡收费，要问清姓名、卡号、有效期等。

　　3)与财务部门确定正确的收费开票程序。

　　(2)会议付款的方法和时机：演讲者费用、场租费、租用设备费等事先商定好费用，会议结束后付费。

　　10.拟定开放参观活动方案

　　(1)开放参观活动方案的主要内容

　　1)确定开放参观活动的主题。

　　2)安排开放参观的内容。

　　3)选择开放参观的时机。

　　4)确定邀请对象。

　　5)选择参观路线。

　　6)策划宣传工作。

　　7)做好解说及接待准备。

　　(2)安排开放参观活动的注意事项

　　1)目的明确。

　　2)时机选择要得当。

　　3)处理好公开与保密的关系。

　　4)安排好细节问题。

　　5)精心做好展示工作。

　　11.安排宴请活动的方法与要求

　　(1)宴请活动的准备工作

　　1)列出宾客名单，发出正式请柬。

　　2)确定宴请时间、选好宴请场所。

　　3)确定菜单。

　　4)排定桌次、座次。

　　5)宴请程序：迎客、入席、敬酒、交谈、散席。

　　(2)宴请形式：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等。

　　(3)宴请目的：为代表团来访;为庆祝某一节日、纪念日;为展览会的开幕、闭幕;为某项工程动工、竣工等。

　　12.拟定商务旅行计划

　　(1)商务旅行计划的内容：时间、启返日期、住宿安排、会晤人员、交通工具的选择、上司或接待人的特别要求、天气状况、行程安排、差旅费用。

　　(2)旅程表的主要内容：日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注。

　　13.出国商务旅行的准备工作

　　(1)办理各种必要的出国手续：撰写出国申请，办理护照，办理签证，办理《国际预防接种证书》，办理出境登记卡，订购机票，办理保险。

　　(2)出行前的准备：编制旅行方案，办理兑换外币，准备随身携带物品，为上司准备携带的文件，检查相关证件，收集所到国的背景资料。

　　(3)出人境手续：边防检查;海关检查;安全检查;健康检疫。

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