2013年秘书资格考试四级复习之会后落实(五)

　　(四)注意事项

　　1.整理会议文字记录

　　(1)熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。

　　(2)善于对讲话中的不足之处进行补正。口头表达有明显的随意性。做记录整理，或将讲话整理成文章，有的甚至作为指导性或指定性文件下发时，就要求整理人能鉴别出过之、不及和疏忽之处，加以补正，这也体现一种能动性。

　　(3)加强写作训练，提高写作水平。要把口头语言转换成书面语言，做到既保留讲话人的风格，又要观点鲜明、条理清晰、文从字顺。

　　2.整理会议录音

　　整理录音的工作，就是根据所录语言的中心思想，删除不必要的语言，补充和修改不足、不恰当以及没有录进去的内容，使整理稿成为中心明确、条理清楚、文字通顺、内容连贯的书面材料。

　　录音整理是针对讲话、发言没有文稿或讲话、发言与文稿差距较大的情况而开展的。对于照本宣科所作的录音，就没有整理的必要，只要把录音磁带存档即可。

　　整理录音既要借鉴整理文字记录的方法和技巧，也要结合录音的特点，掌握一些方法和技巧。

　　(1)删除。在整理过程中，要删除不必要的、重复的语言。还要根据讲话稿的用途，删除不宜公开的材料，对明显的错误说法给予删除或代为改正，删除过多的举例，只留下最能说明问题的一个。

　　(2)|增加。在整理过程中，应该增加一些作为书面文章必不可少的内容，如补充语句、标点、标题等。

　　(3)修改。这里所说的修改主要是指语法、写作上的修改。如果讲话人表达不规范、不严谨、不确切，引文不准、层次混乱、衔接不好，就要对录音进行修改。在整理录音时，要特别注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。

　　(4)送审。录音整理好后，要送讲话人、发言人审阅。讨论性的发言除了给发言人审阅外，还要送会议领导、主持人审阅。这样，一方面，讲话人、发言人、会议领导、主持人可以对自己的讲话作些修改;另一方面，也可避免因整理者水平所限而造成的整理错误。送审既是对讲话人的尊重，更重要的这是一种工作程序，必须按工作程序办。

　　(5)整理录音在技术上要注意的事项。一是在整理时，千万不要按错键。如果按下录音键，那就无法补救了。为了避免按错键而把录上的内容抹去，保险的办法是在整理录音前先复制一份放好，这样就万无一失了;二是为避免过多地按键，在整理录音时，可使用录音机的暂停功能，放一句录音，记一句。如果用的是变速的录音机，可慢速放音，这样，整理者能够记得过来;三是重要的会议录音不要在家中整理，以免泄密。

　　(五)相关链接

　　1.清理文件

　　会议过程中形成的大量文件在会议结束时要认真清理。清理的办法是“收、存、带、销”。所谓收，就是对机密以上等级的会议文件，要一份不少地收回;所谓存，就是对今后工作有查考价值的会议文件，要及时汇编成册，立卷存档;所谓带，就是对有些需要与会人员带回各单位传达学习的文件，要办理登记手续，让与会人员带回;所谓销，就是对用后回收的多余的会议文件，要按照有关规定予以销毁，确保会议文件安全。

　　2.案卷移交须办理移交手续

　　文书立卷工作结束，就要与档案部门商定归档事宜，以便及时办理案卷移交手续。案卷移交必须遵循归档制度。

　　(1)移交前，档案部门应当检查案卷质量。

　　(2)移交时，交接双方要根据移交目录仔细清点案卷，按案卷封面、卷内目录、卷尾备考表核对每个案卷内的公文。

　　(3)清点、核对无误后，交接双方在案卷移交目录的备考表移交人、接收人栏内签名，并签注交接时间。

　　3.正确区分会议文件保管期限

　　根据案卷内容的重要程度确定保管期限，并在可能的条件下将保管期限不同的文件分开立卷，有利于文件的管理和鉴定，也有利于文件的提供利用工作。根据国家档案局有关规定，会议文件的保管期限分为永久、长期、短期3种。

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