2013年秘书资格考试四级复习之办公事务(三)

　　5.商务费用报销

　　(1)申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，经组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

　　(2)一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款;另一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。无论是使用支票还是现金，都要向对方索取相应的发票。

　　(3)商务工作结束后，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门。 (4)如计划的费用需要超出时，应提前向领导报告，在得到批准后，超出的部分才可报销。

　　6.公文形成的过程 交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印。

　　7.公文处理的基本程序 签收→登记→拟办→批办→承办(阅读)→交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印→登记→发文→立卷→归档→销毁。

　　8.文书立卷、归档及销毁

　　(1)立卷的范围：已经办理完毕、具有查考价值的文件材料。

　　(2)立卷的工作程序：检查整理立卷的文件一鉴别区分保管期限一具体组卷一拆除装订障碍一修补不合规范的文件一编写页号一登记《卷内目录》和《备考表》一拟定案卷标题一装订成卷一填写案卷封面一案卷排列与编号一编制《案卷目录》一编写归档号。

　　(3)公文案卷归档：文书部门将立好的案卷定期向档案部门移交，以便集中保管。

　　(4)公文销毁 1)销毁的范围：是指已办毕的没有归档和存查价值的公文。 2)销毁的程序：是由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定;确认应销毁的文件后，逐件核定造册;将销毁文件目录送主管领导人审查签批;在有关人员监督下送往指定地点销毁。 3)销毁的方式：包括焚烧、粉碎、重新制成纸浆。

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