2013年秘书资格考试四级复习之办公事务(五)

　　12.编制时间表的方法

　　(1)时间表是管理时间的一种手段。它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，有效管理时间、保证完成任务的简单方法。

　　(2)编制时间表的方法 1)根据需求确定编制时间的周期。 2)收集并按时间顺序列出该阶段所有工作、活动或任务，如活动之间有矛盾应及时调整。 3)绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目，用简明的文字将信息填人表格。

　　13.管理工作日志

　　(1)工作日志的使用方法 1)提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填出，同时在自己的工作日志上标出当日应完成的工作。 2)填入的信息应清楚、完整、准确，当日出现情况变化应更新工作日志并告知上司，同时做好善后工作。

　　(2)工作日志填写的主要内容 1)上司工作日志的主要内容：上司在单位内部参加的会议、活动情况、接待的来访者;上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况;上司的个人安排;上司的私人信息。 2)秘书工作日志的主要内容：上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜;上司交办的工作;自己职责中应做的工作、活动。

　　(3)秘书在管理工作日志时应注意的问题 1)安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔。 2)进行项目的时间调整、变更，应遵循先重急后轻缓的原则。 3)确定变更后，应立即做好有关善后工作。 4)检查工作日志是否已将变更后的信息记录上。

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