2013年秘书资格考试三级章节重点详解:会议筹备方案

　　一 、会议方案的拟订

　　(一)会议筹备方案的概述:

　　1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:

　　(1)确定会议的主题与议题。

　　(2)确定会议的名称。

　　(3)确定会议和议程。

　　(4)确定会议的时间性和地点。

　　(5)确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要

　　(6)确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。

　　(7)确定会议与会代表的组成。

　　(8)确定会议经费预算。

　　(9)确定会议住宿和餐饮安排。

　　(10)确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

　　2.会议筹备方案的作用:

　　(1)确保会议的周密组织

　　(2)确保会议服务质量和沟通协调到位;

　　(3)确保会议领导的意图得以贯彻执行

　　3.电话会议及视频会议

　　(1)电话会议交流信息的特点

　　1)电话会议:①方便灵活，准备时间短，回复迅速。②缺少身体语言，难以进行互动交流;缺少文本，难以传递大量细节信息。③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式(如传真、电子邮件)。

　　2)电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：1准确发出开会信息;2认真分发会议书面信息材料;3合理安排会场信息传输设备;4按时接通电话;5互相能报出席情况;6做好会议记录。

　　(2)视频会议

　　1)视频会议的特点:①声音和图像同时传送。②不受空间的限制。③节省时间、费用。④交流效果较好。⑤视频会议的交流不够深入广泛。

　　2)视频会议信息工作的要求

　　由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。具体要求有：

　　1 发出开会信息;

　　2分发文件信息资料;

　　3布置会场;

　　4置与检查会场信息传输设备;

　　5做好会议准备;

　　6采用行集中后分散的形式;7汇总情况信息。

　　4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。

　　5.会务机构分工的要求

　　会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。具体要求如下：(1)要根据会议的规模和类型组织人员队伍。(2)会务机构要分工明确、责任到人。(3)加强协调，定期沟通。

　　(二)会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会 分成筹备小组 形成筹备方案 领导审核方案。

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