2013年秘书三级资格考试实务题案例分析-7

　　人物：秘书初萌(女)、销售部张伟、公关部李力、天地公司职员(声音)

　　物品：电脑、热感传真机、一份白纸打印的文件(两页，上有回形针)，一份深色纸打印的文件(两页，有回形针)、一卷未拆封的传真纸、传真纸卷轴、一份物品领用申请表、两本复印纸、笔、“库存记录”本

　　场景：秘书办公室，要求有桌椅、电脑、传真机、沙发、储藏柜、电话等。

　　情景一

　　初萌身着职业装，坐在电脑前打文件。桌面零乱，传真机上压着一大摞文件。(镜头扫过周围环境，能够看出电脑屏幕没有对着门口，坐在沙发上亦无法看到屏幕)。

　　销售部的张伟走进来，手里拿着一个文件夹。他从中拿出两份文件。

　　张伟：“初萌，帮忙给天地公司发一份报价单。我们打了两份，你看哪份发过去效果会更好些?”初萌：“我看看。”初萌接过原稿，将深色的文件还给张伟，扬着手中的文件说：“就发这份吧!你在沙发上等会儿。”张伟在沙发上坐下。

　　初萌将传真机上的文件放到桌子上。然后插上传真机的电源，传来报警声，红色报警灯闪烁，初萌看了一眼液晶显屏，自语道：“可能没纸了。”

　　初萌打开传真机，从中取出纸卷轴。转身从储藏柜中拿出一卷新的传真纸，拆开包装，顺便用手指甲在纸的一面划了一下，出现黑色的划痕(特写)。初萌将传真纸装好，盖上面板。

　　初萌取下原稿上的回形针，磕齐后正面朝下放入传真机中，然后拿起话筒，拨号码。初萌：“你好!我是宏远公司的初萌，要给你们经理发一份传真，请给我一个信号。”(画外音)“好的。”听筒中传来信号音。初萌按下“开始”按钮，然后放下听筒，传真机开始发送传真(特写)。

　　传真发送完毕，初萌再次拨通对方电话：“你好!我是宏远公司的初萌。请问传真收到了吗?字迹清楚吗?”对方：“收到了，很清楚，谢谢!”初萌：“不客气。再见!”对方：“再见!”(画面淡出)

　　情景二

　　公关部的李力拿着一份“物品领用申请表”走进办公室，“初萌，领点儿复印纸。”初萌接过申请表将其放在桌子上。(特写：领用人、主管都未签名，日期也未填写)

　　物品领用申请表

　　申请部门：公关部

　　初萌转身去储藏柜中拿出两本复印纸递给李力。李力说：“再给我们点儿笔吧，办公室总找不到笔用。”“没问题!”初萌说着又拿出几支笔递给李力。“谢谢啊!”李力接过物品转身走了。

　　初萌坐回办公桌前，从文件夹中找出“库存记录”，打开，进行登记。(画面淡出)

　　1、秘书着装正确，符合职业标准。对

　　2、办公桌比较零乱，不整齐。错

　　3、电脑放置位置符合要求(屏幕背对门口，背对沙发)。对

　　4、不应在传真机上放置任何其他东西。错

　　5、选择原稿正确，白色或浅色的纸发送效果好。对

　　6、应提前接通电源，做好工作准备。错

　　7、能够正确处理传真机报警故障。对

　　8、能够区分传真纸的正反面。对

　　9、能够正确安装记录纸。对

　　10、能够检查原稿，取下回形针。对

　　11、能够正确放置发送原稿。对

　　12、电话用语正确。对

　　13、发送传真过程正确。对

　　14、能够对传真进行确认。对

　　15、领用物品需要填写申请表。错

　　16、物品领用申请表中主管、领用人等未签字。错

　　17、物品领用申请表中未填写日期。错

　　18、发放物品的名称与数量必须与申请表中一致，不得任意增加。错

　　19、能够及时更新库存记录。对