2014年四级秘书辅导《秘书实务》笔记:文字工作

    文字工作

　　从一定意义上来说，秘书就是文字工作者。

　　一、文字与文字工作

　　文字：文字的字面涵义，可以有多种解释。本章所言文字，意指语言的书面形式，即文书或文章的意思。显然，这里的“文字”非指某一符号体系，而是指能表达某种意思，并具有一定体式的书面材料。如各种文字记录稿和各种文字稿本。

　　文字工作：所谓文字工作，可以作广义与狭义的理解。广义上的文字工作，是泛指一切以制作书面语言为生的职业技能活动，如新闻记者的工作，报刊编辑的工作，图书编辑的工作，作家的工作，自由撰稿人的工作等;狭义上的文字工作，特指秘书用书面语言代行领导者或领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动。如为机关起草各种文书，代领导者起草各种讲话稿，记录各种公务活动，审核各种文稿等。

　　二、秘书文字工作的特点⑴写作活动的受动性：有感而发――奉命写作;我要写―要我写⑵思维形式的抽象性形象思维――抽象思维;⑶表达方式的综合性说明为主，兼有记叙和说明;⑷成文过程的程序性“作者中心论”、“我手写我心”、“文责自负”

　　三、文字记录

　　1.秘书文字记录的种类⑴电话记录：为便于电话记录，许多机关或部门都备有专门的电话记录纸，其格式大都约定俗成。机关的电话记录用纸，一般分为发出电话记录纸和接收电话记录纸两种。⑵值班记录值班工作，是各级秘书机构的重要日常工作。做好值班工作，对于保证机关单位的信息沟通、来访接待和应急处理等，无不具有重要作用。秘书在值班期间，要处理大量的、具体的、事关机关形象的事务性工作。为了如实地反映值班情况，准确地记载值班事务，妥善地做好交接工作，并为日后查考提供方便条件，秘书应认真做好值班记录，即填写值班日志。⑶来访记录凡设有专事来访接待的机构，一般都有来访登记制度，并备有专门的记录用纸，秘书应认真填写。⑷会议记录秘书要经常参与各种会议的筹备和组织。其任务之一，就是负责会议记录。会议记录一般分为两个部分：第一部分为会议的一般情况，第二部分为会议内容。为保证会议记录的规范化，机关单位都备有专门用纸。⑸大事记是领导决策与管理活动的真实写照，具有重要的认知价值和参考价值。大事记一般一事一记，按日编排。一天之内发生几件大事，就逐一记录几件大事，这便是一天的大事记。如果坚持逐日逐月地记录大事，年终便形成了一年的大事记。⑹调查记录⑺领导讲话记录⑻领导口授记录

　　2.文字记录的过程⑴备好纸和笔，随时准备记录现代化的办公设备，为秘书提供了越来越先进、便捷的记录工具，但是受到经费、场合、时间、安全和纪律等因素的制约，秘书的文字记录永远也离不开笔和纸。秘书在记录时，不要使用铅笔、一般圆珠笔和普通墨水。若要使用圆珠笔，应使用国家档案部门推荐的322(黑)、424(纯蓝)油墨灌注的笔芯。⑵用心倾听和判断，快速做出记录(在平静的状态下，一般人每分钟能讲一百二十至一百五十个字，说和记在速度上存在巨大悬殊)⑶及时补充和修改，认真整理记录

　　3.文字记录的方法⑴要点记录法⑵详细记录法⑶常用的速记法⑷特殊的标识法①形象的写法②会意的写法③假借的写法⑸笔记与录音并用法

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