2014年秘书资格五级考试"会议与商务活动"重点详解

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　　“会议与商务活动”鉴定大致重点:掌握发送会议通知的方法及注意事项，能够拟写带回执的会议通知;掌握各种会议证件的制发和会议文件资料的发放;了解与会人员的接站、报到、签到工作的基本内容和程序;做好会议的善后工作，包括安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理。 掌握会见与会谈、开放参观准备工作的内容及活动的基本程序;商务旅行准备工作的主要内容。熟悉会议构成的要素;会议的种类与作用;内部会议室的预订方法。

　　重点详解：

　　1、会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。会议构成要素可分为基本要素(会议目的、召开时间、会议地点、主持者、与会者、主题、议题、日程)和选择要素(会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗材料等)

　　2、会议种类

　　(1)按组织类型可分为内部会议或外部会议，正式会议和非正式会议

　　(2)按时间方面的规定性可分为定期和不定期两类

　　(3)按出席对象可分为联席会、内部会、代表会、群众会

　　(4)按功能性质可分为法定性会议、决策性会议、执行性会议、告知性会议、学术性会议、显示性会议

　　(5)按议题性质可分为专业性、专题性、综合性等

　　(6)按规模可分为特大型、大型、中型、小型

　　(7)按会议采用的方式手段可分为常规会、广播会、电话会、电视会等

　　(8)按与会者的国籍及议题可分为国内会议和国际会议

　　3、公司常见会议的各类与作用

　　(1)经理例会

　　(2)部门员工例会

　　(3)股东会*(P3)

　　(4)董事会

　　(5)公司年会

　　(6)客户咨询会

　　(7)产品展销定货会

　　(8)业务洽谈会

　　(9)新产品新闻发布会

　　4、发送会议通知

　　(1)发送方法或形式：口头通知和书面通知、正式通知和非正式通知。

　　(2)发送内容

　　会议通知的主要内容：被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。

　　1)会议相关材料：预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况。

　　2)回复时需要的信封、邮票等。需要回复的会议通知或预备通知中可加入明信片，上面应注明本公司的公司地址、邮编、电话、发信人姓名等。

　　3)会议中使用的有关票据。

　　4)附说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，标明交通工具及线路。

　　(3)发送通知程序(P8)

　　(4)发送会议通知的注意事项

　　1)明确会议通知发送对象。

　　2)落实发送的回复确认环节。

　　3)对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。

　　(5)处理回执

　　1)回执一定要注明寄回的截止时间。

　　2要明确会议组织者所需了解的重要信息。

　　3)回执寄回后要认真统计，及时确认。

　　5、会议的各种准备工作

　　(1)制作姓名卡片、会议证件、会议指示标识的方法

　　会议证件的作用：证明身份、保证会议安全、统计到会人数、维持会议程序

　　会议指示标识分为标识牌、区域图、名签与台签

　　1)内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。

　　2)重要的大型会议要贴本人照片，并加盖印章。

　　3)证件的形式应反映出会议的内容

　　4)应区分与会者的身份。会议证件有类型主要有代表证、列席证、工作证、记者证、来宾证

　　5)应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片，在主席台放置台签式姓名卡片

　　6)注意会议证件中的文化理念

　　(2)会议文件资料发放的基本方法

　　1)按照与会者名单，准备好每人一个文件袋。

　　2)分发重要文件要编号、登记，保密文件要注明密级。

　　3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。

　　4)适时适量。

　　5)内容重要又需要事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达。

　　(3)会议所需用品和设备的准备

　　1)准备会议所需物品要尽量考虑全面，有备无患。

　　2)会议用品和设备的类型分为必备用品和特殊用品。

　　(4)预订内部会议室的方法

　　1)要打出一定的提前量，在确定准确的会期后，应尽早预订。

　　2)在使用的前一天，一定要再次落实。

　　3)会议室的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。

　　4)留有足够的自由使用空间，会议之间的间隔不宜太紧。

　　5)事先查看会议议程，了解会议是否需要音像辅助设备，并事先将设备调整到最佳状态。

　　(6)会议住宿工作

　　(5)接站报到工作的主要步骤

　　1)掌握与会者到达的时间和联系方式。

　　2)备有足够的车辆和接待人员。

　　3)有统一的指挥调度系统，人车要值班。

　　4)所有车辆和人员要按时间、路线接送

　　5)如设接待站要制作醒目的牌子或横幅，表明“××公司接待处”的字样;并设立引导牌或标识牌，表明报到的具体位置。

　　6)事先准备好文件袋发给报到人员。

　　(6)会议签到和引导工作

　　会议签到包括迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证

　　会议签到方式：

　　1)小型会议可由秘书逐一进行签到。

　　2)大型会议可用签到卡或电子签到机进行签到。

　　3)准备好登记本、签字笔等用具，必要时准备好嘉宾的留言簿。

　　4)按礼仪规范引导与会者入场。

　　签到工作程序(P28)

　　引导与会人员就座的方法(P28)

　　(7)会议接待的基本程序

　　1)迎接

　　2)会议签到和引导

　　3)安排合影

　　4)引领会议嘉宾进入会场或登上主席台

　　5)会议结束后送别

　　6、会议的善后工作

　　(1)安排与会人员返程工作

　　1)征询与会人员要求并进行登记。

　　2)预订车、船、机票

　　3)分发返程票

　　4)结清会议经费，开好发票，提醒归还物品，避免遗忘物品，准备资料袋及帮助搬运等。

　　5)安排车辆送站，分批送站，调配车辆

　　6)安排暂留人员。

　　(2)会议文件资料清退的方法

　　1)小型内部会议可在会议结束时请与会者将文件放在桌上，由文秘人员统一收集或由文秘人员在会议室门口收集。

　　2)大中型会议可提前发出清退目录，先由与会者个人清理，再统一交秘书处或下发收集目录，限时交退。

　　(3)整理会议室：将会议室整理恢复到备用状态。

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