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2014年秘书资格五级考试"会议与商务活动"重点详解

更新时间:2014-01-13 17:41:59 来源:|0 浏览0收藏0
摘要 会议与商务活动大致重点:掌握发送会议通知的方法及注意事项,能够拟写带回执的会议通知;掌握各种会议证件的制发和会议文件资料的发放;

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  “会议与商务活动”鉴定大致重点:掌握发送会议通知的方法及注意事项,能够拟写带回执的会议通知;掌握各种会议证件的制发和会议文件资料的发放;了解与会人员的接站、报到、签到工作的基本内容和程序;做好会议的善后工作,包括安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理。 掌握会见与会谈、开放参观准备工作的内容及活动的基本程序;商务旅行准备工作的主要内容。熟悉会议构成的要素;会议的种类与作用;内部会议室的预订方法。

  重点详解:

  1、会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。会议构成要素可分为基本要素(会议目的、召开时间、会议地点、主持者、与会者、主题、议题、日程)和选择要素(会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗材料等)

  2、会议种类

  (1)按组织类型可分为内部会议或外部会议,正式会议和非正式会议

  (2)按时间方面的规定性可分为定期和不定期两类

  (3)按出席对象可分为联席会、内部会、代表会、群众会

  (4)按功能性质可分为法定性会议、决策性会议、执行性会议、告知性会议、学术性会议、显示性会议

  (5)按议题性质可分为专业性、专题性、综合性等

  (6)按规模可分为特大型、大型、中型、小型

  (7)按会议采用的方式手段可分为常规会、广播会、电话会、电视会等

  (8)按与会者的国籍及议题可分为国内会议和国际会议

  3、公司常见会议的各类与作用

  (1)经理例会

  (2)部门员工例会

  (3)股东会*(P3)

  (4)董事会

  (5)公司年会

  (6)客户咨询会

  (7)产品展销定货会

  (8)业务洽谈会

  (9)新产品新闻发布会

  4、发送会议通知

  (1)发送方法或形式:口头通知和书面通知、正式通知和非正式通知。

  (2)发送内容

  会议通知的主要内容:被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。

  1)会议相关材料:预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况。

  2)回复时需要的信封、邮票等。需要回复的会议通知或预备通知中可加入明信片,上面应注明本公司的公司地址、邮编、电话、发信人姓名等。

  3)会议中使用的有关票据。

  4)附说明或回执单,要求与会者告知具体的到达和返程日期,标明交通工具及线路。

  (3)发送通知程序(P8)

  (4)发送会议通知的注意事项

  1)明确会议通知发送对象。

  2)落实发送的回复确认环节。

  3)对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。

  (5)处理回执

  1)回执一定要注明寄回的截止时间。

  2要明确会议组织者所需了解的重要信息。

  3)回执寄回后要认真统计,及时确认。

  5、会议的各种准备工作

  (1)制作姓名卡片、会议证件、会议指示标识的方法

  会议证件的作用:证明身份、保证会议安全、统计到会人数、维持会议程序

  会议指示标识分为标识牌、区域图、名签与台签

  1)内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。

  2)重要的大型会议要贴本人照片,并加盖印章。

  3)证件的形式应反映出会议的内容

  4)应区分与会者的身份。会议证件有类型主要有代表证、列席证、工作证、记者证、来宾证

  5)应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片,在主席台放置台签式姓名卡片

  6)注意会议证件中的文化理念

  (2)会议文件资料发放的基本方法

  1)按照与会者名单,准备好每人一个文件袋。

  2)分发重要文件要编号、登记,保密文件要注明密级。

  3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。

  4)适时适量。

  5)内容重要又需要事先送达与会者的文件,可派专人递送或用传真、特快专递送达。

  (3)会议所需用品和设备的准备

  1)准备会议所需物品要尽量考虑全面,有备无患。

  2)会议用品和设备的类型分为必备用品和特殊用品。

  (4)预订内部会议室的方法

  1)要打出一定的提前量,在确定准确的会期后,应尽早预订。

  2)在使用的前一天,一定要再次落实。

  3)会议室的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。

  4)留有足够的自由使用空间,会议之间的间隔不宜太紧。

  5)事先查看会议议程,了解会议是否需要音像辅助设备,并事先将设备调整到最佳状态。

  (6)会议住宿工作

  (5)接站报到工作的主要步骤

  1)掌握与会者到达的时间和联系方式。

  2)备有足够的车辆和接待人员。

  3)有统一的指挥调度系统,人车要值班。

  4)所有车辆和人员要按时间、路线接送

  5)如设接待站要制作醒目的牌子或横幅,表明“××公司接待处”的字样;并设立引导牌或标识牌,表明报到的具体位置。

  6)事先准备好文件袋发给报到人员。

  (6)会议签到和引导工作

  会议签到包括迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证

  会议签到方式:

  1)小型会议可由秘书逐一进行签到。

  2)大型会议可用签到卡或电子签到机进行签到。

  3)准备好登记本、签字笔等用具,必要时准备好嘉宾的留言簿。

  4)按礼仪规范引导与会者入场。

  签到工作程序(P28)

  引导与会人员就座的方法(P28)

  (7)会议接待的基本程序

  1)迎接

  2)会议签到和引导

  3)安排合影

  4)引领会议嘉宾进入会场或登上主席台

  5)会议结束后送别

  6、会议的善后工作

  (1)安排与会人员返程工作

  1)征询与会人员要求并进行登记。

  2)预订车、船、机票

  3)分发返程票

  4)结清会议经费,开好发票,提醒归还物品,避免遗忘物品,准备资料袋及帮助搬运等。

  5)安排车辆送站,分批送站,调配车辆

  6)安排暂留人员。

  (2)会议文件资料清退的方法

  1)小型内部会议可在会议结束时请与会者将文件放在桌上,由文秘人员统一收集或由文秘人员在会议室门口收集。

  2)大中型会议可提前发出清退目录,先由与会者个人清理,再统一交秘书处或下发收集目录,限时交退。

  (3)整理会议室:将会议室整理恢复到备用状态。

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