2014年三级秘书资格会前筹备复习：检查会议筹备情况

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　　检查会议筹备情况

　　会前检查是会前各项准备工作的落脚点，是保证会议能否顺利召开的必不可少的环节。

　　1.会议筹备情况检查的作用：

　　(1)发现问题，及时纠正。

　　(2)调整计划，改进提高。会议筹备方案是会前的计划，在会议筹备工作的具体实施中可能会因为各种情况的变化而产生新的问题。通过会前检查可以及时调整原有的会议筹备方案，使会议的各项准备工作做得更加完善。

　　2.会议筹备情况检查的主要内容

　　会议筹备情况检查的内容包括会议筹备方案中所涉及的全部项目。

　　(1)会议的准备工作是否充分。

　　(2)文件材料的准备。会议文件的准备大致有两种情况，一种是由秘书部门直接撰写，另一种是由相关主管部门、业务部门撰写。检查要特别注意第二种。对文件的核对、印制、分装等各个环节也要进行严格的检查，谨防差错。

　　(3)会场布置情况。会场的整体布置是否与会议的主题相适应。包括会标、徽铭、席位牌、灯光设备、其他设备等。

　　会标和标语：会标或标语是否端正适中、醒目、大方;字体是否端正、大小适中，有无错别字、漏字和不规范字等。

　　徽铭和旗帜：会议场地是否按规定和要求悬挂徽记

　　席次和席位牌：会场所用的人员姓名、单位名称等，

　　灯光音响：会议场地的灯光、音响、录像等设备要提前调试，特别是对一些不熟悉的设备，应试用并掌握正确的使用方法。

　　其他设备：会议场地的供水、供电、供气和空调设备是否能按要求正常运转。

　　指示性标志：涉及会议场地区域的文字指示牌、方向和方位标志等是否醒目，使与会者看得清楚和明白。

　　(4)环境条件与用品的准备。

　　(5)礼仪接待人员的准备。礼仪接待人员应了解会议的主题，明确自己的职责，提前到达服务岗位，在接待中，礼仪规范、热情周到。

　　(6)保卫工作的检查。

　　(7)检查的其他内容。

　　3.会议筹备情况的检查形式

　　(1)会议领导听取会务筹备机构的汇报，然后作出指示，由会议筹备机构负责整改。汇报材料要侧重讲困难和问题以及筹备过程中的薄弱环节。

　　(2)会场实地检查，即会议领导亲自到会场和驻地进行检查，工作人员应陪同领导检查，发现问题，能当场解决的最好当场解决。

　　4.会议筹备情况的检查程序

　　(1)会议筹备机构自查。首先是会议筹备机构进行自我检查汇总问题后，召集各小组成员进行分析，并在会上及时解决沟通。难以解决的问题请领导人作出指示。

　　(2)现场检查。首先制定出检查的行动路线和检查的重点，并通过有关部门或人员做好准备，必要时事先制定一份现场检查项目的目录，逐一进行检查登记，对未达到要求的项目提出整改、修订意见，。

　　5.向领导汇报会议筹备情况

　　(1)汇报的必要性

　　1)有利于领导掌握会议情况，作出正确决策。领导只有掌握了会议的有关情况，才能及时调整和完善会议的各项决策，保证会议目标的实现。

　　2)有利于解决会议过程中出现的问题和矛盾，保证会议各项工作的顺利进行。

　　(2)汇报的时机。

　　1)会议筹备阶段。会议筹备阶段的工作最为复杂烦琐，涉及方方面面，尽管制定了详细的筹备方案，在实施中仍不免出现这样或那样的问题和矛盾，会议筹备人员或秘书经协调无法解决时，要及时向领导汇报。

　　2)会议进行阶段。会议进行中要随时向领导汇报会议的进展情况，会议的议程是否得以执行;会议的主题是否得以体现;特别是出现偏离会议目标的问题时，要及时听取领导的指示。

　　3)会后阶段。会议结束后，将会议总结、经费使用情况、会后落实情况及时汇报给领导。

　　(3)汇报的形式

　　1)定期书面汇报。会期较长的会议，会议筹备人员或秘书可以定期将会议情况写成书面报告向领导汇报。这种形式汇报的情况比较全面，条理性较强。但缺少与领导的双向沟通。

　　2)定期口头汇报。会议筹备人员或秘书事先拟好汇报提纲，口头向领导汇报会议情况。这种形式比较直接，便于领导随时指示，有些具体事宜可以当场决定，方便又灵活。

　　3)会议形式。由会议筹备人员或秘书召集有关人员会议，对会议情况进行讲评，包括已完成工作的质量、存在的问题等，请领导来参加会议，这种形式使领导能够亲自获得会议情况的第一手资料，可以面对面地和大家一起讨论有关问题，共同分析，指出解决问题的方案。

　　(4)汇报的方法

　　1)明确会议目标。

　　2)收集会议有关情况。

　　3)选择向领导汇报的方式

　　4)实事求是地向领导汇报会议筹备及进展。

　　5)认真听取领导指示。

　　(6)会后落实。

　　6.会议协调

　　会议协调是指会议组织者受上级领导的委托，通过各种方式、手段妥善地协调处理各种关系、各种矛盾和纠纷，其目的是保证会议按时召开、顺利进行和圆满结束。

　　(1)会务工作的总体协调。会务工作的总体协调往往头绪很多，必要时可将任务的分工情况列表，人手一份，以备检查和落实，及时协调解决问题。

　　1)内部协调。

　　准备工作的协调。对会议的议题、时间、地点、会期、日程、与会人员、设备、场地等进行细致的协调工作，保证会议的顺利进行。(内容的)

　　组织工作协调。对会议组织的各个分工部门、会议筹备的各项服务及后勤工作要考虑周全，将每项工作落实到人。(过程的)

　　2)外部协调。在会议召开前，会务部门应与社会各有关方面做好协调工作，如供水、供电、交通、安全、新闻等部门，及时取得配合与支持。

　　(2)会务协调的内容

　　1)协调会议召开的时间、地点、出席人员、列席人员。

　　2)协调会议的相关事项。会议的相关事项包括领导机构、工作人员、经费、后勤、保卫等事项。

　　3)协调会议议题。议题的协调是会议协调的重点。

　　4)协调会议纪要。有些会议需要形成会议纪要。

　　5)协调会议决定事项的落实。

　　7.会议文件审核

　　会议文件，也称做会议文书，是围绕会议活动产生和在会议活动中使用的书面文字材料的总称。会议文件的审核是确保文件质量和合法化的重要一环。

　　(1)会议文件的类型

　　1)会议指导性文件。如有关法律、法规、政策等文件。

　　2)会议立项性文件。如关于召开会议的请示、批复。

　　3)会议筹备性文件。如筹备方案、策划方案、会议通知等。

　　4)会议中心文件。如开幕词、闭幕词、领导讲话稿、大会发言材料、总结报告等。

　　5)审议表决性文件。如工作规划、预算决算、决议议案等。

　　6)会议参考性文件。如调查报告、统计报表、技术资料等。

　　7)会议管理性文件。如会议须知、日程安排、票证、议事规则、保密制度等。

　　8)会议宣传性文件。如宣传提纲、新闻发布会的介绍材料、会议简报等。

　　(2)会议文件审核的内容。

　　会议的主旨文件由领导审核;其他会议文件由秘书部门负责人审核;有些涉及职能部门业务内容的，则由有关部门负责人审核。具体审核的内容是：

　　1)文件内容是否符合党和国家的有关政策、法规。

　　2)文件内容是否与会议主题相关，有无偏离会议主题的内容。

　　3)全局性和重要文件是否广泛征求意见，是否与实际相符。

　　4)涉及不同地区、部门的文件，事前是否进行了会商，并取得了一致意见。

　　5)所用材料、数据是否真实、准确。

　　6)文件格式是否统一规范。

　　(3)会议文件审核的方法。会议文件审核采用自审、初审、会审、终审的方法。

　　1)自审。由起草会议文件的部门或人员就文件的内容、格式进行的自行审核，发现问题自己加以改正。

　　2)初审。由主管秘书对会议文件进行初步的审核，特别是文件涉及的有关方针、政策和法律、法规的内容及数据等做重点审核。

　　3)会审。对文件内容涉及较多的部门，特别是有关的业务、技术问题邀请相关的单位或部门对文件进行会审。会审的重点是文件的内容，特别是业务知识、数据等。

　　4)终审。经过自审、初审、会审之后，对不规范、不完善的会议文件责成有关部门、人员进行修改。修改后由主要领导或主管领导进行终审。

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