2014年三级秘书资格会后落实复习：会议评估

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　　会议评估

　　会议评估是对会议效率的评估，是会议总结的一种方法。任何会议都要追求高质量、高效率。会议的效率与会议成本、会议成果有直接的关系，会议取得的成果越大，投入的成本越少，会议的效率就越高;反之，会议的效率越低。

　　会议的管理水平直接决定了会议的成果与成本，是会议效率的决定因素。

　　1.高效率会议的决定因素

　　(1)会议召开具有必要性。

　　(2)会议经过精心策划和筹备。

　　(3)会议地点选择适中。

　　(4)会议形式多样化。

　　(5)严格执行了会议的各项议程。

　　(6)与会者经过认真确认和专心挑选。

　　(7)严格开会、散会时间。

　　(8)会议作出的决定事项。

　　(9)会议经费支出合理。

　　(10)会议服务热情周到。

　　2.影响会议效率的因素

　　(1)会议的召开不是解决问题的唯一方式。控制成本的直接做法是减少会议数量，缩短会议时间。

　　(2)会前准备工作不充分，会议的高效在很大程度上取决于会前的周密准备，任何一个准备环节的疏漏，都会对会议效率产生极大的影响。

　　(3)组织者组织不当。会议组织不周密，程序安排不合理，造成会议目标失去控制。

　　(4)主持人缺乏主持技巧。主持人难以控制会议的节奏和气氛，会场被少数人垄断，对会议的目标失去控制。

　　(5)会议支出费用过大。经费预算未得到很好的执行，出现了如借开会之机旅游、发放各种贵重纪念品等现象，不仅加大了会议的支出，更严重地影响了会议的效率。

　　(6)会议责任分工不明确。一个有效的会议必然是一个有明确责任分工的会议，这种分工指的是会议主持人和会议参加人对会议负有的责任。无论哪一方没有很好的履行责任，都会影响会议的效率。

　　3.会议评估的目的

　　(1)会议目标是否实现，包括会议议题的确定、会议议程的安排、会议形式和地点的选择、发言人的发言、主持人的主持等是否达到了预期的目的。

　　(2)与会人员的状态。与会人员对会议的满意度与理由、提出的意见或建议。

　　(3)会议的成本、效益如何。是否按计划支出费用、是否超支。

　　(4)在以后的会议中需要哪些改进。

　　4.会议评估的方法

　　(1)定性评估。定性评估是对会议活动效果进行质的评价，可从四个方面进行评估。

　　会议管理评估

　　1)与会人员的发言、提问、讨论、留言的主要观点和倾向。

　　2)与会人员的知名度和代表性、会场气氛、新闻媒介报道的侧重面。

　　3)会议进行期间是否出现了预想不到的问题，或没有做好工作方面的情况。

　　4)会议决议的落实情况。

　　(2)定量评估。定量评估是通过客观量化的因素评估会议效果，从而不断总结经验。

　　5.会议评估的形式

　　(1)填写评估表。在会议结束前，向与会人员发放会议评估表，以意见调查的方式请与会人员填写。

　　(2)特邀观察员。重要的会议可邀请部分有经验的人士以观察员的身份参加会议，会后对会议现状提出意见或建议。

　　6.会议评估的程序

　　(1)明确会议评估的对象。会议定量评估主要是秘书人员对会议整体管理工作、对会议主持人及对会议工作人员的评估。

　　(2)确定会议评估因素

　　1)确定对会议管理工作的总体评估因素。会议管理工作的总体评估因素应该覆盖会议工作的各个方面，包括会议方案、会场、与会人员范围、接待工作、经费的使用、各项活动的安排等。

　　2)确定主持人的评估因素。主要侧重会议主持人的主持能力、业务水平、实现会议目标的能力、工作作风和对会议进程的控制能力的评估。

　　3)确定会议工作人员的评估因素。主要侧重工作人员的行为表现、工作态度、业务水平和工作效果的评估。

　　4)确定与会人员的评估因素。主要侧重与会人员的发言方式和发言态度的评估。

　　(3)设计评估表格，收集评估数据

　　1)表格的长度。表格过长，很难完成;表格过短，提供的数据可能不够充足。

　　2)填写的难易程度。简单的表格会增加完成的可能性。

　　3)所问的问题。问题决定设计表格的目的和要收集的信息，在提问之前应删去无关的问题。

　　4)提问的方式。根据会议评估的目的和形式，可以使用开放式或封闭式的提问形式。

　　5)分析数据方式。如果会议人数较多，可使用计算机分析数据。

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