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2014年秘书资格五级辅导:会议与商务活动

更新时间:2014-02-12 22:24:44 来源:|0 浏览0收藏0
摘要 会议通知的主要内容:被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地 点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名 和职务、通知日期。

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  会议与商务活动重点:掌握发送会议通知的方法及注意事项,能够拟写带回执的会议通知;掌握各种会议证件 的制发和会议文件资料的发放;了解与会人员的接站、报到、签到工作的基本内容和程序; 做好会议的善后工作,包括安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理。 掌握会见与会谈、开放参观准备工作的内容及活动的基本程序;商务旅行准备工作的主 要内容。熟悉会议构成的要素;会议的种类与作用;内部会议室的预订方法。

  1.发送会议通知

  (1)发送形式:正式通知,非正式通知。

  (2)发送内容

  1)预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况。

  2)需要回复的会议通知或预备通知中可加入明信片。

  3)会议中使用的有关票据。

  4)附说明或回执单,要求与会者告知具体的到达和返程日期,标明交通工具及线路。

  (3)发送会议通知的注意事项

  1)明确会议通知发送对象。

  2)落实发送的回复确认环节。

  3)对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。

  2.会议通知

  (1)会议通知的主要内容:被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地 点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名 和职务、通知日期。

  (2)按正确格式拟写会议通知及会议回执。

  3.会议的各种准备工作

  (1)制作姓名卡片、会议证件的方法

  1)内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。

  2)重要的大型会议要贴本人照片,并加盖印章。

  (2)会议文件资料发放的基本方法

  1)按照与会者名单,准备好每人一个文件袋。

  2)分发重要文件要编号、登记,保密文件要注明密级。

  3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。

  4)适时适量。

  5)内容重要又需要事先送达与会者的文件,可派专人递送或用传真、特快专递送达。

  (3)会议所需用品和设备的准备

  1)准备会议所需物品要尽量考虑全面,有备无患。

  2)会议用品和设备的类型分为必备用品和特殊用品。

  (4)预订内部会议室的方法

  1)要打出一定的提前量,在确定准确的会期后,应尽早预订。

  2)在使用的前一天,一定要再次落实。

  3)会议室的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。

  4)留有足够的自由使用空间,会议之间的间隔不宜太紧。

  5)事先查看会议议程,了解会议是否需要音像辅助设备,并事先将设备调整到最佳状态。

  (5)接站报到工作的主要步骤

  1)有统一的指挥调度系统,掌握与会者到达的时间和联系方式。

  2)备有足够的车辆和接待人员。

  3)如设接待站要制作醒目的牌子或横幅,表明“××公司接待处”的字样;并设立引 导牌或标识牌,表明报到的具体位置。

  4)事先准备好文件袋发给报到人员。

  (6)会议签到和引导工作

  1)小型会议可由秘书逐一进行签到。

  2)大型会议可用签到卡或电子签到机进行签到。

  3)准备好登记本、签字笔等用具,必要时准备好嘉宾的留言簿。

  4)按礼仪规范引导与会者入场。

  4.会议的善后工作

  (1)安排与会人员返程工作

  1)提前做好与会者车、船、飞机票的登记预订工作。

  2)帮助与会者提前做好返程准备。

  (2)会议文件资料清退的方法

  1)小型内部会议可在会议结束时请与会者将文件放在桌上,由文秘人员统一收集或由 文秘人员在会议室门口收集。

  2)大中型会议可提前发出清退目录,先由与会者个人清理,再统一交秘书处或下发收 集目录,限时交退。

  (3)整理会议室:将会议室整理恢复到备用状态。

  5.会见与会谈的准备工作

  (1)收集对方的相关资料。

  (2)通知主方参加会见与会谈的人员。

  (3)了解会见与会谈的时间和地点。

  (4)通知对方。

  (5) 场所的布置及座位安排:会见的座次安排应遵循“主左客右”的原则,座位通常排 成扇形或半圆形;会谈的座次安排一般将谈判桌排成长方形,双方各坐一边,主方位于背门 一侧或进门后的左侧,双方主谈人位于各方中央,其他人按右高左低排;多边会谈的座位可 摆成圆形或方形。

 

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