2014年五级秘书资格《会议管理》精讲:发送会议通知

　　发送会议通知

　　(一)相关知识

　　1.会议的构成要素

　　(1)会议基本要素

　　(2)会议选择要素

　　2.会议的主要种类

　　3.公司常见会议的种类与作用

　　(1)经理例会

　　(2)部门员工例会

　　(3)股东会

　　(4)董事会

　　(5)公司年会

　　(6)客户咨询会

　　(7)产品展销定货会

　　(8)业务洽谈会

　　(9)新产品新闻发布会

　　4.会议通知的内容

　　会议通知是以召开某次会议的有关事项为内容的文字信息。一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报到事宜及有关要求等。会议通知要事项周全、明确、具体;层次分明，条理清晰;语言简明、流畅、朴实。

　　除此之外，还应包括：

　　(1)会议相关材料。如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随会议通知寄发一份。

　　(2)回复时需要的信封、邮票等。需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片、信封、邮票等，上面应注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。

　　(3)有关票证。会议通知中可将会中使用的有关票证(人场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等)与会议通知一并发出。

　　(4)会议地点、交通工具、线路等。如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。

　　会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之问会前沟通的重要渠道。传递会议通知是会议准备工作的重要环节。在做出了召开会议的决定以后，应将有关会议通知信息传递给与会者。

　　(三)工作程序

　　1.发送会议通知的方法

　　在各项会议准备工作基本就绪以后，要尽早发出会议通知，以便与会人员提前做好准备。

　　(1)口头通知与书面通知

　　1)口头通知。即当面或用电话通知。小型会议或与会人员集中居住的会议，适用口头当面通知。参加人数较多而发书面通知来不及或不方便的会议，适用电话通知。

　　2)书面通知。即书面印制的通知或板报、网络上发布的通知。参加人数较多或者比较重要的会议，宜发书面通知。

　　(2)正式通知和非正式通知

　　1)正式通知

　　为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递给有关人员，以示正规和郑重。

　　2)非正式通知

　　非正式会议可采用非正式通知，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。

　　一些会议(如股东大会)在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其他类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时达到所需的法定人数。

　　2.发送会议通知的程序

　　发送会议通知的程序具体如下：

　　(1)明确会议通知发送对象和联系方式一填写会议通知单并准备好相关附件一选择会议通知信息传递方式一确认会议通知是否送达(或收回和处理回执单)。

　　(2)如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份。

　　(3)书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。

　　(4)需要回复的会议通知或预备通知还可夹人一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。

　　(5)对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。

　　(6)不管以什么方式发出的会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达给与会者。

　　(7)可将会中使用的有关票证(入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等)与会议通知一并发出。

　　(8)如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。

　　(9)会议通知样本要作为档案收存。

　　(三)注意事项

　　1.会议通知的确认

　　(1)确认会议通知发送对象

　　在发送通知前一定要明确被通知的部门和人员范围。对所有与会人员应逐一落实。如果搞错通知对象，使应参加会议的人员未能收到通知，就会影响到会议的有效性，使一些会议无法达到所需的法定人数，还会使一些应参加的人产生误会;而不应通知的人员通知了，就会影响其正常工作，甚至造成尴尬的局面。，

　　(2)确认发送的回复环节

　　一些重要的会议通知有时会因组织渠道不畅、传递方式不当，或者是其他因素的干扰，使通知不能准确及时传递到与会者，作为会议通知的发放者，应及时发现问题，可以通过电话、口头询问以及电子邮件确认等方式检查通知发放是否落实。

　　(3)确认会议通知内容是否准确。

　　2.处理回执

　　处理会议回执是会议准备工作的一项重要内容。它是会议准备住宿和餐饮等后勤工作的基础。

　　(1)会议的回执一定要注明寄回的截止时间，截止时间一定要为会议住宿的预定和确认留有余地。

　　(2)会议回执的设计要明确会议组织者所需了解的重要信息，包括是否到会、何时到会、几人到会、是否需要预定返程的机票和车票、参会的论文或报告的题目等。

　　(3)会议回执寄回后要认真统计，及时确认。并根据统计情况安排会议的接待工作。

　　(四)相关链接

　　1.与会者

　　与会者即参加会议的对象，通常又称为会议成员。与会者是会议活动的主体，因而是会议活动成功与否的重要因素。与会者的数量是决定会议规模的主要因素，参加会议的人数越多，

　　表明该会议的规模越大。会议成员一般可以分为3种资格，资格不同，在会议中的权利和义务也不同。

　　(1)正式成员

　　正式成员是被正式邀请或者被正式要求参加会议，并具有在相应的会议上发言、参加讨论、行使表决权的人员。法定性会议的正式成员参加会议的权利受法律、法规和有关议事规则的保障，同时正式成员也必须履行相关的义务。正式成员享有以下权利：

　　①正式成员有发言、动议、提案和参加讨论的权利。

　　②正式成员有会议表决权。

　　③正式成员有选举权。

　　正式成员应履行的义务是：

　　①正式成员有按照会议通知的要求做好参加会议的各项准备工作的义务。

　　②正式成员有遵守会议规则、服从会议决议的义务，应该出席而未出席者，其义务不应当减免。

　　③正式成员有共同维护会场秩序的义务，在主席发言及议案付诸表决时，不应该离开会场。

　　(2)列席成员

　　即不具有正式资格、有一定的发言权、但无表决权和选举权的会议成员。有些会议的议题涉及有关部门的管理权限和日常工作，为了及时、准确地了解情况、沟通信息，需要邀请其负责人列席有关会议。当然，是否需要列席成员参加会议，哪些对象应当作为列席成员，列席成员参加会议中的哪些活动等，应由会议的组织者根据会议内容的实际需要来确定。列席成员的人数一般不超过正式成员。列席成员享有参加本单位有关问题讨论发言的权利;另外，列席成员还具有会议临时赋予的其他权利。

　　列席成员应履行的义务如下：

　　①列席成员有遵守会议规则的义务。

　　②列席成员有礼貌发言及解答相关询问的义务。

　　③列席成员有保守会议机密的义务。

　　(3)工作人员

　　工作人员包括承担会议议事、讨论发言记录的记录人员，来自机构内部和专业会议机构的技术人员和经营管理人员，以及来自会场和会议设施所在地的有关服务人员。他们分别承担着会议筹备工作、会议材料准备和记录工作以及会间的事务性工作。

　　2.会议通知和委托书的样式

　　(1)会议通知的内容应包括：被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。

　　(2)会议通知格式多样，这里介绍常用的两种格式：便函式和卡片式。

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