2014年五级秘书资格《会议管理》精讲:返程工作

　　返程工作的服务要求

　　(一)相关知识

　　当会议结束后，秘书需要做好与会人员返程的相关工作。

　　主要要求如下：

　　(1)提早登记与会人员返程所需车、船、飞机票，并及时分发给与会人员。

　　(2)需要时建议和协助召开一定范围内的欢送会或送别宴会。对于重要宾客和不经常见面的远道客人，秘书应建议和协助组织召开一定范围内的欢送会或送别宴会。

　　(3)分批送站，调配车辆。在会议即将结束时，秘书应编制与会人员离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外埠与会人员送到车站、港口或机场，待他们乘坐的交通工具起程后再返回。如有必要，还应安排有关领导为与会人员送行。送站人员应保持热情的态度、礼貌的语言、周到细心，笑脸相送。

　　(4)清理结算与会人员的相关费用支出等，安全、完整归还代为保管的物品。帮助与会人员及时与会务组结算并办理付费事宜，开好收据发票。要坚持财务管理制度，对于不符合开支规定的可以拒付。要及时、安全、完整地归还代为保管的物品。

　　(5)妥善安排暂留人员。对于尚未离会，还需短时间留住的与会人员的食宿也应给与妥善安排。

　　(二)示例分析

　　某公司承办的学术研讨会已接近尾声，秘书初萌开始落实与会人员的返程工作。初萌将会务服务人员分成几个小组，每组负责不同省份的与会人员，最后将各组的情况进行汇总后，初萌又将登记表认真加以核对。与会人员有的在会议结束的当天就返回原地，有的由于种种原因还想在此地逗留几日。初萌克服一切困难尽量满足他们的不同要求。初萌细心周到的工作，得到了与会人员的连连称赞。

　　点评：会议的组织与服务工作切忌虎头蛇尾，尽早落实与会人员的返程工作。来时接、走时送，有始有终，这会给与会人员留下良好的印象。返程车、船、机票的预定一般情况下要按先远后近的次序安排。秘书要预先登记与会人员返回的日期和乘坐的交通工具，代购所需返程票，使他们在会议一结束就能及时踏上归程。对于个别需要暂住者，应妥为安置好他们的食宿。所以，做好送别与会人员的工作是会后工作的一项重要内容。

　　(三)工作程序

　　送别会议代表的工作程序为：征询与会人员返程要求并进行登记→预订车、船、机票→分发返程票→结清会议经费→安排车辆送站一安排暂留人员。

　　对于会期较长的会议，秘书在开会通知回执中应要求与会人员填写返程交通工具，待与会人员到达后再进一步落实并提前预订车、船、机票，以确保参会人员按期返程。对于跨地区的会议，与会人员离会时，要及时同与会人员清理、结算账目;提醒与会人员归还物品;把订购的车、船、机票交到与会人员的手中，并做好送站工作。对于由于各种原因需要暂住者，一定要妥善安排。

　　(四)注意事项

　　秘书有责任帮助与会人员提前做好返程准备事宜：

　　(1)提醒与会人员及时归还向组织方或会议驻地单位借用的各种物品。

　　(2)提醒与会人员及时与会务组结算并办理付费事宜，开好发票。

　　(3)帮助与会人员检查、清退房间，避免遗忘各种物品。

　　(4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品，以备急需。

　　(5)帮助部分与会人员托运大件物品。

　　(五)相关链接

　　我国国内航班的购票须知：

　　1.定座

　　乘客只有在定妥座位以后，才能凭该定妥座位的客票乘机。

　　乘客可根据航空公司的有关规定向航空售票处或航空代理人售票处预定座位。已定妥座位的旅客，应在航空公司规定的购票时限内购票。如未在购票时限内购票，所定座位即被自动取消。

　　2.购票

　　中国旅客购票须出示本人居民身份证或其他有效身份证，并填写《旅客定座单》;外国旅客、华侨、港澳台胞购票，须出示有效护照、回乡证、台胞证、居留证、旅行证或公安机关出具的其他有效身份证，并填写《旅客定座单》。

　　3.座位再证实

　　旅客持有定妥座位的联程或来回程客票，如在该联程或回程地点停留72小时以上，须在该联程或回程航班离站前两天中午12点以前，办理座位再证实手续。否则，原定座位不予保留。

　　4.客票

　　客票只限客票上所列姓名的旅客本人使用，不得转让和涂改，否则，客票无效，票款不退。

　　5.客票有效期

　　正常标价的客票有效期为一年。定期客票自旅行开始之日起计算，一年内运输有效，不定期客票自填开之次日零时起计算。

　　6.客票价

　　客票价指旅客由出发地机场至目的地机场的航空运输价格，不包括机场与市区之间的地面运输费用。

　　7.变更

　　购票后，如果要求改变航班、日期、舱位等级，请尽早通知航空公司，使其根据实际可能积极办理。

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