2014年秘书四级知识点复习:订购、接收、管理办公用品

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　　(一)库存知识

　　1.库存控制的作用

　　在一个有效的库存控制系统中，准确的库存记录可以起到以下作用：

　　(1)保证大量的资金不被不必要的库存占用。

　　(2)保证空间不被用来存储不必要的货物。

　　(3)能监督个人和部门对物品的使用。

　　(4)保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。

　　(5)监督任何偷窃和破坏行为造成的损失。

　　(6)可利用准确的库存进行估价。

　　2.库存定义

　　库存定义涉及3个概念，即最大库存量、最小库存量和再订货量。

　　(1)最大库存量是为防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量。

　　(2)最小库存量是以防物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量。

　　(3)再订货量，也称重新订购线，这是提醒购买者库存需要重新订购的标准。

　　3.库存控制卡

　　库存控制卡上的内容主要有：

　　(1)项目;

　　(2)单位;

　　(3)库存参考号;

　　(4)最大库存量：

　　(5)再订货量;

　　(6)最小库存量;

　　(7)日期;

　　(8)接收;

　　(9)发放;

　　(10)余额。

　　(二)订购、接收、管理办公用品的工作程序

　　1.选择供应商

　　选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较：

　　(1)价格和费用：

　　(2)质量和交货;

　　(3)服务和位置;

　　(4)安全和可靠性。

　　2.选择订购方式

　　办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种：

　　(1)直接去商店购买公司所需要的办公用品;

　　(2)电话订购;

　　(3)传真订购;

　　(4)网上订购。

　　3.办理进货手续

　　办理进货的程序主要包括：

　　(1)使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。

　　(2)要将购货订单与实物认真核对。

　　(3)在办公用品库存卡的接收项中，应填写所接收的每一类货物的详情。

　　(4)更新库存卡中的库存余额

　　(5)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。

　　4.保管

　　库存保管中应采取的措施主要有：

　　(1)储藏间或物品柜要上锁，以保证安全。

　　(2)各类物品要清楚地贴上标签。

　　(3)新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去。

　　(4)体积大、分量重的物品放在最下面。

　　(5)小的物品、常用的物品，应放在较大物品的前面。

　　(6)储藏问要有良好的通风，要保持干燥。

　　(7)储藏办公用品的房间应有良好的照明。

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