2014年秘书四级知识点复习:管理时间

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　　管理时间

　　(一)时间管理的相关知识

　　1.时间管理的内容

　　时间管理是指在同样时间消耗的情况下，为提高时间利用率而进行的一系列控制工作。人们通过时间管理，可以做到科学、有效地安排和利用时间，创造更大的价值和效率。

　　2.个人时间管理的技巧

　　(1)先做A。重而急。

　　(2)次做B。重而不急。

　　(3)再做C。急而不重。

　　(4)暂时不做D。不重不急。

　　为了有效利用工作时间，秘书应该做到如下几点：

　　(1)明确自己的工作任务和职责。

　　(2)要区分常规工作和非常规工作。

　　(3)动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学、有序、一项一项地完成工作任务。

　　(4)巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。

　　(5)使用办公辅助手段帮助组织工作。

　　(6)安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。

　　(7)要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作。

　　(8)秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度。

　　(二).工作时间表及工作日志

　　1.工作时间表的内容与编写要求时间表是管理时间的一种手段。它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载

　　和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动有效管理时间、保证完成任务的简单方法。

　　2.工作日志的内容与编写要求

　　工作日志应至少包括日期、时间、具体工作内容、备注等项。

　　3.其他时间管理的工具

　　有许多种简单的时间管理辅助手段有助于秘书有效地分配和管理时间，例如，效率手册、时间表、待办文件夹、墙上计划板、商务通、值班表、“在不在”布告板等。

　　(三)时间管理的工作程序

　　1.编制工作时间表

　　2.编制、管理工作日志

　　(1)编制自己的工作日志。

　　(2)管理上司的工作日志。

　　(3)工作日志的变化与调整。有时会因预想不到的事或对方的原因而必须改变日程安排，如果是我方原因变更安排，会造成一些有形无形的影响，甚至会影响企业的信誉和双方的信赖关系。因此，应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围。

　　1)一般的变更包括：

　　①原定结束时间延长超时;

　　②追加紧急的或新添的项目;

　　③项目的时间调整、变更;

　　④项目终止或取消。

　　2)针对上述情况，秘书应注意以下几点：

　　①安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙。

　　②进行项目的时问调整、变更，仍然遵循先重急、后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。

　　③确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如，通知对方、说明理由、防止误解等。

　　④再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，不要漏记和忘记修改。

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