全国会计证《会计电算化》第四章第三节文字表格编辑讲义

　　第三节文字表格编辑操作

　　一、汉字系统的基本知识

　　(一)汉字编码

　　1.输入码

　　目前，最成熟、最简便易行和实用的是键盘输入法。汉字输入码(外码)是指用户从键盘上键入汉字时所使用的汉字编码。为了便于使用英文字母来键入汉字，就必须使用字母数字串来代表汉字。常用的输入码有区位码、首尾码、拼音码、智能ABC、王码拼音、五笔字型码等。用户可以任意选择输入方法。输入的汉字码由键盘管理程序转换成机内码，以便处理、保存、显示、打印和传输等。

　　2.内码

　　内码(机内码)是计算机系统内部用来表示中、西文信息的代码，也称汉字存储码。汉字在计算机内存储时，一般用两个字节表示汉字内码。汉字内码主要用来对汉字进行存储、运算和编码，它通常是用其存放在汉字字库中的物理位置表示。可以用汉字字库中的序号或汉字在字库中的存储位置来表示。

　　3.交换码(国标码)

　　计算机与其他系统或设备之间交换汉字信息的标准编码称为汉字交换码，又称国标码。在汉字交换码中，每个汉字用两个字节表示。国标码两个字节的最高位都是“0”，而机内码两个字节的最高位都是“1”。由此可见，汉字国标码与机内码之间有一个对应的关系，只要将机内码的两个字节的高位“1”变为“0”，则是该汉字的国标码，反之亦然。

　　4.输出码

　　汉字输出码又称汉字字形码(或称汉字字模码)。汉字输出码的作用是输出汉字，对汉字字形经过点阵的数字化后形成的一串二进制数称为汉字输出码。

　　(二)汉字字形的数字化与汉字库

　　1.汉字字形的数字化

　　描述字符(包括汉字)字形的方法主要有两种：点阵字形和轮廓字形。一般来说，表现汉字时使用的点阵数越高，则汉字字形的质量就越好，当然，每个汉字点阵的存储容量也越大。

　　2.汉字库

　　在计算机内处理的是汉字的内码，而通过显示器、打印机输出的是汉字的字形，所以，必须事先把全部的汉字字形放在计算机内，并通过汉字处理系统的专门处理程序自动把要输出的文字内码转换成对应的汉字字形后才能输出。全部汉字字形的集合称为汉字字形库。目前，我国的汉字系统一般都是用国标GB2312―80规定的两级常用汉字建立汉字库。

　　(三)汉字的显示方式

　　(1)字符方式。在处理汉字时，直接用内码传送和处理的方式叫做字符方式。

　　(2)图形方式。在显示或打印汉字时，直接把汉字的字模点阵信息传送到输出设备的输出方式叫做图形方式。采用这种方式无需转换就可以在输出设备上直接输出汉字。

　　(3)全角和半角。所谓半角字符是指在存储和输出时占用一个标准字符位(即一个字节)的字符。ASCII码表中所有的英文字母及符号都是半角字符。全角字符一般要占两个标准字符位，所有汉字和汉字国标码表内的图形符号、英、日、俄、罗马字母等都属于全角字符。

　　二、汉字输入方法

　　(一)汉字输入方法概述

　　汉字输入计算机的方法有两大类：第一类是键盘输入法，这是最普遍的，用户利用各种汉字输入方法的编码敲击键盘来输入汉字;第二类是非键盘输入法。

　　1.键盘输入

　　利用键盘输入汉字的汉字输入方法，按照编码原理主要分为以下几种类型：数字码、拼音码、字形码、以发音为主以字形为辅的音形码和以字形为主以发音为辅的形音码。

　　2.非键盘输入

　　非键盘输入法主要包括：语音输入、笔输入，它是利用电磁感应原理将数字化与特定识别软件相结合，从而形成的手写输入设备;扫描识别输入，是使书面图文资料成批快速输入计算机的最好手段，这种输入法需要配备扫描仪。

　　(二)中文输入法的选择

　　一般而言，计算机默认的字符输入状态是英文。Widows提供了多种中文输入法，如“微软拼音”、“全拼”、“智能ABc”等，用户还可安装自己需要的输入法。可以通过组合键Ctrl+Shift的连续操作，用键盘方式选择不同的输入法。

　　无论切换到哪种中文输入法，如果希望切换回英文输入法，均可按“Ctrl+空格”组合键来实现。该组合键可以快速进行中英文输入法之间的切换。

　　智能ABC输入法又称标准输入法，是以汉语拼音为基础的，可以很方便地输入常用词组，是一种快速实用的汉字输入法。该输入法完全遵循标准汉语拼音方案，具有操作简便、自动造词、智能处理等特点，并且把对汉字单字的频度调整和对词组的智能记忆处理有机地结合起来。

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    三、文字编辑操作

　　(一)文字处理软件的启动和退出Word的常用启动方法有以下三种：

　　(1)从“开始”菜单启动。打开“开始”菜单，选择“所有程序”菜单中的“Microsoft　Office”下的“Microsoft　Office　Word　2003”命令，单击左键即可。

　　(2)从桌面的快捷方式启动。如果已为Word在桌面上建立了快捷方式，可用鼠标双击该快捷方式图标。

　　(3)利用Word的文档文件启动。用鼠标双击任意一个Word创建的文档文件，或者在“开始”菜单的“文档”级联菜单中选择一个Word文档，可在启动Word的同时，打开该文档的编辑窗口。

　　Word成功启动后，屏幕上将出现一个Word窗口，并自动创建一个文件名为“文档1”的文件(第三种方法除外)。

　　要退出Word，即关闭Word应用程序，可选择下列任何一种方法：

　　(1)单击“文件”菜单中的“退出”命令。

　　(2)单击Word窗口标题栏的“关闭”按钮。

　　(3)双击Word窗口标题栏左上角的控制按钮。

　　素组成。

　　(1)标题栏。标题栏位于窗口的上方。标题栏的最左端是Word图标(也叫控制按钮)，单击该按钮时弹出“控制”菜单，控制菜单中包括对主窗口进行最大化、最小化、关闭等命令，双击该按钮时可以退出Word。单击“最小化”按钮可使窗口缩小为图标，此时，Word并没有关闭，只是进入后台操作而已。

　　(2)菜单栏。菜单栏位于标题栏下面，列出可用于建立、保存以及其他的文档操作命令，它包含了在Word中所需要的绝大部分操作命令。

　　(3)工具栏。工具栏由带图标的按钮组成，代表菜单中常用的命令。Word的工具栏包括常用工具栏、格式工具栏等，在默认情况下，“常用”和“格式”工具栏以固定的形式并排显示在菜单栏的下方。

　　(4)标尺。在Word窗口中有水平标尺和垂直标尺两种，水平标尺位于编辑区的上部，垂直标尺位于编辑区的左侧。标尺带有度量刻度和标记，可以帮助用户在格式设计时进行定位。标尺的显示和取消，均可通过视图菜单中的“标尺”命令来实现。

　　(5)滚动条。在Word窗口中有水平滚动条和垂直滚动条两种，当文档内容在屏幕上显示不全时，使用滚动条可以快速查看文档的其他部分。

　　(6)状态栏。状态栏在Word窗口的底部，用于显示光标插入点所在位置的信息(如插入点的行号、列号、当前页等)，以及命令的简要描述等状态信息(如修订、扩展、改写等)。

　　(7)文本编辑区。文本编辑区用来显示正在编辑的文档。在文档编辑区中，有一个不停闪烁的“I”形光标，称为插人点(也称做插入光标)，用来指明文本输入的当前位置，可以通过移动鼠标指针并单击左键来定位，也可以利用键盘的光标移动键进行定位。

　　(8)选取区。选取区是用来快速选定文本内容的区域，它位于文档编辑区左侧的空白区域。当鼠标移到选取区时，其指针会由原来的“1”变成向右的空心箭头。

　　(三)文档的输入与编辑

　　1.创建新文档

　　在启动Word时，系统自动建立一个名为“文档1”的空白新文档，用户可以直接在编辑区中输入自己的文档内容。word对以后新建的文档根据创建的顺序，依次默认命名为“文档2”、“文档3”等。

　　2.保存文档

　　保存文档的时候，除了点击“常用”工具栏上的“保存”按钮，或者“文件”菜单的“保存”命令之外，还可用快捷键Ctrl+S来保存。当用户要以一个新的文件名、新的类型或在新的位置保存文件时，可选择“文件”菜单的“另存为”命令。

　　3.打开文档

　　打开文档，就是在内存中开辟一块区域，将文档从磁盘调入指定的区域。打开文档的常用方法是：直接单击“常用”工具栏的“打开”按钮，在“打开”对话框中首先找到文档所在的文件夹，在文件列表中选择要打开的文档，单击“打开”按钮即可，可以同时打开多个文档。4.文档的编辑

　　编辑是指在文档中进行输入(包括插入)、删除、修改、移动、复制等操作。

　　(1)光标的移动。移动光标即定位插入点(操作点)，移动光标可以用键盘或鼠标实现。

　　(2)文本的输入和插入。用户可以在文本区中输入文本的内容。若要开始新的段落，应按下Enter键。插入文本时，只需将插入点光标移到要插入的文本位置，再输入文本即可。进行插入操作时，应注意状态栏的“改写”按钮为灰色，若为黑色输入的文本会自动替换插入点后的内容，双击该按钮可变灰。

　　(3)文本的选取。每次只能选取一块文本进行操作，可以用鼠标和键盘选取。用鼠标选取文本最简单的方法是，将鼠标指针移到要选取文本的开始位置，按住鼠标左键拖动，鼠标拖过地方所有的文本都被选中。若要取消所选定的文本，单击键盘上任意一个方向键，或按Esc键，或用鼠标单击文本的任何位置。

　　(4)文本的移动、复制和删除。如果要移动文本，首先应进取待移动文本的内容，再“剪切”至剪贴板，然后将插入点移动到目标位置，再进行“粘贴”操作。“剪切”操作可用“编辑”菜单下的“剪切”命令，或常用工具栏中的“剪切”按钮，或Ctrl+x来实现。

　　如果要复制文稿，首先应选取待复制文稿的内容，再“复制”到剪贴板，然后将插入点放到目标位置，再进行“粘贴”操作。“复制”操作可用“编辑”菜单下的“复制”命令，或常用工具栏中的“复制”按钮，或Ctrl+C来实现。

　　如果要删除一段文稿，首先选取待删除文稿的内容，再按Delete键或Backspace键

　　(5)文本的查找、替换和定位。打开文档后，首先要确定查找范围。查找范围的设定在“查找”选项卡中，单击“高级”按钮后，即弹出“查找”选项卡中更多的查找选项。在该对话框中还可设置“查找”的高级选项，如设置待查找内容的格式等。在查找替换时，在“替换”选项卡中，单击“替换”按钮，即可将当前找到的文字进行替换。我们可以通过“定位”操作来实现快速定位，单击“编辑”菜单的“定位”命令，弹出“查找和替换”对话框的“定位”选项卡，通过页号、节、行等条件进行定位。

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　　(6)撤销和恢复操作。是Word为纠正编辑过程中发生的错误而提供的操作。“撤销命令是指撤销前面进行的操作。重复命令则是指重复执行上一次的编辑命令或操作。“恢复”命令是执行与“撤消”命令相反的操作或命令。

　　(四)排版操作

　　文档的格式化设置包括设置字符格式、段落格式等许多工作，这里主要介绍一些最基本的操作。

　　(1)设置字符格式。字符格式设置包括字体、字号、字形的设置及对字符的各种修饰。如果只是对字体进行一些常规的格式设置，可以直接利用“格式”工具栏上的命令按钮来实现，它们是“字体”、“字号”，“加粗”、“倾斜”、“下划线”、“边框”、“字符底纹”和“字符缩放”按钮，还有“字体颜色”按钮。

　　(2)设置段落格式。通过设置段落格式可以改变段落的外观。段落格式设置主要包括段落的缩进和对齐、行间距和段间距等。 四、表格编辑操作

　　表格是由不同行列的单元格组成的，在单元格中既可以填写文字也可以插入图片。(一)创建表格

　　创建表格有两种方式：使用“绘制表格”工具创建复杂的表格和使用“插入表格”命令创建简单的表格。这两种方法都是先建表格再填写表格内容。还可以反过来做，即先填写表格内容，再建表格，即将已有的文字段落转换为表格。

　　(二)在表格内移动光标

　　在单元格中键人文本时，如需将插入点从一个单元格移到另一个单元格，用鼠标单击该单元格即可。移动插入点使用鼠标虽然简单，但键入文本时，常使用键盘。如果用键盘来移动插入点就会节省时间，操作也方便。

　　(三)在单元格中输入文字

　　首先，用鼠标或用组合键将插入光标移到要插人数据的表格内，在单元格中键入文本与在文档窗口键人文本的方法完全一样。所有编辑文本的方法在单元格内也同样适用。

　　(四)修改表格

　　1.选择单元格、行、列或整个表格

　　(1)用鼠标在表格内选择。当鼠标指针置于表格上方时，会在表格的左上角显示一个按钮图，单击该按钮，即选中整个表格。拖动该按钮，即可移动整个表格。

　　(2)用键盘选择表格项目。

　　(3)用菜单命令选择表格项目。先单击表格中要选择的项目，然后，用“表格”菜单中的“选定行”、“选定列”及“选定表格”命令来实现。

　　2.在表格中添加单元格、行或列

　　可分别采用菜单或工具栏按钮的方法添加单元格、行或列。如果用工具栏按钮操作，先要在“视图”菜单下打开“表格和边框”工具。

　　用菜单操作时，选择要插入的单元格(行或列)，执行“表格”菜单下的“插入单元格”命令。

　　删除列或行的方法基本相同。首先，选定要删除的列或行，然后，单击“表格”菜单的“删除”级联菜单的“列”或“行”命令。

　　(五)表格数据计算

　　在Word表格中进行计算的步骤如下：(1)单击要放置计算结果的单元格。(2)单击“表格”菜单中的“公式”命令。(3)Word将根据计算结果的单元格位置不同提出不同的建议公式。

　　(4)在“粘贴函数”框中，单击所需的公式。

　　注意：如果要对整行或整列求和，需要在每个空单元格中键入零值。

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