2014年秘书四级知识点复习:安排会议值班

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　　安排会议值班

　　(一)会议值班工作的内容和意义

　　1.会议值班工作的内容

　　会议值班工作的内容是：(1)值班电话记录;(2)值班接待记录;(3)值班日记;(4)做好信息传递。

　　2.会议值班的意义

　　会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映、保证会议顺利进行的作用。

　　从一定意义上说，值班工作质量也代表了会议的工作质量，值班工作的好坏直接反映和影响会议主办方的工作效率。

　　(二)安排会议值班的工作程序

　　1.制定值班工作制度

　　值班工作制度有：(1)信息处理制度;(2)岗位责任制度;(3)交接班制度。

　　2.明确值班工作任务

　　会议值班人员的主要工作任务如下：

　　(1)在会议中协助搜集有关文件和资料，传递各种信息。

　　(2)要加强对与会议无关人员出入会场的控制。

　　(3)要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

　　(4)要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

　　(5)要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。

　　(6)必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

　　(7)做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。

　　(8)必要时，应建立主管领导带班制度。

　　3.编制会议值班表

　　会议值班表应包括以下内容：(1)会议值班时间期限和具体值班时间;(2)会议值班人员姓名;(3)会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号;(4)会议值班负责人姓名或带班人姓名;(5)用简明的文字表明值班的工作内容;(6)表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。

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