2014年秘书四级知识点复习:会议文件资料收集整理的要求

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　　(一)收集整理会议文件资料的要求和内容

　　1.收集整理会议文件资料的要求

　　(1)确定会议文件资料的收集范围。

　　(2)收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。

　　(3)选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。

　　(4)收集会议文件要履行严格的登记手续。

　　(5)收集整理过程中要注意保密。

　　2.需收集整理的文件资料

　　需收集的会议文件资料包括：

　　(1)会前准备并分发的文件：

　　(2)会议期间产生的文件;

　　(3)会后产生的文件。

　　(二)会议文件的立卷归档

　　1.会议文件立卷归档的意义

　　(1)保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。

　　(2)保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。

　　(3)保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。

　　(4)保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。

　　2.会议文件立卷归档的范围和分工

　　(1)会议文件立卷归档的范围

　　根据国家档案局有关规定，会议文件立卷归档的范围是：

　　◆与会人员大会、与会人员会议、各种例行会议、工作会议和其他各种会议所形成的全部会议正式文件资料，如决定、决议、指示、计划、报告、开幕词、闭幕词等及其复印稿。

　　◆上述会议的参考文件资料。

　　◆上述会议的出席、列席、分组名单。

　　◆上述会议的议程、日程和程序。

　　◆上述会议的书面通知、来往重要电报、电话记录等。

　　◆上述会议的会议记录、发言稿、简报、快报、纪要及其复印稿。

　　◆领导在上述会议上的报告、讲话、谈话及其复印稿。

　　◆上述会议的选举材料。

　　◆上述会议有关的图表、照片、录音带、录像带等。

　　◆上述会议的证件。

　　◆上述会议的记事表。

　　◆上述会议的总结情况。

　　◆会议总结。

　　◆与会人员名单、联系方式。

　　◆其他有关资料。

　　此外，对于外出开会带回来的重要的、有价值的文件资料，也应立卷归档。

　　(2)会议文件立卷归档的分工

　　进行立卷归档分工是为了避免公司不同部门之间会议文件资料立卷发生不必要的遗漏或重复。

　　3.会议文件立卷的基本原则和方法

　　(1)会议文件立卷的基本原则

　　会议立卷工作的基本原则是“一会一案”。即以会议为单位立卷，按照会议文件资料的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，反映公司工作活动的特点和真实面貌，便于保管和利用。

　　(2)会议文件立卷的方法

　　会议文件立卷的方法有：①编制案卷目录;②灵活运用文件的特征立卷。

　　4.会议文件立卷的工作程序

　　(1)大中型会议文件立卷的工作程序是：收集资料→甄别整理→分类归卷→组卷→卷内文件编目→填写卷内文件资料备考表→拟定案卷标题→填案卷封面→案卷排列→编写案卷目录。

　　(2)日常工作会议文件资料立卷。日常工作会议文件资料立卷，也要从收集资料做起，搞好甄别整理。然后是组卷、拟定案卷标题。其他如卷内文件资料编目、备考表的填写、卷皮的填写、编写案卷目录等，与大中型会议基本相同。

　　(三)会议文件资料收集整理的工作程序

　　将收集的文件资料进行登记→向上级总结、汇报情况→甄别整理、分类归卷→卷内文件的排列→卷内文件的编号、编目→填写卷内文件的备考表→案卷标题的拟制一填写案卷封面→移交给档案室→清理→销毁不再利用的纸张。

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