2014物业管理师管理实务:行政公文的写作要领

特别推荐：2014物业管理师《物业管理实务》第十五章考点汇总

行政公文的写作要领

　　1.决定的写法

　　决定的正文一般由缘由、意义和事项组成。缘由可以简洁明了、寥寥数语高度概括，涉及重大问题和重大行动安排或对专门事项作出决定时，其缘由则要具体、充分。决定的事项可采用一段到底、分条列项、小标题、分部分表述等方式。不论采用哪种表述方式，都要做到观点鲜明，依据充分，事实准确，切合实际。

　　2.通知的写法

　　通知的正文一般先叙述通知的起因缘由，写明通知的背景和依据，然后通过承启用语，转人通知事项。如一般性通知，只要写清什么事，有何要求即可;任免通知，写清任免人员姓名、具体职务等。比较复杂的通知，如指示性通知等，既可采用一气呵成的贯通式写法，直接写明通知的内容和在贯彻执行中应注意的问题，也可采用分条列项式写法，分出层次，但要注意各条、项之间的逻辑顺序。

　　3.通报的写法

　　通报的正文主体由三部分构成。一是事实与评析。这部分是通报全文的重点和核心，写法可虚实结合，先实后虚。即先适当地详写事实(先进事迹、错误事实、重要精神或情况)发生的时间、地点、人员、主要情节、结果及影响等，从中提炼出经验或教训。二是决定，也称结论。表扬的要明确给予肯定，写明授予什么荣誉，给予什么奖励;批评的要写明对责任者惩戒的意见。三是结语，即提出要求或希望，号召大家学习先进或是告诫人们防止发生类似错误，或是要求大家重视某一情况、倡导某一精神。

　　4.报告的写法

　　报告首先概括说明全文主旨，可开始即简明扼要地将一定时间内工作的有关情况介绍清楚，如依据、目的、总的行动及对整个工作的估计、评价等。然后以“现将有关情况报告如下：”之类的通用语，转人正文。主体(即报告事项部分)是报告的核心，是要叙述的具体内容。如果内容较多，篇幅较长，可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。

　　在常规物业管理中，报告也是使用较多的文种之一，常见的错误有三个：其一是当作前行文使用。如某物业管理项目负责人制作了一份《关于在A花园组织象棋比赛的报告》交公司领导批准，就是运用错误，应使用请示文种。其二是当作外行文使用。如给业主委员会等外围组织反映情况时使用报告，就是运用错误。其三是与请示文种混用。如《关于更换对讲机的请示报告》，就是把请示文种与报告文种混用了。

　　5.请示的写法

　　首先写明请示的起因，即“为什么请示”;一般可运用叙事、说理相结合的表达方式，简要说明为什么要请示及请示的缘由、依据、背景。其次要写明请示事项，即“请示什么问题”。内容较简单的可全文一气呵成，一贯到底;内容复杂的则应分段表述。

　　如果是请求对某一工作的指示或对处理某项问题的批准，则应提出自身的意见或处理办法;如果有两种以上的方案或意见，则应表明自身的倾向性意见，以便上级单位作出正确的判断和决策，从而得到及时准确的回答。

　　在常规物业管理中，使用请示应注意以下几点：

　　(1)必须坚持一事一请示;

　　(2)请示在未获批准前，不得对下属单位发送;

　　(3)如需向两个上级单位同时请示，只能采取一个主送和一个抄送的办法(请示公文的主送单位只能是一个)，不可多头报送以免造成误会而贻误工作;

　　(4)严禁越级请示;

　　(5)请示语言既要简明扼要，还要注重行文语气，选用语句要谦敬，分寸得当。

　　6.批复的写法

　　批复只答复请示事项，对请示的问题只作原则性、结论性的指示和决定。

　　在常规物业管理中，使用批复应注意以下几点：

　　(1)批复是对请示作回复，所以在批复的开头一定要完全引述来文字号和标题，不可只引文号，或只引标题;

　　(2)批复要有针对性，要态度明朗，观点明确，措辞要庄重、周密、准确。同时要注意，只能在职权范围内批准、答复问题，否则即是无效批复;

　　(3)必须有正式的书面请示才能批复，口头或电话请示不能作为批复的依据;

　　(4)批复一般只给来文请示的单位。如有普遍意义，也可以同时抄送所属各单位。

　　此外，对于下级送来报告，若认为有必要，也可以批复。

　　7.意见的写法

　　首先是交代提出意见的依据、目的、情况、意义等，回答“为什么提意见”。其次是对有关问题或某项工作提出本单位的见解、建议或规范性的解决办法。结尾习惯用语一般为“以上意见，请结合实际贯彻执行”、“以上意见，仅供参考”等。也可自然收尾，不加结束语。

　　在常规物业管理中，使用意见应注意以下几点：

　　(1)意见的使用比较广泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作沟通。因此，在正式公文中，撰写意见，要有针对性、可行性，文字表述要明确具体。

　　(2)意见在正式公文中，主要用于平行单位和对下级单位，对上级单位应慎重使用。对上级单位行文，多用“请示”、“报告”等文种。

　　8.函的写法

　　首先述致函起因，即发函的原因、背景和依据。其次说明致函事项，明确地将问题、要求或答复意见告知对方。

　　在常规物业管理中，使用函时，要注意态度的坦诚、热忱，语气的平和、谦虚，在措辞上严谨得体。

　　9.会议纪要的写法

　　首先简单介绍会议概况，包括会议的起止时间、地点、主持人、参加与列席人员、议题、会议进展情况、主要成果，这些是会议纪要开头不可缺少的“七要素”。有些会议纪要，还要交代召开会议的依据，会议的指导思想、目的、要求、会议程序以及对会议的评价等有关内容。重要的与会者和发言，也要在开头部分予以突出介绍。这一部分是会议自然情况的概述，要写得概括扼要，文字简短。

　　会议纪要的主体部分要根据会议的原始材料，经过认真分析整理、提炼加工，相对具体地把会议的主要议题、讨论意见、基本结论、任务、要求等会议的主要情况、精神、成果表述出来。主体部分一般有两种常用的表述方法：

　　(1)概述法。把会议的发言、讨论的情况综合到一起，围绕会议的中心，分自然段概括地表述出来，这种写法多用于小型会议或讨论的问题比较集中、意见比较一致的会议。

　　(2)归纳法。会议的规模较大，讨论的问题较多，涉及面较广，需要将会议的原始材料加以分类整理，对许多意见或内容进行归纳叙述。

　　视会议纪要的实际，结语有两种情况：一种是设结语，以简短明确、有鼓动性和号召力的语言收尾，表示决心、强调意义、阐明希望、发出号召等。另一种是不设结语，正文写完，全文也就自然结束。

　　在常规物业管理中，使用会议纪要时应注意以下几点：

　　(1)要突出会议主题，不要面面俱到。

　　(2)工作会议纪要一般以通知形式贯彻，可在通知中简要提出贯彻落实会议纪要精神的有关要求。

　　(3)会议纪要的文稿形成后，一般由参加会议人员签名确认。

　　(4)会议纪要制作完成后，一般都要送签名人员一份。

编辑推荐：

2014年物业管理师资格考试各科考试大纲汇总
2014物业管理师考试VIP套餐   两年学习保障
2014物业管理师《经营管理》章节知识点汇总
10-13年物业管理师考试历年考试真题各科全
2014年物业管理师考试网络辅导远程招生简章