2014年秘书资格五级会议管理复习:预定和确认会议住宿

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　　预定和确认会议住宿

　　(一)相关知识

　　1.会议接待工作的内容

　　(1)会议接送工作

　　要做到准确无误地接送，就要做好充分准备：一要掌握代表的名单及抵离的准确时间;二要备有足够用的车辆;三要有良好的指挥调度，人车都要有值班。指挥调度要有一份代表抵离时间表，以便按时间、路线接送。

　　(2)会议食宿工作

　　食宿安排的原则是让代表吃好、住好而又不浪费。就餐大体上是一个标准，适当照顾少数民族代表和年老体弱者，确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。

　　(3)会议娱乐活动

　　会议期间还应考虑与会者的文化娱乐、参观购物的需要。

　　会议地点要尽量安排在娱乐设施齐全、购物方便的地方，应向与会者提供参观、购物的路线和安排一定的时间和车辆。

　　2.会议接待的基本程序

　　(1)迎接

　　会议接待人员在会议厅、礼堂或会议室门口迎候客人，并引至会议签到处。

　　(2)会议签到和引导

　　请与会者签到，核对过有关的证件、通知书、邀请函后，办理相关手续。然后，把重要的来宾引领到贵宾室或会场。

　　(3)安排合影

　　如有合影仪式，应事先安排好合影图，准备好必需的摄影器材。合影图一般是主人居中，主人右侧为上，参会者按照一定的顺序排列合影。

　　(4)引领会议嘉宾进入会场或登上主席台

　　参会人员基本落座后，根据会议议程安排的时问，在会议正式开始前几分钟引导领导、嘉宾和相关人员进入会场。

　　(5)会议结束后送别。

　　(二)工作程序

　　1.预定会议住宿的程序

　　会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住。

　　(1)通过会议回执，掌握到会人员的数量和定房规格

　　在会议的先期通知上附上一份表格寄给被邀请人，要求他填写陪同人员的名字，希望住哪种类型的房间，抵达与离开日期，然后将以上资料填在住宿预订单中，并告之饭店收费方式，内容包括：主办单位名称、会议名称、会议日期、会议地点、收件截止日期、确认函回信地址、各饭店的房价、饭店的地理位置图、注明项目(选择饭店偏好、哪种类型房间)、注明订金支付、注明有关取消和更改处理方法、注明什么时候由谁寄发确认函、填写名字、地址、电话以便寄确认函，必要时提供住宿资料。

　　(2)向宾馆、酒店预订会议用房

　　①如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡。

　　②主办单位随同会议通知寄上订房卡，再由与会者直接向饭店订房。

　　③如由主办单位统一订房，要与提供服务的酒店或饭店进行必要的谈判，要求一定的折扣，并在此基础上与饭店签订合约，合约中应包括房价、订金数目和截止日期等关键内容。

　　2.确认会议住宿的程序

　　(1)与参会人员确认

　　通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。

　　(2)与饭店或酒店确认预订

　　住宿安排是相当复杂与耗时间的工作，需记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决各种住宿的特殊问题，以及将住房报告转给饭店，所有这些工作务必尽量快速与准确。

　　在到达预订截止日期时，组织方要尽快与饭店沟通，将最后的订房数字予以确认。这样即可保证会议的住宿需要，又可避免不必要的支出。同时，主办方要熟悉饭店、酒店的作业程序，例如如何处理截止日期以后的住房预订。

　　(三)示例分析

　　天地公司秘书初萌总能把会议的接待、住宿安排得井井有条，同事们向她请教时，她拿出了两张卡片和一个小本子，两张卡片中一张是携程会员卡，一张是YUYEE卡，而小本子上密密麻麻地记满了每次会议服务的特殊要求与项目。

　　点评：初萌的两张卡是对会议旅游都有一条龙服务的专项公司发放的，其服务内容很容易解决大规模的会议服务要求，而初萌根据每次会议接待的特点能够提前联系并提出相应的要求，这使她的工作顺利了许多。

　　(四)注意事项

　　1.选择会议住宿地点的要求

　　在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心之时，要充分考察其基本设施是否齐全，安全性如何，价格是否合理，地点是否方便，环境是否安静、整洁。然后综合考虑选择。

　　如果由与会者自己支付住宿费，就需列出几家价格、条件不等的招待所、饭店、宾馆或者是同一家宾馆不同标准的客房供其选择。

　　2.会议住宿的房间安排

　　如果由主办方支付费用的，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。

　　(1)来宾和主办方的领导要特殊照顾。

　　(2)年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

　　(3)注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。

　　(4)可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预定。

　　(5)预定住宿地点的工作一定要留出提前量，预定数量上应略有富余。

　　(五)相关链接

　　1.常见的商务旅行

　　常见的商务旅行主要内容有洽谈业务、参观访问、出席会议、签定合同、实地考察等。

　　2.选择交通方式的因素

　　常见交通方式有公路、铁路、船舶、飞机，许多旅行可能是几种方式的组合。选择合适的交通方式要考虑以下因素：

　　(1)旅行者要去哪里――是国内旅行还是国际旅行。

　　(2)旅行者旅行的原因――旅行者出访可能需要携带的样品、材料或信息等。

　　(3)旅行者停留的时间长短――对短期停留，需考虑旅行的速度

　　(4)参加团体旅行――团体旅行可能意味着不同的选择方式。

　　(5)旅行费用――要受到预算或费用约束。

　　(6)企业旅行政策――根据公司的规定，可以提供公司汽车。

　　(7)旅行者的个人爱好――可以了解旅行者喜欢如何旅行。

　　3.宾馆类型

　　(1)国内或国际连锁宾馆

　　大型跨国宾馆在世界主要城市有相应宾馆。一些公司在这些连锁宾馆中可能有账户，可以得到商定的特殊的业务费率。

　　通过预订中心预订这些宾馆很容易。

　　(2)本地宾馆

　　独立经营，提供广泛的个人服务。可直接向宾馆主管预定，在预定时应协商价格。

　　(3)会议场所客房

　　旅行者参加会议，会议场所有住宿安排。

　　(4)旅行住宿或汽车旅馆

　　通常只提供住宿房间，所有食物需要在当地餐馆购买。这类住宿通常便宜、方便，在主要公路线上。

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