2017年会计从业资格《会计电算化》第四章Excel文件的管理
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Excel文件的管理
Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改与删除等工作。(环球网校提供Excel文件的管理)
一、Excel文件的新建与保存
1.Excel文件的新建
单击开始菜单中列示的Excel快捷命令、桌面或任务栏中Excel的快捷方式图标或者通过运行对话框等方式启动Excel软件的，系统将自动建立一个新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供选择，选定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口将在屏幕上呈现出来，并在标题栏中显示默认的文件名。以打开现成Excel文件方式启动Excel软件的，可通过以下方法之一建立一个新的空白工作簿：
(1)按击快捷键Ctr1+N键;
(2)打开文件菜单，点击新建菜单命令，选定其中的空白工作簿模板;
(3)点击工具栏中的新建按钮(Excel 2003为常用工具栏，Excel 2013为快速访问工具栏)。
2.Excel文件的保存
Excel文件在编辑修改完毕或退出Excel软件之前，均应进行保存。常用方法包括：(1)快捷键：另存为F12，弹出另存为对话框。保存Ctr1+S。对于之前已经保存过的文件，快捷键Ctr1+S键后，将直接保存最近一次的修改，不再弹出另存为对话框。
(2)常用工具栏(适用于Excel 2003)中的保存或另存为;快速访问工具栏(适用于Excel 2013)。
(3)文件菜单或选项卡打开保存或另存为。为了避免Excel软件意外中止而丢失大量尚未保存的信息，系统通常会默认保存自动恢复信息的时间间隔，这一时间间隔还可以自定义。
Excel 2003：工具—选项—保存—保存自动恢复信息;
Excel 2013：文件—选项—保存—保存自动恢复信息时间间隔。
二、Excel文件的关闭与打开
1.Excel文件的关闭
可以采用Excel软件的退出方法来关闭处于打开状态的文件。
此外，还可采用以下方法来关闭Excel 文件：
(1)快捷键Ctrl+F4关闭当前文件。
(2)文件菜单或选项卡—关闭。
(3)常用工具栏—关闭(Excel 2003);
快速访问工具栏中—关闭(Excel 2013)。
注意：(1)上述三种方法关闭的均是当前文件，其他处于打开状态的Excel文件仍处于打开状态，Excel软件仍在运行，并可通过按击Ctr1+N键等方式创建新工作簿。(2)Ctrl+F4和Alt+F4的区别。
2.Excel文件的打开
打开Excel文件的方法主要有：
(1)直接点击Excel文件打开。
(2)快捷菜单中打开命令打开。
(3)文件菜单/选项卡—打开。
(4)常用工具栏(适用于Excel 2003)—打开;快速访问工具栏(适用于Excel 2013)—打开。
(5)快捷键Ctr1+O(字母O)。
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三、Excel文件的保密与备份
1.Excel文件的保密
设置打开权限密码：输入正确的密码才能打开。设置了修改权限密码：输入正确的密码才能修改，否则只能以只读方式打开。加密方法：文件—另存为—工具—常规选项—输入打开密码和修改密码。Excel 2013中还可以通过文件—信息—保护工作薄—用密码进行加密来设置打开权限密码。
2.Excel文件的备份
Excel软件根据原文件自动创建备份文件的名称为原文件名后加上“的备份”字样，图标与原文件不同，保存位置与原文件保存位置相同，与默认的自动保存文件路径不同。
文件—另存为—工具—常规选项—勾选生成备份文件
四、Excel文件的修改与删除
1.Excel文件的修改
Excel文件的修改通常在已打开的Excel文件中进行，包括修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。
(1)选择和新增工作表
鼠标左键单击工作表标签即可选择，如果需要同时选择多个工作表组合，可以使用“Ctrl”或“Shift”进行不连续多选或连续多选。
增加工作的方法：①鼠标左键单击追加工作表标签按钮(Excel 2013)。②快捷键：Shift+F11。③右击工作表标签—插入(如工作簿被保护则不能插入)。④菜单栏插入—工作表(Excel 2003);
开始选项卡—单元格—插入—插入工作表(Excel 2013)。
(2)删除、移动、复制工作表①移动：鼠标拖动工作表标签。②复制：按住“Ctrl”键同时用鼠标拖动。③在不同工作簿中复制或移动工作表：右键单击工作表标签—移动或复制—选择目标工作簿。勾选“建立副本”则为复制，不勾选，则为移动。④删除：右键单击想要删除的工作表标签—删除。注意：工作表一旦被删除是无法恢复的。
(3)隐藏、显示工作表
隐藏：右键单击想要隐藏的工作表标签—隐藏。
显示：右键单击任意一个工作表标签—取消隐藏—选择需要显示的隐藏工作表。
(4)重命名工作表
①双击工作表标签;
②右键单击工作表标签—重命名。
(5)设置工作表标签颜色
右键单击工作表标签—工作表标签颜色。
Excel 2003还可通过格式—工作表实现重命名、隐藏和显示、设置工作表标签颜色。
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(6)选择单元格
每一个单元格都有一个固定的地址，一个地址只表示一个单元格。如：
“B2”表示位于第B列和第2行交汇处的单元格;
“B2:F9”表示从单元格“B2”到单元格“F9”的整个矩形区域;
“Sheet1!B6”表示工作表名为“Sheet1”中的“B6”单元格。
注意：单元格名称框中只显示活动单元格的地址。
活动单元格是当前正在使用的单元格，在屏幕上用黑色粗框线表示(Excel 2013框线颜色默认为绿色)，活动单元格的地址会在地址栏中显示，此时输入的数据会被保存在该单元格中，每次只能有一个单元格是活动的。
多个连续的单元格区域中，该区域左上方第一个以白色显示的单元格为当前活动单元格，多个不连续的单元格区域中，最后一个被选中的以白色显示的单元格为当前活动单元格。
选择单元格的方法主要有以下几种：
①左键单击目标单元格。
②按住鼠标左键拖动可连续选择单元格区域。
③选择某个单元格，按住“Shift”键同时选择另一个单元格，即可选择这两个单元格为对角线的矩形区域;按住“Ctrl”键同时选择另一个单元格可以同时选中不连续的单元格或区域。
④单击行号或列标，可选择该行或该列上的所有单元格。
⑤单击全选按钮或按“Ctrl+A”，可选中该工作表中所有单元格，
(7)修改单元格
单个单元格数据的输入和修改都在当前单元格或其对应的编辑栏中进行。
(8)合并、删除单元格
合并：选择多个需要合并的单元格(至少两个，且连续)，选中的单元格将在合并后的单元格中居中显示，但只保留合并前左上角单元格中的数据。
取消合并：与合并操作相同;Excel只允许对合并后的单元格进行取消合并。
删除：选中需要删除的单元格
①开始—单元格—删除，可选择删除单元格、删除工作表行、删除工作表列、删除工作表，
②右键单击单元格—删除，在弹出的对话框中，选择单元格删除范围(右侧单元格左移、下方单元格上移、整行、整列)即可。
注意：选中单元格后，按“Delete”键表示删除单元格中输入的内容，单元格仍未删除。
(8)隐藏、显示单元格
如不想将表格中某行或某列的重要数据信息外泄，可以将数据所在的行或列隐藏起来，待需要时再将其重新显示。
隐藏：右键单击需要隐藏的行号或列标—隐藏。
显示：右键单击任意行号或列号—取消隐藏。
Excel中只能隐藏整行或整列单元格，不能隐藏单个单元格。
2.Excel文件的删除
Excel文件的删除方法包括：
(1)快捷键：De1ete;
(2)右键点击要删除的Excel文件—删除。
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