HRBP业务复盘关键要注意这三个点
当确定了要做复盘的同时需要明确复盘的目的,就是通过复盘希望产出,以最终希望达到的结果为主线出发来开展复盘。复盘包括三个关键节点,复盘前,复盘中和复盘后。
1、复盘前怎么做数据采集:
复盘开始之前需要先进行资料的准备,最主要就是各种数据的采集。
第一部分的数据是项目所有参与人员的自我总结:原则上讲,所有参与项目的各方都应该参与复盘。大家从不同的任务分工中,都有自己独特的一些观察和收获,通过大家都参与,相互的分享,能够还原整个项目,看到项目的全貌,同时能够促进彼此之间的协同性和相互了解,也能便于知识的共享。当然,如果这个项目特别大,参与的人很多,要分层次来进行复盘。比如双十一项目,会先在小组或部门层面上进行复盘,然后再到BU层面,再到全公司层面的复盘。无论是哪种形式的复盘,都需要项目的所有参与者先进行自我总结的准备,汇总起来就能看到全系统的真实情况。
第二部分的数据是项目的结果数据和过程数据:项目结束以后,会有结果数据,比如说项目目标的各项指标完成;项目在进行过程中也会有数据表现,比如阶段性里程碑是否按时完成,完成某个目标所耗费的资源等。这些数据是客观生成的数据,一般情况下是可以直接提取的。
最后一部分的数据是HR收集的数据:项目参与者总结的数据基本都是基于本身的分工角色的,但是有一些跨部门协作的数据,或者外部客户的数据等,尤其是项目成员之间发生的互动关系,是需要HR作为第三方的角度去收集。HR收集的时候要找到关键人物和关键时刻,比如说项目最困难的时候是谁拍的板,当时怎么做出决定的?后来是怎么走出来的?HR收集数据的过程中要注意原汁原味记录,不加入个人判断。
通过多方位的“调研”,能够在复盘前,立体全面真实地将项目信息汇集,对于进行成功的复盘至关重要。
2、复盘过程HR怎么做好现场互动,搭建高质量的对话平台。
首先,需要为复盘营造良好的氛围:复盘需要有让大家感到安全、开放的氛围,大家要开诚布公,愿意学习和改进,这样才能敞开心扉进行深度的对话。在复盘开始的时候,就和大家强调这一点。同时,产生高质量的复盘是需要企业有开放、反思、学习的文化氛围支撑,尤其是老板的表率作用,老板带头进行坦诚的反思,能带动其他人。现场要保证每个参加复盘的人都一视同仁,彼此之间可以畅所欲言。比如在阿里,提出对人员有四个要求,聪明、乐观、皮实、自省,最后一个自省就是要自我反思,所以在阿里做复盘就会有比较好的文化氛围支撑。
其次,做好角色分工。在复盘过程中,有三种角色:引导者、提问者、叙述者。引导者也就是主持人,是引导大家按照程序进行复盘,要求他既了解项目,又不是项目的直接利益方,保持中立,既在复盘中,又能跳出复盘;提问者是在中间进行追问的人,好的提问人和好的问题,是复盘能否成功的关键,答案就隐藏在问题之中;一般来说,引导者和提问者都是由同一个人来担任,通常情况下,HR既熟悉项目同时又是中立的第三方,是非常适合担任引导者和提问者。叙述者就是项目的成员,他是复盘过程中的主讲者和回答者,也是复盘的最大受益者,因此叙述人的态度,直接决定了复盘的氛围。所以,叙述人要做到真实、完整地呈现项目细节,同时超脱出来看待整个项目。
作为引导者和提问者,有三个关键环节需要重点把握。第一个环节是开场,如前面提到,需要营造良好的氛围,在开场时就把复盘的目的、步骤和基本原则和大家沟通清楚,希望大家以开放的心态,愿意暴露自己的不足;专注聆听,放下判断,愿意接受与自己不同的观点,真诚地探询对方的观点和背后的理由。第二个环节是发言互动,有两个工具,大家可以借鉴,他们是可以比较结构化的引导整个流程,一个是GRAI,即回顾项目目标,评估现在的结果,分析背后原因,总结经验及后续的行动计划。另外一个是GDDA:即过程中做的好的地方,遇到哪些困难点,下次可以做的不同,总结行动计划(哪些保持,哪些改进)。
在发言互动的过程中,请大家按照同一个框架进行分享,有助于统一思路和语言,提高效率。第三个环节是过程中的追问,在复盘中,提问是非常重要的,很多信息需要通过提问才会涌现出来。问问题的第一个技巧就是先从做得好的地方开始,如上面提到的GDDA,先询问做的好的是哪些地方?有什么好的经验可以积累下来;第二个技巧,就是不停地追问,比如连着追问五个为什么。第三个技巧是多用疑问句(开放性的,有指向性但又不那么明确),少用甚至不用反问句(挑战性的)。提的问题可以是针对信息方面的追问,以保证关键信息没有遗漏,以及信息是客观真实;提问的问题也可以是思维层面的,追问探讨信息之间的关系,探寻当事人对于该事件的一些最根本的认识以及逻辑起点。
在整个过程中,引导者需要注意保持中立,维持整个讨论的氛围,并且保证每个人都参与进来,让整个复盘顺利推进。比如有的人发言一发不可收拾,就需要按照规则控制时间;有的人一言不发或发言很少就需要点名发言。
在复盘过程中,还可能会出现以下三种不利于复盘的情况,作为引导者要特别注意。
(1)找问题,追究责任。因为我们复盘要求全面展现信息,有些目标可能没有达成的,过程中难免有做的不好的地方,有些人会下结论扣帽子,有些管理者会忍不住的开始追究责任,这样的话对复盘的气氛是非常不利的。这时候要引导大家更多关注项目信息的挖掘,而不要随意的下判断,作为级别高的管理者更需要注意以平等的项目成员身份进行讨论。
(2)报喜不报忧。有些人为了证明自己的业绩,或者担心讲了不好的会挨批,所以分享的时候只分享对自己有利的数据,对于失败或没有做好的内容刻意回避。这种情况下可以通过询问“哪些可以做的更好”进行引导,并多询问几个为什么。
(3)快速下结论。这一点尤其要注意,复盘过程中大家都会很重视经验的总结,得出一些结论。但是下结论要谨慎,需要分析是否抓到问题的本质还是只是问题表面因素;是偶然的现象还是必然规律,需要经得起推敲。
3、复盘沉淀文档很重要
通过高质量的复盘得出的产出是很有价值的,除了现场参加人员的收获外,还需要把复盘的过程和结论整理成文档,尽可能详细记录对工作有帮助的建议,将其醒目地标注出来,有些地方要直接记录大家的发言。整理好之后发给所有参加复盘的人员。通过一定的信息脱敏处理后,还可以把文档共享给其他相关的团队,让没有参与复盘的人也能掌握复盘得出的规律和经验,在工作中进行学习和参考,少走弯路。
另外一条很重要的就是复盘形成决议和行动方案,要落实责任到人,并有跟进人,跟踪后面的跟进计划实施。
因此,要做好复盘,需要把握好复盘的三个关键节点,就是复盘前精心准备,收集全面有效的信息;复盘中有效互动,打造高质量的对话平台;复盘后沉淀文档,推进到位。同时,需要咱们在实际的工作中,多复盘,多实践,结合各个公司不同的文化和团队特点,不断优化,找到最适合的复盘操作方法。
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