2012年秘书资格证之案例分析题示例(3)

　　案例分析题示例

　　时间：某日上午

　　地点：公司经理办公室

　　人物：四达公司经理秘书初萌，女;维达公司张经理，男

　　物品：电脑、各类文件夹、电话机、办公文具、文件柜、沙发、纸笔、手机、暖瓶、茶杯

　　情景一

　　初萌身着圆领无袖衫，下身穿牛仔裤，脚上穿着旅游鞋，走进办公室。

　　办公室桌椅整齐，时钟特写：7：50。初萌打开窗户，调整好百叶窗的光线。然后坐在办公桌前开电脑。(动作特写：先开主机，后开显示器。)桌面上很零乱地堆放着文件。初萌一一归入办公桌上的文件夹中。文件夹特写，有“急件”、“要件”、“密件”等字样。

　　这时，电话铃响了(电话的位置位于初萌的左手边)。初萌迅速拿起听筒。初萌：“你好!四达公司。”

　　初萌：“哦，王经理，您有什么指示?”边说边从电话旁拿起纸笔。

　　初萌：“好的，我记一下。”边说边记，“后天上午九点，在公司第二会议室，开关于新产品研发的会。好的。我会通知各部门负责人到场的。”(画面淡出)

　　情景二

　　初萌正坐在电脑前打一份文件。闪过标题：新产品开发计划书。她的手机放在显示器旁。这时，有人敲门。

　　初萌：“请进。”客人推门而进，同时初萌起身迎接。初萌：“您好，我是秘书初萌。”初萌边说边伸出手。双方握手。客人：“您好，我是维达公司的。”迷说边递过名片。初萌双手接过名片，边看边念：“噢!维达公司的张经理。您快请坐。”说完，拿起暖瓶给客人沏茶。特写：茶水较满。

　　客人：“谢谢!”边喝茶边看着电脑屏幕。(屏幕正对着客人)

　　初萌：“不客气!请您慢用!”说完，坐回到办公桌前。客人：“这次来是想和王经理商讨一些事情的。”初萌：“您没有预约吧?”边说边从文件夹中抽出“秘书工作日志”翻看。

　　客人：“是的，我顺路经过这里。”初萌：“您看真不巧，我们王经理到工地去了。您看后天上午行吗，十点钟，王经理会在办公室。”客人：“好的，我后天再来。再见!”客人起身。

　　初萌：“再见!”在秘书工作日志上写下：10：00，会见维达公司张经理。接着又抽出上司工作日志写下什么。客人自己拉开门走了。

　　参考答案：

　　1、着装不符合职业要求。错

　　2、能够提前到办公室做好工作准备。对

　　3、办公室通风、光线良好。对

　　4、电脑开机顺序错误。错

　　5、下班前没有整理办公桌。错

　　6、能够将文件进行分类。对

　　7、保密文件应锁入文件柜中。错

　　8、电话放置位置正确。对

　　9、能够及时接听电话。对

　　10、电话应答语正确。对

　　11、电话旁能事先准备好纸和笔，方便记录。对

　　12、能够做电话记录。对

　　13、手机不应放在显示器旁。错

　　14、握手礼仪正确。对

　　15、接名片礼仪正确。对

　　16、茶水斟得过满。错

　　17、保密工作没有做好，电脑不应放在客人能够看到屏幕内容的地方。错

　　18、能够使用工作日志进行时间管理。对

　　19、日程有变化时能够及时改动工作日志。对

　　20、送客礼仪不正确。错