秘书资格考试必备基础知识(二)

　　以拟写工作总结为例，说说材料工作的4个环节。

　　第一个环节――材料的占有。在工作总结中主要是要收集做过什么成绩，有什么样的收获，有什么经验和体会或教训，今后有什么打算和努力的方向等。

　　第二个环节――材料的鉴别。在工作总结中主要是要导找哪些是有价值的信息材料，可以放在工作总结之中，给人以学习，仿效或教训等。

　　第三个环节――材料的选用。(1)围绕主题选择材料，能够有力地说明，突出主题的材料“放行”和主题无关的材料再生动也得忍痛割爱;(2)选择典型材料：即具有广泛代表性和强大说服力的，能深刻得揭示事物本质的材料：(3)选择真实准确的材料。即确有其事不是胡编的，准确可靠没有任何的夸张;(4)选择生动新颖的材料。即发现，挖掘不准人知的材料以及生动有趣的材料。

　　第四个环节――材料的使用。注意两点：(1)恰当安排材料的先后顺序。以工作总结为例，首先要有前言主要介绍基本情况、背景、交待什么时间内、什么情况下、做了些什么工作、有何成绩。第二主体，属于总结的重点部分。如属于汇报性总结，则主要写回顾与思考;如属于经验性总结，则主要写做法与体会。第三结尾。以简洁笔融概括全文，并展观打算等。总之总结写法要宜于别人的思维习惯所接受。(2)确定材料的详略程度：A根据主题的需要确定材料的详略。对表现主题的骨干材料宜详，中心材料宜详、典型材料要详，其他的宜略。B根据文体的特点确定材料的详略。不同的文章体栽特点不同。公文的饿特点是直言“说”明，故说明部分详写，议论、叙述略写;说理部分详写，引述略写;叙事详写，议论，说明略写。

　　指出下面词语各属于应用文书的哪类专用语言。

　　A根据`````特通告如;B、收悉;C、转发;D、特此专复;E、关于;F、本部门;G、为了;H、会议认为;I、会议指出;J、不同意;K、原则同意;L、请予复函;M、请审阅;N、贯彻执行;O、现将有关事项通知如下。

　　应用文书具有独特的专用语言，常见的有以下8类：

　　1、 开头用于，如以上中的“为了”、“关于”。

　　2、 承启用语，如“根据`````特通告”“现见有关事项通知如下”。

　　3、 引述用语，如“收悉”。

　　4、 批转用语，如“转发”。

　　5、 称谓用语，如“本部门”。

　　6、 经办用语，如“会议认为”“会议指出”“贯彻执行”。

　　7、 表态用语，如“不同意”“原则同意”。

　　8、 结尾用语，如“请予复函”“请审阅”。