2013年三级秘书讲解：办公室日常事务管理1

　　一、改进办公室日常事务工作

　　改进办公室日常事务工作流程的基本思路有：①重新安排;②修改;③替换;④合并;⑤精简。

　　(二)工作程序: 无论是复杂流程还是简单流程，都包括以下几个基本步骤：定义→评价→分析→改进→实施

　　(三)工作流程分析改进的基本步骤: 工作流程分析与改进的目的可以简要地概括为需要回答的3个问题：①我们现在何处(现状)?②应在何处(改进的目标)?③如何到达该处(改进的方法)?

　　二、处理突发事件

　　1.突发事件的种类:可能出现的突发事件常有以下几种：①火灾;②伤害;③疾病;④炸弹威胁或恐慌。2.处理突发事件的原则:(1)快速反应，控制事态发展;(2)以人为本，保护公众利益;(3)公开透明，真诚面对公众;(4)重塑形象，置之死地而后生3.事故情况记录表:《事故情况记录表》通常记录下面的信息：①事故日期;②事故地点;③事故涉及的人员;④事故的证人;⑤事故过程的概述;⑥填写事故记录薄的人员签名。4.工作情况报告表记录在事故报告表上的信息主要有：(1)完成表格人员的姓名、身份。(2)事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务。(3)发生事故的日期、地点。(4)事故的细节及对事故的看法，(5)进行的急救行动和医疗处理的情况，包括由谁进行。(6)必要时还要记录事故证人的姓名和职务。(7)填写表格的人员签名和日期。

　　(二)处理突发事件的工作程序

　　1.突发事件的预防措施:(1)以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中详细地记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序。(2)用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训。(3)张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应得布告，让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名。(4)实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动。(5)明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦有情况，由他们担当处理。(6)保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况，如有报警装置、灭火器、急救包等。(7)保证定期检查和更新设备，如灭火器、急救包、报警装置的定期检查和维护。

　　2. 突发事件的应对措施是：(1)准备清除的书面紧急情况处理程序。(2)用这些紧急情况处理程序培训所有人员。(3)在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序。(4)实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序。(5)明确员工在紧急情况下的职责。(6)保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员。(7)保证配备相关的设备和资源以随时处理情况。(8)保证定期检查和更新设备。

　　3.处理突发事件的工作流程:(1)及早发现，马上报告，并保护好现场;(2)查找问题的原因;(3)成立临时指挥中心;(4)控制源头，釜底抽薪;(5)召开新闻发布会

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