2013年三级秘书讲解：办公室日常事务管理2

　　一、完成督促检查工作

　　1.督查工作的内容:(1)上级领导和本单位上司批示进行督查的事项。(2)上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况。(3)本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况。(4)新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与处理情况。(5)人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况。(6)下级单位请示事项的答复与办理情况，以及基层请求上级机关帮助解决问题的办理情况。(7)秘书在日常工作中发现和了解到的、提议列入专项督查，并经上司批准的重要事项。

　　2.秘书督查工作的特点有：复杂性，原则性，时限性和权威性。

　　3.督查工作的原则有：(1)实事求是的原则;(2)主动性的原则;(3)分层次落实原则;(4)时效性原则;(5)督查与帮办相结合的原则。

　　1.督查工作的方法督查工作的方法有：(1)书面督查;(2)电话督查;(3)专项督查;(4)会议督查;(5)调研督查。

　　(一)工作程序:上司交办事项督查的程序为：交办→立项→登记→转办→承办→催办→检查→办结→办结回告→审核→立卷→归档。

　　(二)注意事项

　　1. 查办、催办技巧:查办催办工作应当遵循一定的规律和方法，但也有其自身的特点和工作方式。一般来说有如下方法：(1)与信息工作相结合;(2)与调查研究相结合;(3)坚持归口办理，分级负责;(4)坚持结报反馈制度

　　2. 督查工作的注意事项有：(1)实事求是;(2)授权督查;(3)时限要求;(4)办实事;(5)谦虚谨慎。

　　一、制定工作计划

　　1.办公室工作计划的种类

　　(1) 按照时间序列，办公室工作计划可以分为长期计划、中期计划、短期计划三种类型。(2)按幅度和范围，可分为政策型计划、目标型计划、规划型计划、方法型计划、程序型计划五种类型。

　　2.制定工作计划的方法:

　　(1) 根据组织确定的工作目标和期限要求，一项项列出本团队要完成的所有任务。可以使用专门制作好的人物表格，将要做的工作内容列出，也可以将工作任务逐项写下。

　　(2) 区别重要的任务和紧急的任务，通常按ABCD法则(参见四级秘书)，先做重而急的任务，再做重而不急的任务，后做急而不重的工作，安排好工作的优先次序。

　　(3) 按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记 出任务完成时间的前后顺序，对需要花时间的工作留出充足的时间量。

　　(4) 列出完成每一项任务所需的资源和相关信息，包括人力、物力、财力等。

　　(5) 明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求。

　　(6) 指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人。

　　(7) 从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完成，确定后，逐项将其填入计划表中。

　　(8) 明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告，何时报告，确保计划的顺利实施。

　　(9) 明确工作进展的情况的质量如何监督和管理。

　　3.计划的内容与要求:行动计划或计划表必须指明所管理的项目或团队工作的其他一些重要方面，具体包括：

　　(1)每一项任务的具体目标。(2)每一项任务的数量要求和质量要求。(3)每一项任务所需的资源。(4)每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人。(5)在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量。

　　(二)制定工作计划的工作顺序

　　1.制定工作计划的程序

　　估量机会→确定目标→确定计划工作的前提条件→拟定可行方案→评价备选方案→选择方案→拟定分计划→编制预算。

　　2.编制常见的工作计划:常的工作计划中都要指明一段时期预先决定做什么，怎么做，何时做，由谁做等具体问题，它是在为一个团队的现实状况与目标之间铺桥搭路。

　　二、确定承办期限

　　1.承办期限的内容:谓承办期限是指企业接到客户或查询者的问题后处理并回复时间规定，许多企业都对行政管理工作的行为做了有关承办期限的明文规定，明确处理工作花费的时间必须按照规定执行，并进行监督管理。

　　2.承办期限制度:谓承办期限制度就是针对时效性制定的规则，是在时效性上指导人们行动的标准，它要求人们按章办事，不准人们的行为偏离规定的要求，以提高企业形象、信誉和效率。

　　(二)制定承办期限对顶的工作程序

　　(1)调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定。(2)时间期限适宜标准。(3)确定同一任务的不同承办周期。(4)确定同一任务紧急情况不同的承办周期。

?2013年公共营养师考试网络辅导招生简章

?2013年全国公共营养师考试内容

更多信息请访问：公共营养师频道    公共营养师考试论坛