物业管理应用文书制作及运用的要领

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　　一、行政公文与其他文书的区别

　　在物业管理适用的各类文书中，行政公文的规范性最强。因而，行政公文也容易与其他文书区别开来。

　　行政公文一般由十八个部分组成，即秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。而其他文书一般只有标题、主送机关(或人)、正文、附件说明、成文日期和附件，甚至更少。

　　一般只要看到有文头(即发文机关标识，如××物业管理公司文件)、有发文字号(如××字[2005]018号)、有印章这三个部分，就可判定是行政公文。当然，也要注意到特殊性，如会议纪要这种公文就可以没有文头而且不加盖公章，发文日期在标题下，没有主送机关和落款等。另外，更简单的办法是从标题上一般就可以区分，因为行政公文的所有文种都与其他文书的文种不同。

　　二、应用文书标题的制作

　　(一)公文式标题的构成要素

　　组成公文式标题的要素主要包括单位、区域(范围)、时间、事由(内容)、性质和文种等，其中“事由”和“文种”是最基本的要素。究竟选择哪些要素来构成标题，一要考虑文种的写作习惯和约定俗成的规定性，二要考虑写作的实际需要。

　　公文式标题通过几个要素的组合，明确地说明了下述问题：第一，这篇文章是做什么用的(文种);第二，文章是谁起草的(单位);第三，文章反映什么时间(时间)、什么区域(范围)的什么事情(事由)。只要要素的排列组合合乎规律，就不会引起歧义。如计划属于事务文书，这种文书的公文式标题的全要素形式是“单位+时间+事由+文种”。例如，《××物业公司2004年度培训计划》。

　　(二)文章式标题的构成模式

　　从构成形式看，文章式标题可以有单标题和双标题(即主副标题)。主标题一旦概括到某种程度，不能概括和反映需要传达的涵义，就必须用副标题来做具体说明。

　　例如，某物业公司开展全员节约活动取得明显效果后，集团公司要求该公司上报经验材料，以便在全集团推广。这个经验材料的标题就可以制作为：“挖潜增效大有可为”，副标题可为“――某物业公司开展全员节约活动情况总结”。三、应用文书写作的行款格式规则

　　行款格式是在长期的书面语表达中约定俗成的书写行列款式。基本内容包括标题、署名、分段、引文和序码。

　　(一)标题

　　文章大标题书写的基本规则是居中排列，字号应大于正文，字体也应与正文相区别，并且上下各空一行。如果大标题字数较多，则应考虑分行排列，但分行时要注意前后意义的完整，在连贯排列时仍然要求居中。副标题应紧靠大标题下，中间不空行，题前要加破折号，所用字体也应区别于主标题。

　　(二)署名

　　署名一般放在文章的大标题之下，居中，上下各空一行，字号应小于大标题，字体也应区别于大标题和正文。

　　(三)分段

　　每个自然段的开头要空两个字的位置，第二行起顶格书写。书信、报告等应用文书的称谓部分要求顶格书写，后面加冒号，第二行空两个字。行政公文的主送机关(即受文单位)也要求顶格书写，如果一行写不下，回行时仍然顶格书写，后面加冒号。

　　(四)引文

　　较短的引文可夹在正文中;如果是较长的引文，则需换行自成一段;排列上要比正文退两格，首行和末行最好空一行，并在字体、字号上与正文有所区别。

　　(五)序码

　　序码的一般顺序应该由汉字到阿拉伯数字，由无圈到有圈，其中阿拉伯数字(例如“1”)旁应为齐底线的圆点，不能是顿号(即应为“1.”，不能写成“1、”)。序码的使用，以一、二、三、四的“一”为例，应是：

　　一、……

　　(一)……

　　1.……

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　　(1)…… 　　四、应用文书的写作要领

　　(一)行政公文的写作要领

　　1.决定的写法

　　决定的正文一般由缘由、意义和事项组成。缘由可以简洁明了、寥寥数语高度概括，涉及重大问题和重大行动安排或对专门事项作出决定时，其缘由则要具体、充分。决定的事项可采用一段到底、分条列项、小标题、分部分表述等方式。不论采用哪种表述方式，都要做到观点鲜明，依据充分，事实准确，切合实际。

　　2.通知的写法

　　通知的正文一般先叙述通知的起因缘由，写明通知的背景和依据，然后通过承启用语，转人通知事项。如一般性通知，只要写清什么事，有何要求即可;任免通知，写清任免人员姓名、具体职务等。比较复杂的通知，如指示性通知等，既可采用一气呵成的贯通式写法，直接写明通知的内容和在贯彻执行中应注意的问题，也可采用分条列项式写法，分出层次，但要注意各条、项之间的逻辑顺序。

　　3.通报的写法

　　通报的正文主体由三部分构成。一是事实与评析。这部分是通报全文的重点和核心，写法可虚实结合，先实后虚。即先适当地详写事实(先进事迹、错误事实、重要精神或情况)发生的时间、地点、人员、主要情节、结果及影响等，从中提炼出经验或教训。二是决定，也称结论。表扬的要明确给予肯定，写明授予什么荣誉，给予什么奖励;批评的要写明对责任者惩戒的意见。三是结语，即提出要求或希望，号召大家学习先进或是告诫人们防止发生类似错误，或是要求大家重视某一情况、倡导某一精神。

　　4.报告的写法

　　报告首先概括说明全文主旨，可开始即简明扼要地将一定时间内工作的有关情况介绍清楚，如依据、目的、总的行动及对整个工作的估计、评价等。然后以“现将有关情况报告如下：”之类的通用语，转人正文。主体(即报告事项部分)是报告的核心，是要叙述的具体内容。如果内容较多，篇幅较长，可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。

　　在常规物业管理中，报告也是使用较多的文种之一，常见的错误有三个：其一是当作前行文使用。如某物业管理项目负责人制作了一份《关于在A花园组织象棋比赛的报告》交公司领导批准，就是运用错误，应使用请示文种。其二是当作外行文使用。如给业主委员会等外围组织反映情况时使用报告，就是运用错误。其三是与请示文种混用。如《关于更换对讲机的请示报告》，就是把请示文种与报告文种混用了。

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　　5.请示的写法

　　首先写明请示的起因，即“为什么请示”;一般可运用叙事、说理相结合的表达方式，简要说明为什么要请示及请示的缘由、依据、背景。其次要写明请示事项，即“请示什么问题”。内容较简单的可全文一气呵成，一贯到底;内容复杂的则应分段表述。

　　如果是请求对某一工作的指示或对处理某项问题的批准，则应提出自身的意见或处理办法;如果有两种以上的方案或意见，则应表明自身的倾向性意见，以便上级单位作出正确的判断和决策，从而得到及时准确的回答。

　　在常规物业管理中，使用请示应注意以下几点：

　　(1)必须坚持一事一请示;

　　(2)请示在未获批准前，不得对下属单位发送;

　　(3)如需向两个上级单位同时请示，只能采取一个主送和一个抄送的办法(请示公文的主送单位只能是一个)，不可多头报送以免造成误会而贻误工作;

　　(4)严禁越级请示;

　　(5)请示语言既要简明扼要，还要注重行文语气，选用语句要谦敬，分寸得当。

　　6.批复的写法

　　批复只答复请示事项，对请示的问题只作原则性、结论性的指示和决定。

　　在常规物业管理中，使用批复应注意以下几点：

　　(1)批复是对请示作回复，所以在批复的开头一定要完全引述来文字号和标题，不可只引文号，或只引标题;

　　(2)批复要有针对性，要态度明朗，观点明确，措辞要庄重、周密、准确。同时要注意，只能在职权范围内批准、答复问题，否则即是无效批复;

　　(3)必须有正式的书面请示才能批复，口头或电话请示不能作为批复的依据;

　　(4)批复一般只给来文请示的单位。如有普遍意义，也可以同时抄送所属各单位。

　　此外，对于下级送来报告，若认为有必要，也可以批复。

　　7.意见的写法

　　首先是交代提出意见的依据、目的、情况、意义等，回答“为什么提意见”。其次是对有关问题或某项工作提出本单位的见解、建议或规范性的解决办法。结尾习惯用语一般为“以上意见，请结合实际贯彻执行”、“以上意见，仅供参考”等。也可自然收尾，不加结束语。

　　在常规物业管理中，使用意见应注意以下几点：

　　(1)意见的使用比较广泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作沟通。因此，在正式公文中，撰写意见，要有针对性、可行性，文字表述要明确具体。

　　(2)意见在正式公文中，主要用于平行单位和对下级单位，对上级单位应慎重使用。对上级单位行文，多用“请示”、“报告”等文种。

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　　8.函的写法

　　首先述致函起因，即发函的原因、背景和依据。其次说明致函事项，明确地将问题、要求或答复意见告知对方。

　　在常规物业管理中，使用函时，要注意态度的坦诚、热忱，语气的平和、谦虚，在措辞上严谨得体。

　　9.会议纪要的写法

　　首先简单介绍会议概况，包括会议的起止时间、地点、主持人、参加与列席人员、议题、会议进展情况、主要成果，这些是会议纪要开头不可缺少的“七要素”。有些会议纪要，还要交代召开会议的依据，会议的指导思想、目的、要求、会议程序以及对会议的评价等有关内容。重要的与会者和发言，也要在开头部分予以突出介绍。这一部分是会议自然情况的概述，要写得概括扼要，文字简短。

　　会议纪要的主体部分要根据会议的原始材料，经过认真分析整理、提炼加工，相对具体地把会议的主要议题、讨论意见、基本结论、任务、要求等会议的主要情况、精神、成果表述出来。主体部分一般有两种常用的表述方法：

　　(1)概述法。把会议的发言、讨论的情况综合到一起，围绕会议的中心，分自然段概括地表述出来，这种写法多用于小型会议或讨论的问题比较集中、意见比较一致的会议。

　　(2)归纳法。会议的规模较大，讨论的问题较多，涉及面较广，需要将会议的原始材料加以分类整理，对许多意见或内容进行归纳叙述。

　　视会议纪要的实际，结语有两种情况：一种是设结语，以简短明确、有鼓动性和号召力的语言收尾，表示决心、强调意义、阐明希望、发出号召等。另一种是不设结语，正文写完，全文也就自然结束。

　　在常规物业管理中，使用会议纪要时应注意以下几点：

　　(1)要突出会议主题，不要面面俱到。

　　(2)工作会议纪要一般以通知形式贯彻，可在通知中简要提出贯彻落实会议纪要精神的有关要求。

　　(3)会议纪要的文稿形成后，一般由参加会议人员签名确认。

　　(4)会议纪要制作完成后，一般都要送签名人员一份。

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　　(二)事务文书的写作要领

　　1.计划的写法

　　计划的内容一般由前言、主体和结尾三部分构成。

　　(1)前言。计划的前言主要阐明制订计划的指导思想、制订的根据，以及计划的总任务、工作情况的分析等，回答“为什么做”、“依据什么做”和“能不能做”的问题。前言是计划的纲要，切忌冗长，不宜过多论述，点到为止。

　　(2)主体。主体是计划的主干部分，是计划写作的重点，用来表述计划的具体内容，回答“做什么”、“怎么做”和“何时完成”的问题。

　　计划的主体主要包括“三要素”：即目标(做什么)、步骤(分几步做完)和措施(怎么做)。

　　目标、步骤和措施是计划的基本内容，相互关联，不可或缺，它们保证了计划的完整性和可行性。

　　(3)结尾。计划的结尾部分，应根据行文的需要而定。常见的结尾方式有三种。一是突出重点，在结尾部分指出计划的重点任务与实施过程中的主要环节;二是强调有关注意事项，阐明在计划执行中可能出现的问题，预先提出防范措施;三是提出号召，勉励大家积极努力，确保计划实现。

　　2.总结的写法

　　总结的正文一般由前言、主体和结尾构成。有的总结省略前言和结尾，只有主体部分。

　　(1)前言

　　前言是正文的开头部分，简略介绍所要总结工作的目的、根据、缘由、背景、时间和内容等等;有的还对主要成绩和经验进行概括，以收到开门见山之效。

　　(2)主体

　　主体是总结的主要部分。其惯用模式为：基本情况+主要经验(即做法或体会)+存在问题+今后打算。

　　上述内容可以灵活掌握，或详或略，视具体情况和写作目的而定。

　　(3)结尾

　　结尾是正文的最后部分，应简短有力。

　　3.大事记的写法

　　大事记的正文是解决“记什么”和“怎样记”的问题。在行文结构上，先写“大事时间”，后写“大事记述”。“大事时间”是大事记不可缺少的组成部分，如《2002年××物业管理公司大事记》，就是以2002年1月1日和2002年12月31日为时间界限，这一年里在××物业管理公司发生的大事。时间的顺序，应以年、月、日依次记述。时间若是以年为记事单位，下面则按月记事，逐月记述;时问若是以月为单位，则以日为顺序，逐日记述。“大事记述”位于时间后面，是大事记的主体。它要准确地记述在一段时间里的重大事件，一般是用一两句话写完一件事。

　　4.倡议书

　　倡议书由标题、称谓、正文、署名、时间构成基本内容和基本格式。例如《关于向××地震灾区捐赠衣物的倡议书》。

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　　(三)制度文书的写作要领

　　1.制度的写法

　　制度的内容一般分标题、正文和签署三个部分。

　　(1)标题

　　标题有两种书写形式：

　　一种是由事由和文种组成，如《出勤制度》、《例会制度》等。

　　另一种是由制文单位、事由和文种组成，如《××公司岗位责任制度》。

　　(2)正文

　　制度正文，一般分三层表述。

　　①序言说明制订制度的指导思想和依据。

　　②主体具体说明工作程序和对有关人员的行为要求。这是制度的实质性内容，一般分条分款写。

　　③结尾说明执行要求。

　　有些内容复杂的制度，其正文可分总则、分则和附则三个部分来写。

　　(3)签署

　　写上制文单位名称和日期。这部分，一般写在正文的右下方，也有写在标题下方。

　　2.办法的写法

　　办法的写法与制度相同。

　　3.守则的写法

　　守则一般由标题、正文和签署三部分构成：

　　(1)标题

　　守则的标题由发文机关、事由和文种类别(守则)组成，有时可省去发文机关和事由，只写“××人员守则”或“守则”。

　　(2)正文

　　守则通常先以简要语言说明制文缘由，次分条目列述具体内容;再以“以上各条，望互相监督执行(遵守)”等语作结。

　　(3)签署发文单位和日期

　　如标题中已标明发文单位，或标题下标明了发布日期，这部分的内容可以省略。守则一般比较简短，条理清楚，内容明确具体是其基本要求。

　　4.公约的写法

　　公约的写法与守则相同。

　　(四)礼仪文书的写作要领

　　1.邀请书的写法

　　邀请书一般由标题、称呼、正文、结语和签署等五部分组成。

　　2.请柬的写法

　　请柬由封面和封里组成。封里由称呼、正文、结语和签署等内容构成。

　　3.感谢信和贺信的写法

　　感谢信和贺信的结构包括：标题、称呼、正文、结语和签署五部分。

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　　(五)告启类文书的写作要领

　　1.标语(提示牌)的写法

　　制作标语(提示牌)的要求：

　　(1)简练明了，通俗易懂，易读易记。

　　(2)针对性强，让观众人眼、入脑、人心。

　　(3)与时俱进。多用现代文明语句，比如用“芳草青青，足下留情”，代替以前的“禁止践踏草地”等。

　　(4)一般情况下，在标语(提示牌)下要有落款，标明制作单位简称。

　　2.提示的写法

　　提示一般包括标题、正文和落款三个部分。

　　(1)标题

　　提示的标题一般直接以“××提示”文种名称为题目。

　　(2)正文

　　提示的内容，一般包括提示的目的、原因和具体事项等。如因台风来临，提醒住户注意安全防范事项等。

　　(3)落款

　　写明提示的单位名称和提示日期，加盖公章，并可注明联络地址和联络人。

　　3.启事的写法

　　启事一般包括标题、正文和落款三个部分。

　　(1)标题

　　启事标题有多种写法。有的只写文种，省去事由等项，如“启事”，或“紧急启事”;有的只写事由，不写文种，如“招领”和“招工”;有的写明事由和文种，如“寻人启事”和“开业启事”;有的写明单位和文种，如“××公司启事”。

　　(2)正文

　　写明启事的内容，一般包括启事目的、原因、具体事项和要求等。如果内容较多，可分条列项，逐一写明。如招聘启事，应写明招聘基本情况、招聘对象、应聘条件、招聘待遇和招聘方法等。

　　(3)落款

　　写明启事单位名称或个人姓名和启事日期。重要的启事要加盖公章，并注明联络地址和联络人。

　　4.海报的写法

　　海报的结构一般包括标题、正文和落款三个部分。

　　(1)标题

　　标题有如下几种写法：

　　第一，直接以“海报”文种名称为题目;

　　第二，以事由或活动名称为题，如《国庆文艺晚会》、《足球比赛》等;

　　第三，由单位名称和事由组成标题，如《××公司首届服装设计表演赛》、《××博物馆举办大型根雕、石玩、盆景展览》。

　　(2)正文

　　正文一般应写明开展什么活动，举办什么事项，如举办晚会，要写明表演单位、时间和地点等，举办报告会要写明报告题目、报告人、地点和时间等。

　　(3)落款

　　落款应写明举办单位或演出单位和日期，还可注明联系电话和联系人。如果标题已写上单位，这里可省略。

　　5.的写法

　　的结构一般包括标题、正文和落款三个部分。

　　(1)标题

　　标题一般直接以“”文种名称为题目。

　　(2)正文

　　正文是的中心，一般应写明是哪方面的消息，有些什么优惠(卖点)等，并应交代清楚具体的时间、地点和组织者(举办者)等。

　　(3)落款

　　落款应写明组织者(举办者)和日期，还可注明联系电话和联系人。

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