2014年秘书三级考试重要笔记:会见与会谈的准备工作

　　会议的善后工作

　　(1)安排与会人员返程工作

　　1)提前做好与会者车、船、飞机票的登记预订工作。

　　2)帮助与会者提前做好返程准备。

　　(2)会议文件资料清退的方法

　　1)小型内部会议可在会议结束时请与会者将文件放在桌上，由文秘人员统一收集或由文秘人员在会议室门口收集。

　　2)大中型会议可提前发出清退目录，先由与会者个人清理，再统一交秘书处或下发收集目录，限时交退。

　　(3)整理会议室：将会议室整理恢复到备用状态。

　　会见与会谈的准备工作

　　(1)收集对方的相关资料。

　　(2)通知主方参加会见与会谈的人员。

　　(3)了解会见与会谈的时间和地点。

　　(4)通知对方。

　　(5)场所的布置及座位安排：会见的座次安排应遵循“主左客右”的原则，座位通常排成扇形或半圆形;会谈的座次安排一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门 一侧或进门后的左侧，双方主谈人位于各方中央，其他人按右高左低排;多边会谈的座位可摆成圆形或方形。

　　会见与会谈的基本程序

　　(1)迎接。

　　(2)致辞、赠礼、合影。

　　(3)会见或会谈。

　　(4)记录。

　　(5)会见与会谈结束。

　　开放参观活动的内容与准备

　　(1)开放参观的项目

　　1)展览室。

　　2)生产设备。

　　3)厂区环境。

　　4)员工的教育与培训设施。

　　5)服务、娱乐、福利、卫生等设施。

　　(2)开放参观活动的操作流程

　　准备宣传小册子一放映视听材料一观看模型一引导观摩实物一中途休息服务一赠送纪念 品一征求意见。

　　(3)准备工作的内容

　　1)寄发请柬。

　　2)准备休息服务处。

　　3)准备介绍材料。

　　4)准备特殊的参观用品。

　　5)准备茶水饮料。

　　6)准备礼品和纪念品。

　　(4)接待工作的内容

　　1)热情接待、引导。

　　2)认真解说。

　　3)为来宾做好向导。

　　4)做好餐饮服务工作。

　　5)耐心解答来宾提出的问题。

　　6)做好欢送工作。

　　商务旅行的准备工作

　　(1)订车票、机票：通常采用电话或传真的方式订票。

　　(2)预订房间。

　　(3)准备必要的文件资料及上司随身携带的物品。

　　(4)预支差旅费。