2014年秘书三级考试重要笔记:发送会议通知

　　发送会议通知

　　(1)发送形式：正式通知，非正式通知。

　　(2)发送内容

　　1)预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况。

　　2)需要回复的会议通知或预备通知中可加入明信片。

　　3)会议中使用的有关票据。

　　4)附说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，标明交通工具及线路。

　　(3)发送会议通知的注意事项

　　1)明确会议通知发送对象。

　　2)落实发送的回复确认环节。

　　3)对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。

　　会议通知

　　(1)会议通知的主要内容：被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名 和职务、通知日期。

　　(2)按正确格式拟写会议通知及会议回执。

　　3.会议的各种准备工作

　　(1)制作姓名卡片、会议证件的方法

　　1)内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。

　　2)重要的大型会议要贴本人照片，并加盖印章。

　　(2)会议文件资料发放的基本方法

　　1)按照与会者名单，准备好每人一个文件袋。

　　2)分发重要文件要编号、登记，保密文件要注明密级。

　　3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。

　　4)适时适量。

　　5)内容重要又需要事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达。

　　(3)会议所需用品和设备的准备

　　1)准备会议所需物品要尽量考虑全面，有备无患。

　　2)会议用品和设备的类型分为必备用品和特殊用品。

　　(4)预订内部会议室的方法

　　1)要打出一定的提前量，在确定准确的会期后，应尽早预订。

　　2)在使用的前一天，一定要再次落实。

　　3)会议室的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。

　　4)留有足够的自由使用空间，会议之间的间隔不宜太紧。

　　5)事先查看会议议程，了解会议是否需要音像辅助设备，并事先将设备调整到最佳状态。

　　(5)接站报到工作的主要步骤

　　1)有统一的指挥调度系统，掌握与会者到达的时间和联系方式。

　　2)备有足够的车辆和接待人员。

　　3)如设接待站要制作醒目的牌子或横幅，表明“××公司接待处”的字样;并设立引导牌或标识牌，表明报到的具体位置。

　　4)事先准备好文件袋发给报到人员。

　　(6)会议签到和引导工作

　　1)小型会议可由秘书逐一进行签到。

　　2)大型会议可用签到卡或电子签到机进行签到。

　　3)准备好登记本、签字笔等用具，必要时准备好嘉宾的留言簿。

　　4)按礼仪规范引导与会者入场。